Jak zakwalifikować wyjazd zagraniczny pracownika? Jak rozliczyć wynagrodzenie w okresie delegowania? Czy zaświadczenie A1 jest konieczne? Na te pytania odpowiadamy i rozwiązujemy problemy naszego międzynarodowego Klienta.

#DELEGOWANIE #GLOBAL MOBILITY #ZAGRANICZNE PODRÓŻE SŁUŻBOWE

W drugiej połowie 2024 roku mieliśmy przyjemność współpracować z Klientem –międzynarodową grupą kapitałową, posiadającą zakłady w Polsce, Niemczech Francji i Chinach, wytwarzającą wysokiej jakości produkty węglowe i grafitowe m.in. do procesów hutniczych i przemysłu chemicznego np. elementy pieców, materiały do wytopu aluminium.
Z uwagi na specyfikę branży i międzynarodowy charakter działalności, pracownicy techniczni i wyższego szczebla klienta odbywali u naszego Klienta liczne podróże zagraniczne (kilkadziesiąt-kilkaset rocznie) do wielu krajów UE i poza UE.

1. Klient miał trudność z zakwalifikowaniem podróży jako delegacje lub oddelegowanie, co rzutowało na ryzyko nieprawidłowego obliczenia podstawy składek i podatku od wynagrodzeń pracowników.

2. Z uwagi na dynamiczny harmonogram wyjazdów, klient nie był w stanie terminowo pozyskać dla znacznej większości pracowników odpowiednich zaświadczeń z ZUS-u potwierdzających podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych.

3. Z ww. powodu klient nie był też w stanie zweryfikować, kiedy powstaje obowiązek zgłoszenia wyjazdów do zagranicznych inspekcji pracy ani dokonać terminowo zgłoszeń.

4. Brak zapewnienia pracownikom zaświadczeń z ZUS-u i zgłoszenia podróży przy tej skali wyjazdów był zagrożony grzywnami do kilkudziesięciu tysięcy euro za jedno naruszenie (czyli łącznie nawet kilkaset tysięcy euro). Ponadto przy braku wykazania podlegania pod polski system ubezpieczeń społecznych, pracownicy musieliby zostać zgłoszeni do zagranicznego systemu ubezpieczenia społecznego i odprowadzić zaległe składki z odsetkami.

JAKIE PODJĘLIŚMY DZIAŁANIA?

Przygotowaliśmy kompleksową informację dot. różnic między podróżą służbową, a oddelegowaniem wskazując prawidłowy sposób wyliczenia składek ZUS i podatku. Przejęliśmy od klienta kwestie dot. weryfikacji obowiązku zgłoszeniowego do zagranicznych inspekcji pracy i dokonywania tych zgłoszeń. Przejęliśmy od klienta kwestie dot. wnioskowania o zaświadczenia z ZUS-u potwierdzające podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych. Przeprowadziliśmy szkolenia dla działu HR i pracowników, porządkując procedurę zgłaszania wyjazdów i przygotowując pracowników na wypadek kontroli.

JAKIE BYŁY REZULTATY NASZYCH DZIAŁAŃ

Klient uniknął potencjalnych grzywien sięgających nawet kilkuset tysięcy euro. Z uwagi na wdrożony przez kancelarię compliance zminimalizował ryzyko w razie kontroli zagranicznych i polskich organów. Dzięki przejęciu przez kancelarię procedury zgłaszania pracowników w zagranicznych inspekcjach pracy i pozyskiwania zaświadczeń z ZUS-u dla pracowników na każde wyjazdy, pracodawca zaoszczędził czas i odciążył operacyjnie swój dział HR.