E- doręczenia dla przedsiębiorców

Od wielu lat w różnych przestrzeniach życia dochodzi do coraz szerszej cyfryzacji i informatyzacji. Więcej spraw w sferze prywatnej czy zawodowej załatwiamy za pomocą laptopów czy telefonów komórkowych. Zamiast chodzić do urzędów i tam uzupełniać formularze w formie papierowej korzystamy z ich odpowiedników online, które uzupełniamy w domu czy pracy bez osobistych wizyt. Zamiast poczty tradycyjnej posługujemy się pocztą elektroniczną, a niezbędną dokumentacje zamiast gromadzić w formie papierowej, przetrzymujemy na nośnikach komputerowych. Cyfryzacja i informatyzacja różnych sfer naszego życia z pewnością zapewnia oszczędność czasu, daje większą elastyczność, przyśpiesza pewne procesy, a także pozwala na korzyści finansowe. Nowoczesne technologie od lat coraz śmielej pojawiają się także w prawie oraz w działalności organów administracji publicznej. Ujawnia się to m.in. w możliwości prowadzenia zdalnych rozpraw, przedstawiania dowodów w formie elektronicznej czy coraz większej ilości portali internetowych urzędów poprzez, które można załatwić różne sprawy bez wychodzenia z domu. Kolejna cyfrowa rewolucja dzieje się w zakresie e- doręczeń. Dotknie ona prawników, urzędy, ale także przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG oraz w KRS. W bieżącym artykule skupimy się przede wszystkim na przedstawieniu najważniejszych kwestii dotyczących e-doręczeń i ich konsekwencji, które będą szczególnie istotne dla firm oraz spółek działających w obrocie prawnym.

Od kiedy obowiązek nowych skrzynek dla przedsiębiorców?

E- doręczenia w praktyce mają stanowić odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Zgodnie z przepisami prawa omawiane doręczenie w sferze prawnej wywoła skutki tożsame do przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru. Kwestie dotyczące skrzynek elektronicznych oraz e- doręczeń uregulowane zostały w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Przedmiotowa regulacja określa obowiązek zakładania tego typu skrzynek elektronicznych m.in. dla podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS lub CEIDG. Ustawa przewiduje również różne terminy dla spełnienia wskazanego powyżej obowiązku opierając się na kryterium podmiotowym. Inny termin przewidziano dla organów państwowych, a przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS czy CEIDG. Warto wskazać, że otrzymali oni nieco więcej czasu na spełnienie obowiązku niż podmioty publiczne czy profesjonalni pełnomocnicy. Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 10 grudnia 2023 r. muszą założyć adres do e-doręczeń nie później niż do 10 marca 2024 r. Jeśli chodzi o podmioty, które zostaną nowo wpisane do KRS po 10 grudnia 2023r., to one automatycznie otrzymają adres do doręczeń elektronicznych (utworzą go wraz z innymi formalnościami). W zakresie jednoosobowych działalności gospodarczych, podmioty zarejestrowane w CEIDG przed 31 grudnia 2023 r. będą musiały spełnić obowiązek do 1 października 2026 r. Wszyscy przedsiębiorcy wpisani CEIDG od 1 stycznia 2024r. również automatycznie otrzymają adresy do doręczeń elektronicznych. Należy jednak w tym miejscu wskazać, że aktualizacja obowiązku wraz z końcową datą nie uniemożliwia starszym podmiotom wcześniejszego założenia skrzynki elektronicznej. Warto również wskazać, że przedsiębiorcy zagraniczni, którzy nie są wpisani do KRS, nie będą podlegać obowiązkowi skrzynki do e- doręczeń. Natomiast spółki, które  prowadzą działalność gospodarczą w Polsce i posiadają polski NIP uzyskają możliwość założenia stosownej skrzynki.

Skrzynka do e- doręczeń czy warto założyć wcześniej?

Przepisy regulujące wchodzące w życie e-doręczenia nie przewidują żadnych sankcji za niezałożenie w okresie przejściowym skrzynki elektronicznej. Warto jednak zaznaczyć, że wielu ekspertów wskazuje, że jej posiadanie, będzie korzystne i wygodne zarówno dla przedsiębiorców jak i organów państwowych, które już wcześniej zaczną się nią posługiwać. E- doręczenia przyśpieszą komunikacje z urzędami co pozwoli przedsiębiorcom na oszczędność czas. Dodatkowo zyskają oni  pewność bezpieczeństwa i wygodę w zakresie wysyłanej korespondencji. Organy administracji publicznej w łatwiejszy sposób będą mogły komunikować się z przedsiębiorcami i przesłać im stosowne pisma. Założenie skrzynki do e- doręczeń pozwoli podmiotom gospodarczym na szybsze załatwianie spraw i sprawniejsze przeprowadzenie postępowań administracyjnych. Dodatkową motywacją w założeniu adresu może być również wcześniejsza możliwość zapoznania się z systemem e- doręczeń. Im szybciej skrzynkę założymy, tym sprawniej przyzwyczaimy się do nowych procedur i nauczymy się z nich korzystać.

Jak wygląda procedura założenia skrzynki do e- doręczeń?

Założenie skrzynki do e- doręczeń będzie możliwe poprzez wykorzystanie publicznej usługi albo za pomocą usługi podmiotów komercyjnych. Jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z pierwszej opcji to należy złożyć elektroniczny wniosek za pośrednictwem strony www.biznes.gov.pl. Następnie urząd sprawdzi wniosek, czy jest on kompletny i prawidłowy. W przypadku błędów bądź braków podmiot wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia go w ciągu 7 dni roboczych. Jeśli wniosek zostanie przez urząd rozpatrzony pozytywnie, konieczne będzie aktywowanie skrzynki i adresu do e- doręczeń. Jeśli skrzynka zostanie aktywowana za pośrednictwem dostawcy publicznego to po aktywacji adres będzie automatycznie wpisany do bazy adresów elektronicznych. Natomiast w przypadku skorzystania z usług prywatnych pojawi się po stronie przedsiębiorcy dodatkowy obowiązek. W tym zakresie konieczne będzie złożenie wniosku o dodanie skrzynki do bazy adresów elektronicznych. Kiedy dojdzie do odpowiedniego wpisu to zrealizuje się obowiązek korzystania z e- doręczeń. Od tego momentu organy administracji publicznej będą doręczać przedsiębiorcom korespondencje wyłącznie w formie elektronicznej.