Delegowanie pracowników do Niemiec – pułapki, na które musisz uważać!

#delegowanie pracowników #delegowanie do Niemiec #zollamt #MiLoG

Czy wiesz, że delegowanie pracowników do Niemiec to nie tylko spełnienie podstawowych wymogów prawa pracy, ale także dodatkowe obowiązki administracyjne? Niewłaściwa dokumentacja lub brak zgłoszenia pracowników może skutkować wysokimi karami!

Z tego artykułu dowiesz się:

✅ Jakich formalności musisz dopełnić przed wysłaniem pracowników do Niemiec?

✅ Czym jest obowiązek zgłoszeniowy do niemieckiego Urzędu Celnego (Zollamt)?

✅ Jakie kary grożą za niedopełnienie obowiązków?

Przeczytaj i uniknij kosztownych błędów!

Podstawowe obowiązki 

Bez względu na to, czy pracodawca staje przed koniecznością wysłania swoich pracowników do Niemiec w celu świadczenia usług na rzecz kontrahentów, czy też wysyła ich do spółki powiązanej w Niemczech, będzie musiał przestrzegać niemieckich przepisów o delegowaniu pracowników, implementujących odpowiednie dyrektywy UE. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy to firma działająca w Niemczech korzysta z usług agencji pracy tymczasowej, aby wynająć do pracy w swoim przedsiębiorstwie pracownika z Polski. Samo dotrzymanie miejscowych warunków pracy nie jest jednak wystarczające dla zapewnienia pełnej zgodności z prawem procesu delegowania. Wszystko przez dodatkowe obowiązki administracyjne nakładane na pracodawców w związku z kontrolą organów celnych.

Dyrektywa  Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE nakłada na pracodawcę obowiązek zagwarantowania pracownikom takich samych warunków zatrudnienia jak tych, które obowiązują w kraju delegowania. Warunki odnoszą się do:

• minimalnych okresów odpoczynku
• maksymalnego czasu pracy
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
• wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych
• bezpieczeństwa i higieny pracy
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat)
• równego traktowania kobiet i mężczyzn
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Jeżeli warunki zatrudnienia w kraju delegującym (czyli Polsce) są bardziej korzystne dla pracowników niż te obowiązujące w kraju delegowania, należy utrzymać w czasie trwania delegowania warunki korzystniejsze.

Jeśli czas delegowania pracowników potrwa dłużej niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy przy złożeniu przez pracodawcę umotywowanego powiadomienia w kraju delegowania), trzeba zagwarantować pracownikom wszystkie pozostałe warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem warunków dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych i wypowiedzenia umowy.

Należy pamiętać, że jeśli pracownicy pracują w branży objętej w Niemczech powszechnie stosowanym układem, trzeba im zapewnić warunki pracy ustanowione przez dany układ zbiorowy (a nie jedynie wynikające z niemieckich przepisów prawa pracy).

Ubezpieczenia społeczne

Z uwagi na różnicę wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i ułatwienie rozliczeń, pracodawcy często decydują na umożliwienie odprowadzania składek pracowników w Polsce. Aby skorzystać z takiego uprawnienia, należy pozyskać dla pracowników tzw. zaświadczenie A1 wydawane w Polsce przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego państwa delegującego i nie musi opłacać składek w kraju delegowania.

Występując o wydanie dokumentu A1, należy podać m.in. daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres oddelegowania w ramach wnioskowania o zaświadczenie A1 na pojedynczy wyjazd, który można podać to 24 miesiące. Istnieją również inne rodzaje zaświadczeń A1, które znajdą zastosowanie w określonych sytuacjach (np. przy pracy naprzemiennej pracownika w kraju i za granicą).

Zollamt

Samo spełnienie powyższych obowiązków może się jednak okazać niewystarczające. Przepisy wykonawcze dyrektywy 96/71/WE umożliwiają bowiem państwom członkowskim wprowadzenie dodatkowych wymagań wobec przedsiębiorców delegujących pracowników do innych krajów członkowskich, a Niemcy z takiej możliwości skorzystały. Dodatkowe wymogi dotyczą głównie kwestii kontrolnych i ewidencyjnych.

Art. 9 ust. 1 dyrektywy 2014/67/UE wydanej w celu usprawnienia egzekwowania dyrektywy o delegowaniu pracowników dopuszcza, aby przyjmujące państwo członkowskie wymagało przed delegowaniem zastosowania w szczególności następujących środków administracyjnych:

• wymogu dotyczącego złożenia odpowiedzialnym właściwym organom krajowym zwykłego oświadczenia, najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług, zawierającego istotne informacje niezbędne w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy, w tym:
  1. dane identyfikacyjne usługodawcy;
  2. przewidywaną liczbę pracowników delegowanych, wraz z danymi umożliwiającymi ich identyfikację;
  3. dane osoby do kontaktów;
  4. przewidywany czas trwania delegowania, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania;
  5. adres/adresy miejsca pracy; oraz
  6. charakter usług uzasadniający delegowanie;
• wymogu wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami przyjmującego państwa członkowskiego (organami Niemiec)
• wymogu wskazania osoby do kontaktów, która może działać jako przedstawiciel, za którego pośrednictwem odpowiedni partnerzy społeczni mogą, w razie potrzeby, dążyć do nakłonienia usługodawcy do rozpoczęcia rokowań zbiorowych w przyjmującym państwie członkowskim (chodzi o układy zbiorowe w Niemczech).

W ramach realizacji powyższych uprawnień ustawodawca niemiecki wprowadził specjalne obowiązki zgłoszeniowe i dokumentacyjne, których przestrzeganie kontroluje niemiecki Urząd Celny, czyli Zollamt. Obejmują one zgłoszenie delegowanych pracowników do Zollamt, prowadzenie ewidencji czasu pracy i innych dokumentów przetłumaczonych na język niemiecki, a także wyznaczenie specjalnego przedstawiciela krajowego (verantwortlich Handelnder) będącego osobą kontaktową wyznaczoną przez pracodawcę, pozostającą do dyspozycji organu kontrolnego w celu usprawnienia procedury kontroli. Analogiczne obowiązki powstają w stosunku do przedsiębiorców w Niemczech, którzy zatrudniają pracowników wynajętych przez agencję pracy z siedzibą za granicą.

Zgłoszenie do Zollamt powinno zawierać przede wszystkim:

• nazwisko rodowe, imiona i data urodzenia pracowników zatrudnionych przez pracodawcę w obszarze stosowania niniejszej ustawy,
• początek i przewidywany czas trwania zatrudnienia,
• miejsce zatrudnienia, w przypadku usług budowlanych – plac budowy,
• miejsce w Niemczech, w którym udostępniono dokumentację kadrową,
• sektor, do którego pracownicy mają być delegowani, oraz
• nazwisko, imiona i adres w Niemczech upoważnionego przedstawiciela.

Pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania organów celnych o wszelkich zmianach w powyższych danych, a także do złożenia oświadczenia, że wypełnia swoje obowiązki w zakresie zapewniania pracownikom odpowiednich warunków pracy tj. takich jak przewidują przepisy niemieckie.

Źródłem powyższych obowiązków są trzy odrębne ustawy niemieckiego prawa pracy: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (MiLoG) Ustawa o pracownikach delegowanych (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) oraz ustawa o udostępnianiu pracowników tymczasowych (AÜG). Dodatkowe obowiązki administracyjne nie dotyczą wszystkich przypadków delegowania pracowników (chodzi m.in. o podleganie konkretnym branżom), dlatego każdy przypadek delegowania wymaga indywidualnej oceny.

Kary za brak lub nieprawidłowość zgłoszeń sięgają nawet 30 tys. euro.

W kolejnych artykułach więcej o wymogach prowadzenia właściwej dokumentacji i wyjątkach dotyczących niektórych branż, a także możliwych konsekwencjach kontroli niemieckich organów celnych.