Regulamin antymobbingowy: nowe obowiązki pracodawcy od 5 listopada 2026 r.

Za niespełna trzy tygodnie, 5 listopada 2026 r., wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która gruntownie przebudowuje przepisy o mobbingu, dyskryminacji i równym traktowaniu w zatrudnieniu. Dla działów HR to moment, w którym przygotowania przestają być planem, a stają się harmonogramem. Nowe obowiązki obejmą każdego pracodawcę, niezależnie od wielkości zatrudnienia, a firmy zatrudniające co najmniej 10 pracowników będą musiały do 5 maja 2027 r. sformalizować zasady przeciwdziałania tym zjawiskom w akcie wewnętrznym.

Podstawa prawna i kluczowe daty

Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 4 sierpnia 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 1046) i wchodzi w życie po upływie trzech miesięcy od ogłoszenia. Od 5 listopada zaczną obowiązywać nowe definicje oraz rozszerzony katalog obowiązków pracodawcy, a na dostosowanie aktów wewnętrznych ustawodawca przewidział sześć miesięcy, czyli czas do 5 maja 2027 r.

Warto podkreślić tę asymetrię. Okres przejściowy dotyczy wyłącznie dokumentacji, a nie samych obowiązków ani nowej definicji mobbingu, które będą stosowane od pierwszego dnia obowiązywania ustawy. Nowe przepisy obejmą również zachowania, które rozpoczęły się wcześniej, ale trwają po 5 listopada, z uwzględnieniem regulacji przejściowych.

Nowa definicja mobbingu z perspektywy pracodawcy

Dotychczasowa definicja z art. 94³ Kodeksu pracy wymagała łącznego spełnienia kilku przesłanek, w tym długotrwałości działań i wystąpienia określonego skutku, co w praktyce utrudniało jej stosowanie po obu stronach sporu. Po nowelizacji mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Jego stwierdzenie nie będzie zależało od intencji sprawcy ani od wystąpienia konkretnego skutku, a krąg potencjalnych sprawców obejmie nie tylko przełożonych, lecz także współpracowników, podwładnych oraz osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Za mobbing uznane zostanie również polecanie lub zachęcanie do takich zachowań.

Dla pracodawców szczególnie istotne jest wyraźne zastrzeżenie, że uzasadnione i wyrażone we właściwej formie rozliczanie pracownika z powierzonej pracy, w tym krytyka jej efektów, nie stanowi mobbingu. To ważna gwarancja dla kadry menedżerskiej, ale zarazem sygnał, że forma komunikacji z pracownikiem będzie przedmiotem oceny. Nowelizacja podnosi ponadto minimalne zadośćuczynienie za mobbing do sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, co przy stawce obowiązującej w 2026 r. oznacza co najmniej 28 836 zł, oraz przewiduje regres pracodawcy wobec sprawcy mobbingu.

Rozszerzony katalog obowiązków dla każdego pracodawcy

Obecne przepisy ograniczają się do ogólnego nakazu przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi. Od 5 listopada pracodawca będzie zobowiązany przeciwdziałać wszelkiemu nierównemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi, a także naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności w obszarach zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy i jej oceny oraz statusu zawodowego i kwalifikacji.

Kluczowe jest słowo „systematycznie”. Ustawodawca wskazuje cztery filary działań pracodawcy: prewencję, wykrywanie naruszeń, właściwe reagowanie na nie oraz działania naprawcze połączone ze wsparciem osób dotkniętych nierównym traktowaniem lub mobbingiem. Obowiązek ten dotyczy każdego pracodawcy, również mikroprzedsiębiorcy zatrudniającego kilka osób. Mniejsze firmy nie muszą wydawać regulaminu, jednak w razie sporu także one będą musiały wykazać, że ich działania miały charakter rzeczywisty i systemowy. Dlatego rekomendujemy, by pracodawcy poniżej progu również dokumentowali podejmowane kroki, choćby w formie prostej procedury, ewidencji szkoleń i notatek z rozpatrzonych zgłoszeń.

Regulamin antymobbingowy – kto, co i do kiedy

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników musi ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu i dyskryminacji oraz mobbingowi. Może to zrobić w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w odrębnym regulaminie, pod warunkiem że do 5 maja 2027 r. jeden z tych aktów będzie zawierał wymagane postanowienia. Przy ustalaniu progu bierze się pod uwagę osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, choć współpracownicy na umowach cywilnoprawnych czy B2B mogą być sprawcami zachowań objętych nowymi przepisami i powinni zostać uwzględnieni w polityce.

Wymóg określenia częstotliwości działań ma wymiar praktyczny. Regulamin nie może ograniczać się do deklaracji. Powinien wskazywać, jak często prowadzone są szkolenia, przeglądy ryzyka i komunikaty do zespołów, kto przyjmuje zgłoszenia i w jakim trybie są one wyjaśniane, w jaki sposób zapewnia się poufność i ochronę przed działaniami odwetowymi oraz jakie środki naprawcze i formy wsparcia przysługują osobie dotkniętej naruszeniem. Kanały zgłoszeń powinny być jednakowo dostępne dla pracowników stacjonarnych, zdalnych i pracujących w różnych lokalizacjach.

Procedura wdrożenia krok po kroku

Treść regulaminu podlega uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa kilka organizacji, a uzgodnienie treści ze wszystkimi nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia ją z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% zatrudnionych. Gdy w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do porozumienia, pracodawca ustala treść regulaminu samodzielnie, z uwzględnieniem ustaleń poczynionych w toku uzgodnień.

W zakładach, w których nie działają związki zawodowe, partnerem są przedstawiciele pracowników. Jeżeli nie zostali dotąd wyłonieni, należy przeprowadzić ich wybór w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli działają, lecz ich mandat obejmuje wyłącznie określone sprawy, trzeba go rozszerzyć o kwestie przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi. Przedstawiciele o mandacie ogólnym mogą od razu przystąpić do uzgodnień, a brak porozumienia w ciągu 30 dni pozwala pracodawcy wydać regulamin samodzielnie.

Ostatnim etapem jest podanie regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy i uzyskanie potwierdzenia zapoznania się z jego treścią, na przykład w formie podpisanego oświadczenia. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od jego ogłoszenia. Kalendarz jest więc krótszy, niż się wydaje: 30 dni na uzgodnienia i dwutygodniowy okres do wejścia w życie oznaczają, że projekt powinien trafić do strony społecznej najpóźniej w drugiej połowie marca 2027 r., a przy konieczności wyboru przedstawicieli pracowników odpowiednio wcześniej.

Dokumentacja jako narzędzie obrony

Nowe przepisy przesuwają akcent z deklaracji na dowody. W sporze o mobbing lub dyskryminację pracodawca będzie oceniany przez pryzmat tego, czy rzeczywiście i systematycznie przeciwdziałał tym zjawiskom. Regulamin, ewidencja szkoleń, rejestr zgłoszeń, dokumentacja postępowań wyjaśniających i wdrożonych środków naprawczych stanowią materiał, który może przesądzić o wyniku sprawy. Pracodawca, który zbuduje ten system przed 5 listopada, nie tylko spełni wymogi formalne, ale też realnie ograniczy ryzyko roszczeń i ich koszt.

Jak możemy pomóc

ATL Law wspiera pracodawców w pełnym procesie dostosowania do nowych przepisów antymobbingowych i antydyskryminacyjnych. W szczególności oferujemy:

• audyt obowiązujących regulaminów, procedur i praktyk pod kątem wymogów nowelizacji,
• opracowanie regulaminu przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji lub zmian w regulaminie pracy, dopasowanych do struktury organizacji, w tym pracy zdalnej i wielolokalizacyjnej,
• obsługę procesu uzgodnień ze związkami zawodowymi oraz organizację wyboru przedstawicieli pracowników,
• szkolenia dla kadry zarządzającej i działów HR z nowej definicji mobbingu i zasad reagowania na zgłoszenia,
• prowadzenie niezależnych postępowań wyjaśniających i udział w pracach komisji antymobbingowych,
• reprezentację pracodawcy w sporach sądowych dotyczących mobbingu i dyskryminacji.

Zapraszamy do kontaktu: office@atl-law.pl