Jak dokonywać zgłoszeń w niemieckiej kasie urlopowej SOKA BAU?

System kasy urlopowej dla branży budowlanej (SKOA BAU) dla właściwego naliczania comiesięcznej kwoty składek potrzebuje comiesięcznych zgłoszeń podmiotów mających obowiązek uczestniczyć w systemie. Podstawową formą przekazywania danych do systemu kasy urlopowej jest uzupełnianie odpowiednich formularzy elektronicznych za pośrednictwem internetowego systemu kasy urlopowej. Po spełnieniu szczególnych kryteriów i złożeniu odpowiedniego wniosku istnieje możliwość przekazywania tych danych w formie nieelektronicznej.

Dostęp do internetowego systemu przekazywania danych jest możliwy po dopełnieniu wcześniejszych formalności polegających na wypełnieniu właściwego wniosku i odesłaniu go wraz z podpisem do SOKA BAU. Na początku korzystania z systemu trzeba uzupełnić odpowiednie rubryki z podstawowymi danymi każdego pracownika, takimi jak data urodzenie, imię i nazwisko czy adres.  Każdego miesiąca do jego piętnastego dnia mamy czas na przekazanie wymaganych informacji za konkretny miesiąc. System wymaga przekazania danych dotyczących czasu pracy na terenie Niemiec i wypłaconego wynagrodzenia, po przekazaniu tych informacji system automatycznie wyliczy koszt składek za dany miesiąc. Ustaloną kwotę należy wpłacić na rachunek kasy urlopowej w terminie nieprzekraczającym dwudziestego dnia danego miesiąca.

Nieelektroniczna procedura przekazywania comiesięcznych informacji do systemu SOKA BAU jest możliwa po złożeniu wspomnianego wniosku jeżeli udowodni się że procedura elektroniczna jest dla danego pracodawcy nieekonomiczna lub niemożliwa z innych osobistych przyczyn, do czasu rozpatrzenia wniosku zostaje on uprawniony do przekazywania informacji w sposób nieelektroniczny. Procedura nieelektroniczna polega na wypełnieniu wcześniej przesłanych przez SOKA BAU formularzy i odesłaniu ich do kasy urlopowej najpóźniej do piętnastego dnia danego miesiąca, tak jak w procedurze elektronicznej.  Dane przekazywane za pomocą procedury nieelektronicznej nie różnią się od danych przekazywanych za pomocą systemu internetowego.

Termin określony na przesłanie właściwych danych nie podlega zmianie czy przedłużeniu, a jego przekroczenie skutkuje możliwością naliczania odsetek za zwłokę. Przepisy regulujące działalność kasy urlopowej dopuszczają jednak możliwość dokonania korekty przesłanych zgłoszeń. Korektę przekazanych danych można dokonać najpóźniej do 30 września roku następującego po roku w którym przekazano dane, jeżeli jednak nastąpi zakończenie stosunku pracy po którym pracownik nie będzie już objęty składką do kasy urlopowej dla branży budowlanej, korekta jest możliwa najpóźniej do piętnastego dnia drugiego miesiąca następującego po  miesiącu w którym nastąpiło zakończenie stosunku pracy z danych pracownikiem.

Po zakończeniu każdego roku kalendarzowego pracodawca otrzyma od SOKA BAU wyciąg z konta każdego pracownika zawierający takie dane jak:

• okres zatrudnienia
• dni zatrudnienia w Niemczech
• wynagrodzenie składkowe
• dni udzielonego urlopu

Pracodawca nie jest jednak zobowiązany do dokonywania wszystkich formalności związanych z comiesięcznymi zgłoszeniami osobiście, może on zlecić wykonywanie tych czynności innemu podmiotowi, który po otrzymaniu specjalnego  pełnomocnictwa na formularzu określonym przez kasę urlopowa będzie miał dostęp do systemu internetowego przez który będzie mógł dokonywać zgłoszeń w imieniu pracodawcy.