Na etapie opiniowania znajduje się obecnie projekt zmiany ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zaproponowany przez Ministerstwo Rozwoju i Cyfryzacji. Zmiany dotyczą przede wszystkim unormowania sposobów świadczenia pracy zdalnej.
Jak czytamy w uzasadnieniu, Kodeks pracy w obecnym brzmieniu nie zawiera uregulowań prawnych dotyczących pracy zdalnej. Tymczasem w dobie pandemii COVID-19 ta forma wykonywania pracy stała się bardzo popularna m.in. ze względu na ograniczenie ryzyka zakażenia się wirusem SARS-CoV-2, a także względów rodzinnych. Dla pracodawców praca zdalna wiąże się obecnie z ograniczeniem ryzyka nieobecności w pracy pracownika korzystającego ze zwolnienia lekarskiego, a także nieobecności w pracy z powodu kwarantanny, umożliwiając tym samym kontynuowanie prowadzonej działalności (bez zakłóceń lub minimalizując możliwe zakłócenia).
Praca zdalna jest obecnie uregulowana wyłącznie w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. – w celu przeciwdziałania COVID-19 w sposób incydentalny. Została przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i może być stosowana tylko przez okres jej trwania. Zgodnie z przepisami ustawy szczegółowej pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Obecnie praca zdalna jest zatem formą wykonywania pracy o charakterze nadzwyczajnym, wprowadzaną na czas oznaczony, aby realizować określony cel o charakterze publicznym, jakim jest przeciwdziałanie COVID-19.
Proponowana przez ministerstwo nowelizacja ma na celu wprowadzić stałe, kodeksowe unormowanie pracy zdalnej funkcjonujące po ustaniu pandemii i możliwe do zastosowania w normalnych warunkach rynku pracy.
Definicja i sposób wykonywania pracy zdalnej (w tym na wniosek)
Nowelizacja obejmuje głównie dział II Kodeksu pracy, w którym uchylony ma zostać rozdział IIb (dotyczący telepracy), a dodany rozdział IIc w brzmieniu „Praca zdalna”. Zgodnie z propozycją zawartą w projekcie ustawy, pracą zdalną będzie „praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce, na które pracodawca wyraził zgodę.
Zgodnie z projektem ustawy wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami stosunku pracy. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia i być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej (co stanowi wyjątek od rygoru pisemnego zawartego w art. 29 § 4 Kodeksu pracy).
Zakres uzgodnienia powinien obejmować:
– fakt wykonywania pracy zdalnej,
– ustalenie czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita,
– miejsce świadczenia pracy zdalnej.
Powyższe nie wyklucza możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie także możliwe na polecenie pracodawcy. Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje jednak tylko w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe. Aby możliwe było w ogóle polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, pracownik będzie musiał złożyć uprzednio, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.
Nowelizacja umożliwia wreszcie wykonywanie pracy zdalnej również na wniosek pracownika. Incydentalne tzw. home office będzie możliwe przez maksymalnie 12 dni w roku. Wniosek dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy. Chodzi tu zatem o pracowników-rodziców dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu, nieuleczalnej chorobie, niepełnosprawnych lub posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określane w:
- porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
- regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją
związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
W przypadku, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem. Nowelizacja określa także minimalną treść porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi), regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej. Będą one określać w szczególności:
1) grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko
porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu),
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy
zdalnej,
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną,
w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na
stanowisku pracy,
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7) zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi
narzędzi pracy.
Warto wskazać, że przepisy nowelizacji normują możliwość efektywnego wycofania się każdej ze stron z wykonywania pracy zdalnej (w przypadku, gdy do uzgodnienia pracy zdalnej dojdzie w trakcie zatrudnienia) w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia takiej pracy. Po upływie ww. terminu przywrócenie przez pracodawcę poprzednich warunków wykonywania pracy może nastąpić na mocy porozumienia stron albo w trybie art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy (przepisów o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy), a wniosek pracownika w tej sprawie nie jest już dla pracodawcy wiążący – ma on być uwzględniony przez pracodawcę tylko w miarę możliwości.
Odmowa wyrażenia zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, tj. uzgodnienie między stronami umowy o pracę w trakcie zatrudnienia wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
Podjęcie wspomnianej wcześniej pracy zdalnej incydentalnej w wymiarze maksymalnie 12 dni w roku na wniosek pracownika ma być mocno odformalizowane. Nie mają w tym przypadku zastosowania m.in. przepisy dotyczące ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie, możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy, kontroli wykonywania pracy zdalnej, obowiązku dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycia kosztów.
Obowiązki pracodawcy
Zgodnie z propozycją ministerstwa w ramach świadczenia przez pracownika pracy w systemie zdalnym, pracodawca będzie zobowiązany do:
1) dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy
niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2) pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych. Ponadto, pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie,
3) zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Co do zasady to pracodawca będzie też odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie będzie możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.
Pracodawca i pracownik będą mieli prawo zawrzeć porozumienie, które określi indywidualne zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną prywatnych materiałów i narzędzi pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w tym porozumieniu.
Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. W Kodeksie pracy zostaną określone przesłanki ustalania wysokości takiego ekwiwalentu lub ryczałtu.
Zwolnienie z opodatkowania
Zgodnie z nową regulacją, zakładającą dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przepisy BHP
Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy powinien być zdaniem autorów projektu dostosowany do zmienionych okoliczności związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej. Ze względu na specyfikę pracy zdalnej szczególne znaczenie ma mieć współdziałanie pracowników i pracodawców. Pomysłodawcy projektu zwracają uwagę na fakt, że w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (np. w miejscu zamieszkania pracownika) pracodawca nie ma wpływu na wiele czynników środowiska pracy ze względu np. na brak możliwości nadzoru, brak wpływu na warunki lokalowe lub prawo pracownika do ochrony prywatności w miejscu zamieszkania.
Z uwagi na powyższe nowelizacja zakłada zwolnienie pracodawcy z:
- a) obowiązku określonego w art. 212 pkt 1 i 4 Kodeksu pracy (dotyczącego organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),
- b) obowiązków określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy (dotyczącego obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy),
- c) obowiązku określonego w art. 233 Kodeksu pracy (dotyczącego zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej).
Należy także uwzględnić fakt, że nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie pracy zdalnej. W miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania prac:
– szczególnie niebezpiecznych,
– w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
– z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina,
– związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu, a także prac pylących lub powodujących intensywne brudzenie.
Data wejścia w życie nowych przepisów
Kontrowersje budzi sposób określenia w projekcie terminu wejścia w życie planowanych zmian (3 miesiące od dnia odwołania stanu epidemii, lub stanu zagrożenia epidemicznego w przypadku jego ogłoszenia). Eksperci podnoszą, że z uwagi na doniosłość nowelizacji tak nieprecyzyjne określenie daty wejścia w życie ustawy podważa pewność prawa.
Informacje na temat losów projektu i dokonywanych w nim zmian w dalszej części procesu legislacyjnego będą publikowane na naszej stronie w zakładce aktualności.