Krajowy System e-Faktur – obowiązkowy, ale jeszcze nie teraz. Co dalej z e-Fakturą w Polsce?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało być rewolucją w polskim systemie fakturowania. Początkowo planowany na początek 2024 r., aktualnie odroczony z uwagi na problemy techniczne do lutego 2026 r., gdzie ma zostać wdrożony  zmienionej formule.

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML, z centralnym nadzorem fiskusa. Docelowo ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne, a dane trafiają od razu do organów podatkowych.

Od 2022 r. system działa dobrowolnie – część przedsiębiorców korzysta z niego już dziś, otrzymując np. krótszy termin zwrotu VAT (40 dni zamiast 60).

Dlaczego dopiero luty 2026?

W styczniu 2024 r. Najwyższa Izba Kontroli oraz środowiska księgowych alarmowały o brakach w testach wydajnościowych, błędach w interfejsie oraz ryzykach awarii. Ministerstwo Finansów, choć długo zapewniało o gotowości systemu, ostatecznie w czerwcu 2024 r. wycofało się z obowiązkowego startu i zapowiedziało konsultacje nowego terminu.

Nowe propozycje zmian

Z projektów ujawnionych przez Ministerstwo Finansów w czerwcu 2025 r. wynika, że w nowej wersji reformy planowane są m.in.:

• tryb offline – możliwość wystawienia faktury poza systemem i późniejszego „dosłania” do KSeF,

• kody QR na fakturach – by odbiorca mógł ją zweryfikować i odczytać bez potrzeby posiadania systemu księgowego,

• dodatkowe odroczenia dla mniejszych podatników i podatników „wykluczonych cyfrowo” – obowiązek wdrożenia KSeF w od lutego 2026 r. obejmuje wyłącznie dużych podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł wraz z podatkiem, pozostali podatnicy zostaną zobligowani do wdrożenia systemu w kwietniu 2026 r., a dopiero od 2027 r. obowiązkiem zostaną objęci tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo, czyli dokonujący transakcji do 10 000 zł miesięcznie.

• zwiększenie limitu zwolnienia z VAT – w 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrośnie z 200 tys. zł do 240 tys. zł.

• odroczenie kar – sankcje za naruszenie obowiązków związanych z KSeF będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku

Co dziś powinni zrobić przedsiębiorcy?

Choć obowiązek KSeF został odroczony, warto już teraz przygotować się na jego wdrożenie:

• ✅ zweryfikować, a w razie potrzeby zaktualizować oprogramowanie księgowe – większość popularnych systemów (np. Comarch, Insert, Symfonia) oferuje już obsługę KSeF,

• ✅ przetestować wystawianie e-Faktur ustrukturyzowanych – nawet bez obowiązku,

• ✅ wdrożyć procedury awaryjne – np. sposób postępowania w razie braku dostępu do systemu,

• ✅ szkolić personel księgowy – ponieważ obsługa plików XML i komunikacja z API KSeF będzie codziennością.

Podsumowanie

KSeF pozostaje jednym z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych fiskusa. Najbliższe miesiące będą kluczowe dla dopracowania jego funkcjonalności i uchwalenia przepisów wykonawczych. Przedsiębiorcy, którzy zaczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę i unikną kosztownej paniki w momencie, gdy nowy termin zostanie ogłoszony.