Osoby, które decydują się na wejście w strukturę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością często zadają sobie pytanie, czy warto posiadać w spółce prokurenta, zastanawiają się jakie korzyści może przynieść im ustanowienie takiego pełnomocnika, jakie ryzyka mogą się z tym wiązać oraz czy i ewentualnie jakie koszty będą musieli ponieść wraz z podjętą przez nich decyzją. Każdy kto myśli nad posiadaniem tej szczególnej formy pełnomocnictwa w swojej firmie, powinien zaznajomić się z tym kim dokładnie jest prokurent, jakie rodzaje prokury występują, czym taki prokurent może się w spółce zajmować oraz w jaki sposób prawidłowo i zgodnie z literą prawa ustanowić takiego pełnomocnika. Zdobycie wiedzy na temat wskazanych powyżej kwestii pozwoli podjąć najkorzystniejszą dla konkretnej spółki decyzje oraz umożliwi przeprowadzenie całej procedury we właściwy sposób. Dzięki elementarnym informacjom na temat tego rodzaju pełnomocnictwa osoby działające w spółce będą mogły w pełni wykorzystać możliwości jakie stwarza im posiadanie prokurenta. Dodatkowo należy wskazać, że znajomość podstawowej wiedzy na temat osoby prokurenta oraz jego roli w spółce umożliwi uniknięcie nieporozumień oraz nieprawidłowości w zakresie jego działalności, już po jego ustanowieniu. W bieżącym artykule przedstawimy Państwu najważniejsze informacje na temat tego szczególnego rodzaju pełnomocnictwa, wskażemy korzyści i ewentualne wady tego typu rozwiązania, a także zaznajomimy z podstawowymi elementami procedury.
Kim jest prokurent i jakie występują rodzaje prokury?
Prokura jako instytucja prawna została uregulowana w rozdziale III Kodeksu Cywilnego, a dokładnie w art. 1091 § 1., który wskazuje, że ,,Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.’’. Zatem jak wskazuje przepis prokurent jest szczególnym rodzajem pełnomocnika, a precyzyjnie rzecz ujmując jest on pełnomocnikiem handlowym, który może zostać ustanowiony tylko i wyłącznie przez przedsiębiorcę, który wpisany został do CEIDG lub KRS. Kodeks Cywilny wyróżnia trzy rodzaje prokury tj.: samoistną, łączną oraz mieszaną. W przypadku pierwszej z nich pełnomocnictwo udzielane jest tylko jednej osobie, która uprawniona jest do samodzielnego działania w ustalonym zakresie. Prokura łączna zakłada ustanowienie więcej niż jednego prokurenta, jeden z nich może działać jedynie z pozostałymi. Natomiast prokura mieszana inaczej zwana niewłaściwą polega na wspólnym działaniu prokurenta wraz z innym członkiem zarządu. Oprócz tego art. 1095 k.c. wyróżnia jeszcze jeden rodzaj prokury tzw. prokurę oddziałową. W tym przypadku prokurent działa jedynie w zakresie spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.
Jaki zakres kompetencji posiada prokurent w spółce?
Analizując przepisy można stwierdzić, że prokurent ma szeroki wachlarz uprawnień oraz kompetencji w zakresie reprezentowania spółki na zewnątrz, gdyż jeśli przy jego ustanowieniu nie ustalimy dla niego żadnych ograniczeń to będzie on mógł reprezentować spółkę samodzielnie, nawet w sytuacjach gdzie czasami ograniczenia doznają członkowie zarządu. Zgodnie z art. 1091 § 1. k.c. prokurent umocowany jest do czynności sądowych oraz pozasądowych, które związane są z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Oznacza to, że może on przykładowo zawierać umowy w imieniu spółki, zaciągać zobowiązania, reprezentować spółkę przed urzędami, klientami oraz sądami czy zatrudniać pracowników. Jednak zakres jego uprawnień został również przez przepisy praw ograniczony, nie może on udzielać prokury i pełnomocnictwa ogólnego, dokonać zbycia przedsiębiorstwa i nieruchomości należącej do przedsiębiorstwa, oddać przedsiębiorstwa do czasowego korzystania, obciążyć nieruchomości należącej do przedsiębiorstwa. Zatem można stwierdzić, że prokurent rzeczywiście może szeroko działać w imieniu spółki, ale nie jest on nieograniczony. Istnieje jednak możliwość, aby przy ustanowieniu prokurenta inaczej ukształtować zakres jego działania niż wynika to wprost z przepisów. W związku z tym jeśli zastanawiamy się nad ustanowieniem prokurenta i chcielibyśmy inaczej określić zakres jego uprawnień albo nie jesteśmy pewność czy dana czynność wchodzi w wachlarz kompetencji, warto udać się do kancelarii prawnej po poradę, aby w jak najlepszy sposób ukształtować pełnomocnictwo.
Jak ustanowić prokurenta?
Zgodnie z art. 1092 k.c. prokura pod rygorem nieważności musi zostać udzielona na piśmie. Z treści dokumentu na podstawie, którego udzielamy prokury musi wyraźnie wynikać umocowanie dla danej osoby do reprezentowania konkretnego podmiotu. Dodatkowo należy wskazać, że w przypadku prokurenta w sp. z o.o. zgodnie z przepisami k.s.h. art. 208 § 6. zgoda musi zostać wyrażona przez wszystkich członków zarządu. Na umocowanie musi również zgodzić się osoba, której pełnomocnictwo jest udzielane. Prokurentem może zostać jedynie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Należy również pamiętać, że roli prokurenta nie można łączyć z funkcją członka zarządu.. Kiedy już w sposób prawidłowy dojdzie do udzielenia prokury, musi ona zostać wpisana do CEIDG lub KRS. Warto jednak zaważyć, że SN w wyroku o sygnaturze akt II CH 120/05 z dnia 20 października 2005 roku wskazał, że prokura pomimo jej nieujawnienia w odpowiednim rejestrze jest ważna. Co istotne z punktu widzenia przedsiębiorców prokura może zostać odwołana w każdym czasie przez osoby do tego upoważnione. Dodatkowo wygasa ona wraz ze śmiercią prokurenta, wykreśleniem podmiotu z CEIDG lub KRS, a także w przypadku otwarcia likwidacji. Odwołanie lub wygaśnięcie prokury również musi zostać ujawnione w odpowiednim rejestrze.
Podsumowanie
Podsumowując, można stwierdzić, że prokurent może być przydatną osobą w spółce, gdyż w szerokim zakresie może on na zewnątrz reprezentować spółkę bez konieczności angażowania w swoją działalność członków zarządów. Takie rozwiązanie pozwoli odciążyć organ zarządzający w zakresie kierowania spółką i da możliwość na poświęcenie większej ilości czasu na kwestie wewnętrzne. Można stwierdzić również wskazać, że rozszerzamy zakres osób, które mogą działać w imieniu spółki bez konieczności powiększania zarządu. Dodatkowo dzięki działalności prokurenta spółka może zyskać lepszą organizacje. Prokura pozwoli ułatwić i przyśpieszyć podejmowanie określonych czynności na rzecz firmy. Kolejną korzyścią ustanowienia prokurenta jest łatwość w jego ewentualnym odwołaniu, ponieważ jest to możliwe w każdym czasie przez uprawnione podmioty. Jeśli chodzi o zakres wad działalności takiego pełnomocnika to warto wskazać tutaj jego ograniczoną odpowiedzialność karną oraz cywilną czy brak odpowiedzialności za zobowiązania spółki własnym majątkiem. W związku z tym trzeba podkreślić, że pomimo dużych uprawnień dla prokurenta jego odpowiedzialność za podejmowane działania jest dość wąska. W tym miejscu należy wskazać, że w wyniku tego prokurent może wykonywać określone działania z mniejszą starannością niż członek zarządu, którego odpowiedzialność jest zdecydowanie szersza. Zatem posiadanie prokurenta może być dla spółki korzystnym rozwiązaniem, jednak należy pamiętać, aby na prokurenta została wybrana właściwa osoba, która w sposób odpowiedzialny będzie działać na korzyść spółki.