Nowe zasady stażu pracy od 1 maja 2026 r. – co muszą zrobić pracodawcy z sektora prywatnego

Z dniem 1 maja 2026 r. – w odniesieniu do pracodawców z sektora prywatnego – wchodzą w życie przepisy nowelizacji Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423), które rewolucjonizują sposób ustalania stażu pracy. W jednostkach sektora finansów publicznych nowe regulacje obowiązują już od 1 stycznia 2026 r. Reforma daleko wykracza poza zmianę o charakterze technicznym: po raz pierwszy w polskim porządku prawnym do stażu pracy wliczane będą okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia, umów agencyjnych oraz pracy zarobkowej za granicą. Dla pracodawców oznacza to konieczność rewizji ustaleń kadrowych w odniesieniu do wszystkich zatrudnionych, którzy w przeszłości funkcjonowali poza stosunkiem pracy.

Czym jest staż pracy i dlaczego ma znaczenie?

Staż pracy to okres, w którym pracownik wykonywał pracę zarobkową, mający bezpośredni wpływ na przysługujące mu uprawnienia pracownicze. Polskie prawo pracy rozróżnia dwa zasadnicze typy stażu, których nie należy utożsamiać.

Ogólny staż pracy to łączny czas zatrudnienia u wszystkich pracodawców na przestrzeni całej kariery zawodowej. Decyduje on m.in. o nabyciu prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego (po przekroczeniu progu 10 lat) oraz o uprawnieniu do urlopu wychowawczego.

Zakładowy staż pracy obejmuje wyłącznie okres przepracowany u bieżącego pracodawcy. Od niego zależą długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, prawo do odprawy z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika, dodatków stażowych oraz nagród jubileuszowych.

Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie z perspektywy pracodawcy. Nowelizacja w pierwszym rzędzie poszerza katalog okresów wliczanych do ogólnego stażu pracy, jednak w szczególnych okolicznościach wpływa również na staż zakładowy – mianowicie wówczas, gdy zleceniobiorca lub współpracownik B2B świadczył uprzednio usługi na rzecz tego samego podmiotu, u którego jest obecnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W takich sytuacjach okresy te – po ich udokumentowaniu – zostaną zsumowane, co bezpośrednio przełoży się na wydłużenie okresu wypowiedzenia oraz pozostałych uprawnień zależnych od stażu zakładowego.

Nowy katalog okresów wliczanych do stażu pracy

Na mocy nowo dodanego art. 302¹ Kodeksu pracy do okresu zatrudnienia – obok dotychczasowych okresów pracy w stosunku pracy – wliczane będą:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
• okresy wykonywania umów zlecenia oraz innych umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu,
• okresy wykonywania umów agencyjnych,
• okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą wykonywanej w innych formach niż zatrudnienie.

Ustawodawca przewidział istotny wyjątek na korzyść początkujących przedsiębiorców: do stażu pracy wliczany będzie również okres korzystania z tzw. ulgi na start, w którym przedsiębiorca nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Zasadą jest jednak, że nowe okresy uwzględniane są pod warunkiem, że dana osoba podlegała w tym czasie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym – chyba że brak tego obowiązku wynikał z odrębnych przepisów.

Dokumentowanie nowych okresów – obowiązek po stronie pracownika, weryfikacja po stronie pracodawcy

Zaliczenie nowych okresów do stażu pracy wymaga ich udokumentowania przez pracownika. Ustawa nadaje pracownikom 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy stosownych dokumentów, przy czym termin ten biegnie od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego oraz od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego. Okresów nieudokumentowanych w ciągu 24 miesięcy pracodawca nie wliczy do okresu zatrudnienia.

Podstawowym instrumentem dowodowym jest zaświadczenie z ZUS o symbolu USP, wydawane na wniosek złożony elektronicznie przez profil PUE/eZUS. Zaświadczenie obejmuje wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu działalności gospodarczej, umów zlecenia lub współpracy. Jeżeli ZUS nie posiada pełnych danych – co zdarzyć się może w przypadku okresów sprzed wielu lat – pracownik jest uprawniony do wykazania okresów innymi dokumentami: umowami zlecenia, umowami o świadczenie usług, rachunkami, oświadczeniami zleceniodawcy, dokumentami podatkowymi, wpisami z CEIDG czy zaświadczeniami z instytucji ubezpieczeniowych lub podatkowych państwa wykonywania pracy. Okresy zatrudnienia za granicą mogą być również potwierdzone oświadczeniem zagranicznego pracodawcy przetłumaczonym na język polski.

Z perspektywy pracodawcy oznacza to, że dział kadr stanie przed zadaniem oceny przedkładanych dokumentów pod kątem ich kompletności i wiarygodności. Praktyczne ryzyko sprowadza się do tego, że niedostateczna weryfikacja prowadzić może z jednej strony do bezpodstawnego rozszerzenia uprawnień pracowniczych, z drugiej – do sporów sądowych w razie odmowy zaliczenia okresu, który w istocie powinien był zostać uwzględniony.

Konsekwencje dla pracodawców – urlopy, wypowiedzenia, dodatki, odprawy

Skutki nowelizacji dla pracodawców mają charakter wielopłaszczyznowy. Najbardziej powszechnym następstwem będzie konieczność rewizji wymiaru urlopu wypoczynkowego: pracownicy, którzy dotychczas legitymowali się stażem poniżej 10 lat (i tym samym mieli prawo do 20 dni urlopu), mogą po doliczeniu okresów działalności gospodarczej, zleceń lub pracy za granicą przekroczyć ten próg i nabyć prawo do 26 dni urlopu rocznie. W przypadku dużych pracodawców skala finansowa tej zmiany jest znacząca i powinna zostać uwzględniona w planowaniu kosztów osobowych.

Drugą istotną konsekwencją – dotyczącą stażu zakładowego – jest wpływ na okres wypowiedzenia oraz prawo do odprawy z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika. Jeżeli pracownik świadczył usługi B2B lub na podstawie umowy zlecenia na rzecz obecnego pracodawcy, a następnie został zatrudniony na umowę o pracę, okresy te – po udokumentowaniu – sumują się. Pracownik zatrudniony przykładowo od dwóch lat w ramach stosunku pracy, który wcześniej przez półtora roku świadczył usługi B2B na rzecz tego samego podmiotu, może osiągnąć łączny staż zakładowy 3,5 roku, co skutkuje 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia zamiast dotychczasowego miesięcznego.

Trzeci wymiar dotyczy systemów wewnętrznych premiowania – dodatków stażowych oraz nagród jubileuszowych przewidzianych regulaminami wynagradzania, układami zbiorowymi pracy lub porozumieniami zbiorowymi. Pracodawcy, którzy wprowadzili takie świadczenia uzależnione od stażu pracy, muszą zweryfikować, czy w świetle nowych przepisów ich wypłata nie powinna nastąpić wcześniej lub w wyższej wysokości. Analogicznie kształtuje się sytuacja w odniesieniu do odpraw emerytalnych i pośmiertnych.

Co istotne, nowe uprawnienia przysługują pracownikowi od dnia ich nabycia, jednak nie wcześniej niż od dnia rozpoczęcia stosowania nowych przepisów u danego pracodawcy. Oznacza to, że nowelizacja nie działa wstecz w odniesieniu do już wypłaconych świadczeń, jednakże od 1 stycznia 2026 r. – dla sektora publicznego – i odpowiednio od 1 maja 2026 r. – dla sektora prywatnego – pracodawca powinien stosować nowe zasady na bieżąco.

Rekomendowane działania dla działów HR i zarządów

Z perspektywy zarządczej kluczowe jest podjęcie działań organizacyjnych jeszcze przed datą rozpoczęcia stosowania nowych przepisów lub niezwłocznie po niej. Pierwszym krokiem jest przegląd struktury zatrudnienia i identyfikacja pracowników, których historia zawodowa może obejmować okresy podlegające teraz wliczeniu do stażu – w szczególności osób, które przed zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę współpracowały z firmą w modelu B2B lub na podstawie umów zlecenia. Drugim – opracowanie wewnętrznej procedury weryfikacji dokumentów stażowych: jakie dokumenty są akceptowane, kto i w jakim terminie dokonuje ich oceny, w jaki sposób rozstrzygane są wątpliwości. Trzecim – aktualizacja regulaminów wynagradzania oraz informacji przekazywanych pracownikom w trybie art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Czwartym – kalkulacja prognozowanego wpływu finansowego na koszty pracy w perspektywie najbliższych 24 miesięcy.

Jak możemy pomóc?

Kancelaria ATL Law od lat doradza pracodawcom w sprawach z zakresu prawa pracy i zatrudnienia. W kontekście wchodzących w życie zmian oferujemy kompleksowe wsparcie obejmujące:

• audyt dokumentacji pracowniczej i identyfikację obszarów ryzyka związanych z nowymi zasadami ustalania stażu pracy,
• opracowanie wewnętrznych procedur weryfikacji dokumentów stażowych przedkładanych przez pracowników,
• przygotowanie zaktualizowanych regulaminów wynagradzania, polityk benefitowych oraz systemów premiowych uwzględniających nowy stan prawny,
• doradztwo w sprawach spornych dotyczących zaliczenia konkretnych okresów do stażu pracy oraz reprezentację przed sądami pracy,
• szkolenia dla działów HR i kadry zarządzającej z zakresu praktycznego stosowania nowych przepisów.

Zapraszamy do kontaktu pracodawców, którzy chcą uniknąć ryzyk prawnych i finansowych związanych z nowymi zasadami ustalania stażu pracy oraz wdrożyć rozwiązania spełniające wymogi nowelizacji.