Jak zakwalifikować wyjazd zagraniczny pracownika? Jak rozliczyć wynagrodzenie w okresie delegowania? Czy zaświadczenie A1 jest konieczne? Na te pytania odpowiadamy i rozwiązujemy problemy naszego międzynarodowego Klienta.

#DELEGOWANIE #GLOBAL MOBILITY #ZAGRANICZNE PODRÓŻE SŁUŻBOWE

W drugiej połowie 2024 roku mieliśmy przyjemność współpracować z Klientem –międzynarodową grupą kapitałową, posiadającą zakłady w Polsce, Niemczech Francji i Chinach, wytwarzającą wysokiej jakości produkty węglowe i grafitowe m.in. do procesów hutniczych i przemysłu chemicznego np. elementy pieców, materiały do wytopu aluminium.
Z uwagi na specyfikę branży i międzynarodowy charakter działalności, pracownicy techniczni i wyższego szczebla klienta odbywali u naszego Klienta liczne podróże zagraniczne (kilkadziesiąt-kilkaset rocznie) do wielu krajów UE i poza UE.

1. Klient miał trudność z zakwalifikowaniem podróży jako delegacje lub oddelegowanie, co rzutowało na ryzyko nieprawidłowego obliczenia podstawy składek i podatku od wynagrodzeń pracowników.

2. Z uwagi na dynamiczny harmonogram wyjazdów, klient nie był w stanie terminowo pozyskać dla znacznej większości pracowników odpowiednich zaświadczeń z ZUS-u potwierdzających podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych.

3. Z ww. powodu klient nie był też w stanie zweryfikować, kiedy powstaje obowiązek zgłoszenia wyjazdów do zagranicznych inspekcji pracy ani dokonać terminowo zgłoszeń.

4. Brak zapewnienia pracownikom zaświadczeń z ZUS-u i zgłoszenia podróży przy tej skali wyjazdów był zagrożony grzywnami do kilkudziesięciu tysięcy euro za jedno naruszenie (czyli łącznie nawet kilkaset tysięcy euro). Ponadto przy braku wykazania podlegania pod polski system ubezpieczeń społecznych, pracownicy musieliby zostać zgłoszeni do zagranicznego systemu ubezpieczenia społecznego i odprowadzić zaległe składki z odsetkami.

 

JAKIE PODJĘLIŚMY DZIAŁANIA?

Przygotowaliśmy kompleksową informację dot. różnic między podróżą służbową, a oddelegowaniem wskazując prawidłowy sposób wyliczenia składek ZUS i podatku. Przejęliśmy od klienta kwestie dot. weryfikacji obowiązku zgłoszeniowego do zagranicznych inspekcji pracy i dokonywania tych zgłoszeń. Przejęliśmy od klienta kwestie dot. wnioskowania o zaświadczenia z ZUS-u potwierdzające podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych. Przeprowadziliśmy szkolenia dla działu HR i pracowników, porządkując procedurę zgłaszania wyjazdów i przygotowując pracowników na wypadek kontroli.

JAKIE BYŁY REZULTATY NASZYCH DZIAŁAŃ

Klient uniknął potencjalnych grzywien sięgających nawet kilkuset tysięcy euro. Z uwagi na wdrożony przez kancelarię compliance zminimalizował ryzyko w razie kontroli zagranicznych i polskich organów. Dzięki przejęciu przez kancelarię procedury zgłaszania pracowników w zagranicznych inspekcjach pracy i pozyskiwania zaświadczeń z ZUS-u dla pracowników na każde wyjazdy, pracodawca zaoszczędził czas i odciążył operacyjnie swój dział HR.

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców

Zmniejszenie formalności

Pod koniec lutego Sejm uchwalił ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Nowa regulacja, będąca realizacją jednego z tzw. kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy, ma usprawnić proces pozyskiwania zagranicznych pracowników do pracy na terenie RP, a także ograniczyć nadużycia w procesie zatrudniania obywateli państw spoza Unii Europejskiej. Po burzliwej debacie (m.in. na temat odrzucenia projektu ustawy w całości) Sejm przyjął ustawę i skierował ją do dalszych prac w Senacie.

Nowa ustawa ograniczy formalności związane z ubieganiem się o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemcowi. Zniesiony ma zostać między innymi obowiązek przeprowadzania tzw. testu rynku pracy przed zatrudnieniem cudzoziemca– zdaniem projektodawcy obecna procedura jest nieefektywna i niepotrzebnie mnoży zadania pracowników starostwa. W zamian za to ustawodawca zaproponował model odwrotny – po stronie starosty pozostanie jedynie możliwość określenia listy zawodów i rodzajów pracy, w których nie będą wydawane zezwolenia na pracę cudzoziemcom zamierzającym podjąć pracę na terenie danego powiatu. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy, przewiduje się, że takie listy będą ustalane w razie znacznego pogorszenia się sytuacji na lokalnych rynkach pracy. Pod uwagę brane będą w szczególności skala lokalnych zwolnień grupowych oraz liczba zarejestrowanych bezrobotnych poszukujących pracy w poszczególnych zawodach w stosunku do liczby ofert zgłoszonych do powiatowych urzędów pracy.

Przyczyny odmowy udzielenia zezwolenia na pracę

W projekcie ustawy znalazła się również rozszerzona lista przesłanek warunkujących obligatoryjną odmowę udzielenia zezwolenia na pracę. W świetle nowej regulacji wojewoda odmówi wydania zezwolenia na pracę podmiotowi powierzającemu wykonywanie pracy cudzoziemcowi także wtedy, gdy z posiadanych przez organ informacji wynika, że prawdopodobnym celem uzyskania zezwolenia jest pozorne powierzenie pracy cudzoziemcowi lub że cudzoziemiec nie będzie wykonywał pracy na terytorium RP na warunkach określonych w zezwoleniu. Dotychczas wojewoda nie był do tego zawsze zobligowany. Ze względu na nieostre pojęcie „pozorności powierzenia pracy cudzoziemcowi” projektodawca przygotował zestaw przesłanek, które organ decyzyjny powinien uwzględnić przy rozpatrywaniu wniosku.

Zaostrzeniu uległy również kary za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcowi. W świetle projektowanej zmiany za m.in. zatrudnienie cudzoziemca nielegalnie przebywającego na terytorium RP grozić będzie kara grzywny od 3000 do 50 000 zł (dotychczas od 1000 do 30 000 zł). Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu projektu ustawy, podwyższenie wymiaru kary podyktowane jest walką ze zjawiskiem świadomego decydowania się na powierzanie pracy cudzoziemcom wbrew przepisom prawa, z jednoczesnym traktowaniem takiego procederu jak zwykłe ryzyko finansowe. Czas pokaże, czy wyższy wymiar grzywny ograniczy nielegalne powierzanie pracy.

Elektroniczna procedura wydawania zezwoleń

Wprowadzona zostanie pełna elektronizacja dotycząca procedury wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemców – począwszy od złożenia wniosku, aż po odbiór decyzji w tych sprawach. Ma to skrócić terminy wydawania zezwoleń na pracę oraz usprawnić proces rozpatrywania spraw. Ponadto elektronicznie prowadzone będzie także postępowanie odwoławcze. Systemy informatyczne stosowane będą również do monitoringu wykorzystania zezwoleń i oświadczeń dotyczących pracy cudzoziemców. Elektronizacja ma nastąpić w przeciągu 2 lat od opublikowania ustawy.

Nowa ustawa wprowadza istotne zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców, mające na celu uproszczenie procedur, zwiększenie kontroli oraz ograniczenie nadużyć. Nowe regulacje mogą przyczynić się do bardziej efektywnego zarządzania rynkiem pracy, jednocześnie wzmacniając mechanizmy ochrony przed nielegalnym zatrudnieniem. Teraz projekt czeka na dalsze prace w Senacie, które zdecydują o jego ostatecznym kształcie.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące zatrudniana pracowników spoza Unii Europejskiej, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.