Delegujesz pracowników za granicę – uważaj, A1 to nie wszystko!

Mimo faktu, że przepisy zaostrzające reżim delegowania pracowników do krajów UE weszły w życie w roku 2020 r. większość przedsiębiorców, wysyłając pracowników za granicę w dalszym ciągu nie dotrzymuje wymogów unijnych i państwa oddelegowania. Nieświadomi przepisów pracodawcy często dowiadują się o wymogach delegowania dopiero w trakcie kontroli zagranicznych organów. Niestety wówczas jest już za późno, a przedsiębiorcę czekają dotkliwe sankcje.

Kto jest pracownikiem delegowanym?

Jako pracownika delegowanego uznaje się pracownika tymczasowo wysyłanego przez swojego pracodawcę (zleceniodawcę) do wykonania usługi w innym państwie członkowskim UE. Co istotne, z perspektywy prawa unijnego nie ma znaczenia, czy pracownik kierowany do pracy jest oddelegowany (otrzymuje aneks do umowy o pracę czasowo zmieniający jego miejsce zatrudnienia), czy wysłany w podróż służbową (w drodze polecenia pracodawcy). W obu przypadkach mamy do czynienia z pracownikiem delegowanym.

Delegowanie pracowników za granicę – źródła prawa

Przypomnijmy, że kwestie związane z oddelegowaniem reguluje Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 96/71/WE (w brzmieniu po 28 czerwca 2018 r.) i wdrażające ją przepisy krajowe państw UE. U polskich pracodawców nadal pokutuje przekonanie, że wystarczy zapewnić pracownikom zaświadczenia A1 i minimalną zagraniczną stawkę. Jest to błąd, który może narazić na negatywne konsekwencje nie tylko przedsiębiorcę, ale w niektórych przypadkach także jego pracowników. Nie pomaga również fakt, że konsultanci polskich organów zabezpieczenia społecznego (np. ZUSu), potwierdzając wypełnienie przez pracodawców obowiązków po stronie polskiej, niekiedy wprowadzają przedsiębiorców w błąd co do wymogów obowiązujących w Państwie oddelegowania.

Delegowanie pracowników za granicę – podstawy

Bez względu na to, czy pracodawca staje przed koniecznością wysłania swoich pracowników za granicę w celu świadczenia usług na rzecz kontrahentów, czy też wysyła ich do swojego zagranicznego przedsiębiorstwa, będzie musiał przestrzegać lokalnych warunków zatrudnienia. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy to zagraniczna firma korzysta z usług agencji pracy tymczasowej, aby wynająć do pracy w swoim przedsiębiorstwie pracownika z Polski.

Warunki, o których mowa odnoszą się do:

• minimalnych okresów odpoczynku
• maksymalnego czasu pracy
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
• wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych
• bezpieczeństwa i higieny pracy
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat)
• równego traktowania kobiet i mężczyzn
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Samo dotrzymanie miejscowych warunków pracy nie jest wystarczające dla zapewnienia pełnej zgodności z prawem procesu delegowania. Wszystko przez dodatkowe obowiązki administracyjne nakładane na pracodawców w związku z kontrolą organów celnych, a także tzw. „zasadę korzystniejszości”.

Delegowanie pracowników za granicę – dodatkowe wymogi

Państwa, do których delegowany zostaje pracownik ustanawiają dodatkowe obowiązki uzależnione m.in. od branży przedsiębiorstwa (lub w ramach której pracują pracownicy delegowani), wysokości wynagrodzenia, czy formy zatrudnienia osób wysyłanych zagranicę. Najczęściej obowiązki te dotyczą zawiadomienia właściwych organów przed rozpoczęciem delegowania, a także zapewnienia dostępności i przetłumaczenia właściwej dokumentacji. Warto podkreślić, że rodzaj i zakres obowiązków różnią się w zależności od państwa, do którego delegowani są pracownicy.

Szczególnie sformalizowane są przypadki delegowania za granicę cudzoziemców (obywateli państw spoza UE) i pośrednictwa pracy (delegowania pracowników na zasadach agencji pracy tymczasowej). W takich przypadkach większość państw wymaga zgłoszenia polskich pracodawców w zagranicznych rejestrach handlowych, pozyskania właściwej licencji i tytułu pobytowego dla pracowników.

Lokalne warunki zatrudnienia – czyli jakie?

Zgodnie z dyrektywą o delegowaniu pracowników, pracownik delegowany nie może mieć mniej korzystnych warunków zatrudnienia w okresie delegowania, niż pracownicy lokalni zatrudnieni w tej samej/podobnej branży. Z drugiej strony należy zapewnić pracownikom delegowanym najkorzystniejsze możliwe warunki zatrudnienia uwzględniając system prawny kraju, z którego pracownik jest delegowany (Polski) i kraju oddelegowania (zagranicy). Kwestii  nie ułatwia również fakt, że większości krajów Europy Zachodniej nie mamy do czynienia wyłącznie z ustawowo określonymi przepisami prawa pracy, ale dziesiątkami tzw. układów zbiorowych, które również mogą mieć zastosowanie do pracowników delegowanych. Droga na skróty w postaci zapewnienia pracownikowi delegowanemu minimalnej zagranicznej stawki i okresu urlopu zatem nie wystarczy.

Delegowanie pracowników za granicę – nieznajomość prawa szkodzi

Poniżej prezentujemy zakres kar przewidzianych za niedotrzymanie regulacji dotyczących delegowania w przykładowych państwach UE, do których polscy pracodawcy najczęściej delegują pracowników:

Niemcy

Sankcje do 30 000 euro. W przypadku naruszeń w zakresie działalności agencji pracy tymczasowych sankcja do 500 000 euro.

Francja

Sankcje do 500 000 euro (w zależności od liczby delegowanych pracowników)

Holandia

Sankcje administracyjne od 750 do 8000 euro, które mogą ulec zwiększeniu o 75% w zależności od okoliczności naruszenia.

Belgia

Sankcja administracyjna: od 50 do 6000 euro, w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karna w postaci od 6 miesięcy do 3 lat pozbawienia wolności.

W przypadku niedotrzymania regulacji dotyczących pobytu pracowników delegowanych spoza UE organy celne danego państwa mogą deportować obywatela państwa trzeciego do jego ojczystego kraju.

Ubezpieczenia społeczne

Kwestia zabezpieczenia społecznego to tylko jeden z wielu obowiązków pracodawcy delegującego, niemniej nie należy go zaniedbywać. Aby skorzystać z możliwości odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia pracownika w Polsce na czas delegowania, należy złożyć wniosek o formularz A1. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego państwa delegującego i nie musi opłacać składek w kraju delegowania.

Występując o wydanie dokumentu A1, należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres oddelegowania, który można podać to 24 miesiące.

Delegowanie pracowników za granicę – ryzyko

Delegowanie pracowników za granicę wiąże się z ryzykiem nie tylko w zakresie braku dotrzymania przepisów warunkujących samo delegowanie. Istnieje wiele pułapek wykorzystywanych przez zagraniczne organy kontroli m.in. w zakresie przepisów podatkowych, czy szerokich definicji pośrednictwa pracy. Przykładowo – w Niemczech niektóre z branż, w ramach których delegowani są pracownicy zostają automatycznie uznane za pośrednictwo pracy, co zobowiązuje polskich przedsiębiorców do pozyskania odpowiedniej licencji przed rozpoczęciem delegowania. Brak takiej licencji wiąże się z nałożeniem kary do 500 tys. euro. Ponadto delegować w ramach pośrednictwa pracy można do Niemiec co do zasady wyłącznie obywateli UE, co wyklucza możliwość delegowania np. obywateli Ukrainy czy Białorusi. Innym przykładem jest tzw. zakład podatkowy, którego powstanie obliguje przedsiębiorców wysyłających pracowników zagranicę do opodatkowania części zysków w państwach oddelegowania. Popularna zasada 183 dni też nie zawsze znajdzie zastosowanie.

Niestety, podobnie jak w przypadku regulacji dotyczących delegowania, większość przedsiębiorców dowiaduje się o wyżej wymienionych punktach ryzyka dopiero w przypadku kontroli zagranicznych urzędów celnych, inspekcji pracy lub fiskusa, a wówczas możliwości obrony interesów firmy są już bardzo ograniczone.

Nie zwlekaj – zdaj się na ekspertów

Kancelaria ATL Law doradza przedsiębiorcom w sprawach związanych z międzynarodową mobilnością pracowników, w tym w kwestiach podatkowych i ubezpieczeń społecznych. Wspieramy firmy w dopełnieniu formalności związanych z delegowaniem pracowników za granicę, w tym do krajów UE oraz poza Unię Europejską, relokacjami, jak również wykonywaniem pracy przez pracowników delegowanych na terytorium RP. Do każdego procesu delegowania podchodzimy indywidualnie wskazując obowiązki i sposób postępowania adekwatny do branży i skali działalności klienta. Pomagamy w ustaleniu właściwych układów zbiorowych, pokazujemy jak i gdzie zgłaszać oddelegowania i minimalizujemy ryzyko na wypadek kontroli.

Sprawdź również:

Delegowanie pracowników spoza Unii do pracy w Niemczech – o czym należy pamiętać? | ATL Law (atl-law.pl)

Zollamt, czyli o czym zapominają pracodawcy przy delegowaniu pracowników do Niemiec? | ATL Law (atl-law.pl)

Zollamt cz. II – kontrola Urzędu Celnego i sankcje za nieprzestrzeganie prawa | ATL Law (atl-law.pl)

Zollamt cz. III – dokumentacja, przedstawicielstwo krajowe oraz pomoc ekspertów | ATL Law (atl-law.pl)