W ubiegłym tygodniu do konsultacji społecznych skierowany został projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej (nr UD 230). Zakłada on m.in. utworzenie systemu teleinformatycznego mającego ułatwić zgodne z prawem sporządzenie umów o pracę, umów zlecenia, umów uaktywniających (dot. opieki nad dziećmi) oraz umów o pomocy przy zbiorach. Zgodnie z treścią projektu możliwe będzie elektroniczne zawieranie ww. umów. Również ich zmiana oraz wypowiadanie ma odbywać się w formie elektronicznej.
Rejestr umów – pomoc czy ryzyko?
Projektodawcy w uzasadnieniu projektu argumentują, że ustawa przyczyni się do znacznego zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osób fizycznych związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy. Uwolni tym samym zasoby tych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone – w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników – na prowadzenie zasadniczej działalności, a w przypadku osób fizycznych przyczyni się do zaoszczędzenia zasobów finansowych oraz czasu. Wykorzystanie systemów informatycznych i zautomatyzowanie tego procesu umożliwi osiągnięcie tych celów, bez konieczności zmiany samych przepisów związanych z powierzaniem pracy.
Poza ww. ułatwieniami dla osób, które legalnie zatrudniają pracowników, projekt ma na celu ułatwienie zawierania umów mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, które do tej pory tego nie robiły i pracowały w tzw. „szarej strefie”.
Ponadto system ma umożliwiać pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicom przekazanie do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy albo niani.
Obsługa umowy w systemie będzie się kończyła po wycofaniu przez jedną ze stron umowy zgody na obsługę za pośrednictwem systemu lub po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy. Wycofanie zgody nie będzie możliwe po rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy.
Planowane jest uruchomienie systemu w ciągu trzech lat od dnia wejścia w życie przepisów ustawy. Ustawa ma wejść w życie po upływie 30 dni po publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Trzeba jednak zwrócić uwagę, że informacje o zawartych umowach, szczegółowe dane o pracownikach, wysokości wynagrodzenia, zakresie obowiązków, trafią automatycznie do urzędów skarbowych i ZUSu. Dojdzie zatem niejako do zautomatyzowania procesu kontroli.
Planowane działania (stosownie do uzasadnienia projektu):
- udostępnienie przez ministra właściwego do spraw pracy systemu teleinformatycznego, umożliwiającego zawieranie umów według gotowych wzorów. Dostęp do systemu teleinformatycznego będzie zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego, na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl;
- rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego ze spraw urzędowych na zwieranie umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, umów uaktywniających oraz umów o pomocy przy zbiorach na portalu praca.gov.pl;
- wprowadzenie gotowych do wypełniania wzorów umów które będą udostępniane w Systemie, co zapewni ich sprawną dystrybucję oraz ułatwi wszystkim osobom zainteresowanym ich zawarciem (mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym) obsługę całego procesu zawierania umów.
Głównym założeniem ustawy jest rozbudowa istniejącego już systemu teleinformatycznego na portalu praca.gov.pl o nowe funkcjonalności. System będzie też zintegrowany z systemem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2296, z późn. zm.) ale jedynie w zakresie zawierania umów przez mikroprzedsiębiorcę.
Planuje się, że w systemach teleinformatycznych ministra właściwego do spraw pracy będą udostępnione do wypełnienia wzory umów o pracę, umowy zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, umowy uaktywniające oraz umowy o pomocy przy zbiorach.