Każdy podmiot zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest objęty regulacjami ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. nr 90, poz. 844 ze zm.). Przepisy tej ustawy przewidują wypłacanie odpraw pracownikom zwalnianym z pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Wysokość odprawy pieniężnej jest uzależniona od stażu zakładowego i wynosi jedno, dwu lub trzymiesięczne wynagrodzenie. Odprawę należy wypłacić pracownikowi w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. W praktyce po stronie pracodawcy pojawia się wątpliwość czy od kwoty wypłacanej tytułem odprawy należy odprowadzić składki do ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy.
Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączono:
– odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.
Wymienione w tym przepisie wypłaty nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i składce na ubezpieczenie zdrowotne niezależnie od ich wysokości. Przepis ten nie zawiera bowiem żadnego ograniczenia. Ponadto nie jest też istotne, czy dodatkowa odprawa, jaką spółka zamierza wypłacić zwalnianym pracownikom, przysługuje tym osobom na podstawie przepisów prawa pracy, czy jest wypłacana z inicjatywy pracodawcy. Dla wyłączenia jej ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 3 wskazanego rozporządzenia wymagana jest ścisła więź pomiędzy rozwiązaniem stosunku pracy a wypłatą odprawy. Odprawy pieniężne wypłacane zwalnianym pracownikom z przyczyn ich nie dotyczących (a więc np. z przyczyn ekonomicznych), nie podlegają oskładkowaniu.
W przypadku natomiast zwolnienia z opodatkowania to wprawdzie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że zwolnione od opodatkowania są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, ale jako wyjątek w literze b) tego przepisu zostały wymienione odprawy pieniężne wypłacane na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Oznacza to, że omawiana odprawa podlega opodatkowaniu. Odprawa wypłacona zwalnianemu pracownikowi stanowi u niego przychód ze stosunku pracy określony i pracodawca wypłacając odprawę ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Reasumując powyższe, odprawy pieniężne wypłacane pracownikom zwalnianym w trybie zwolnień grupowych, jak i indywidualnych na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników są zwolnione z oskładkowania, ale nie są zwolnione z opodatkowania.