Sprawozdanie z luki płacowej: wartościowanie stanowisk staje się obowiązkiem, a nie dobrą praktyką

Wszystko wskazuje na to, że pierwotny termin wdrożenia dyrektywy 2023/970 — 7 czerwca 2026 r. — nie zostanie dotrzymany. Zaledwie miesiąc przed końcowym terminem transpozycji resort pracy przekazał do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych drugą wersję projektu ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (nr UC127). Nowa wersja liczy 74 artykuły zamiast wcześniejszych 59, a sama data wejścia w życie została przesunięta — przepisy zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Dla pracodawców oznacza to jedno: choć formalnie dostają nieco więcej czasu, realny zakres zmian rośnie, a z nim — koszty wdrożenia.

Z perspektywy działów HR i kadry zarządzającej najistotniejsze nie jest jednak to, kiedy ustawa ostatecznie wejdzie w życie. Najistotniejsze jest to, że budowanie obiektywnej, neutralnej płciowo struktury wynagrodzeń to projekt na kilkanaście miesięcy. Firmy, które ruszą z przygotowaniami dopiero po publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw, nie zdążą złożyć rzetelnego pierwszego sprawozdania.

Sprawozdanie z luki płacowej — kogo obejmie obowiązek

Projekt rozróżnia trzy kategorie pracodawców. Najmniej obciążeni są ci zatrudniający poniżej 100 osób — dla nich sprawozdanie pozostaje fakultatywne i może być przekazywane co trzy lata. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty, z wliczeniem pracowników tymczasowych) mają obowiązek raportować w cyklu trzyletnim. Najwięksi — od 250 pracowników w górę — przygotowują sprawozdanie corocznie. Termin przekazania danych do organu monitorującego pozostaje napięty: 31 marca każdego roku, za rok poprzedni. Jeśli ten harmonogram zostanie utrzymany w wersji finalnej, wielu pracodawców będzie miał problem z dotrzymaniem pierwszego terminu już w 2027 r.

Sprawozdanie nie ogranicza się do jednego wskaźnika. Pracodawca będzie musiał ujawnić siedem różnych miar: ogólną lukę płacową, lukę dla składników uzupełniających i zmiennych, mediany obu tych wartości, odsetki kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki zmienne, rozkład pracowników w przedziałach wynagrodzenia oraz lukę z podziałem na kategorie pracowników. Ta ostatnia informacja — jako jedyna — nie podlega upublicznieniu, ale trafia do pracowników, ich przedstawicieli oraz, na żądanie, do PIP i organu ds. równości.

Wartościowanie pracy jako fundament

Obliczenie luki płacowej bez uprzedniej oceny wartości pracy jest niemożliwe — i to właśnie ten etap stanowi największe wyzwanie organizacyjne. Pracodawca musi zbudować strukturę wynagrodzeń opartą na czterech obowiązkowych kryteriach wskazanych w art. 18(3c) Kodeksu pracy: umiejętnościach, wysiłku, odpowiedzialności i warunkach pracy. Dopuszczalne są podkryteria oraz dodatkowe kryteria, ale każde z nich musi być obiektywne, neutralne płciowo i stosowane jednolicie do wszystkich stanowisk lub rodzajów pracy w firmie.

Druga wersja projektu wprowadza definicję samej struktury wynagrodzeń: są to uporządkowane zakresy wynagrodzeń przypisane do poszczególnych stanowisk lub rodzajów pracy, wynikające z oceny wartości pracy oraz obiektywnych czynników uzasadniających różnice. Brzmi technicznie, ale praktyczna konsekwencja jest poważna — większość polskich pracodawców będzie musiała zrewidować obecne systemy płacowe pod kątem tego, czy w ogóle są w stanie obronić różnice w zarobkach na zbliżonych stanowiskach.

Nowość, której nie było w pierwotnym projekcie, dotyczy roli związków zawodowych. Kryteria oceny wartości pracy wymagają uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi w terminie 30 dni. Co się dzieje, gdy uzgodnienia nie dochodzą do skutku? Druga wersja projektu wreszcie odpowiada na to pytanie: pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk strony związkowej, do czasu zakończenia rozmów stosuje kryteria obowiązkowe wynikające z Kodeksu pracy i może stosować podkryteria. To istotna zmiana — pierwotnie pracodawca pozostawał w prawnej próżni, jeśli rozmowy się przeciągały, mimo że to on ponosił odpowiedzialność za brak procesu wartościowania.

Próg 5% — kiedy dane przekładają się na obowiązek działania

Sama luka płacowa nie jest jeszcze naruszeniem prawa. Dyrektywa zakłada, że różnice w wynagrodzeniach mogą wynikać z obiektywnych, neutralnych płciowo przyczyn — staż, dodatkowe kompetencje, zakres odpowiedzialności. Próbą tego, czy uzasadnienie jest wiarygodne, staje się próg 5%. Jeśli w którejkolwiek kategorii pracowników luka płacowa wynosi co najmniej 5%, a pracodawca nie potrafi wykazać obiektywnego uzasadnienia, ma 6 miesięcy od dnia złożenia sprawozdania na podjęcie skutecznych działań zaradczych.

Brak realnego usunięcia luki w tym terminie uruchamia kolejny mechanizm — wspólną ocenę wynagrodzeń, prowadzoną z udziałem przedstawicieli pracowników. To procedura znacznie głębsza niż samo raportowanie: obejmuje analizę przyczyn nierówności, wdrożenie konkretnych działań naprawczych i raportowanie ich skuteczności. Z punktu widzenia firmy oznacza pełny audyt systemu wynagrodzeń, najczęściej w towarzystwie kontroli organów państwowych.

Sankcje finansowe i odwrócony ciężar dowodu

Projekt wprowadza dwie ścieżki odpowiedzialności. Pierwsza to grzywny od 2 000 do 60 000 zł, przewidziane między innymi za brak oceny wartości pracy, brak struktury wynagrodzeń, nieprzekazanie sprawozdania, niewykonanie wspólnej oceny czy stosowanie zakazanych klauzul poufności. Druga to uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy do nakładania kar w przedziale od 1 000 do 30 000 zł.

Praktycznie ważniejsza od kar może okazać się jednak zmiana zasad postępowania sądowego. W sporach dotyczących równości wynagrodzeń to pracodawca będzie musiał wykazać, że różnice w płacach wynikają z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów. Bez wcześniej przygotowanej dokumentacji wartościowania stanowisk i spójnej struktury wynagrodzeń obrona staje się bardzo trudna. Roszczenia odszkodowawcze pracowników nie mają górnego limitu i mogą obejmować nie tylko wyrównanie wynagrodzenia wraz z odsetkami, ale również szkody niematerialne.

Co warto zrobić, zanim ustawa wejdzie w życie

Pierwsza wersja projektu spotkała się z licznymi uwagami strony społecznej i pracodawców — minister finansów wskazywał między innymi na brak przepisów przejściowych i zbyt krótkie vacatio legis. Druga wersja częściowo te uwagi uwzględnia, ale prace legislacyjne potrwają zapewne kilka kolejnych miesięcy. Niezależnie od tego, jak ostatecznie ukształtują się przepisy, kierunek zmian jest pewny: każdy pracodawca powyżej 100 pracowników będzie raportował lukę płacową, a każdy — niezależnie od skali — będzie musiał posiadać przejrzystą strukturę wynagrodzeń.

Z perspektywy firmy okres między dziś a wejściem przepisów w życie powinien zostać wykorzystany na trzy zadania.

• Po pierwsze — inwentaryzacja obecnego systemu wynagrodzeń i ocena, czy obecne różnice mają obiektywne, udokumentowane uzasadnienie.
• Po drugie — przygotowanie metodologii wartościowania stanowisk zgodnej z czterema obowiązkowymi kryteriami, najlepiej w wariancie analityczno-punktowym, który najlepiej znosi ewentualną kontrolę.
• Po trzecie — przegląd polityki rekrutacyjnej, regulaminów wynagradzania i klauzul poufności pod kątem zgodności z już obowiązującymi przepisami o jawności płac w rekrutacji oraz nadchodzącymi wymogami transparentności w zatrudnieniu.

Wartościowanie stanowisk i raportowanie luki płacowej to nie pojedyncza zmiana w regulaminie — to projekt zarządczy, który dotyka strategii personalnej, procesów HR, polityki budżetowej i komunikacji wewnętrznej. Im wcześniej rozpocznie się porządkowanie systemu wynagrodzeń, tym mniejsza szansa, że pierwsze sprawozdanie ujawni różnice, które trudno będzie wytłumaczyć regulatorowi.

Jak możemy pomóc?

Zespół ATL Law wspiera pracodawców w przygotowaniu organizacji do nowych obowiązków wynikających z dyrektywy 2023/970 i projektu UC127. Doradzamy w obszarze:

• audytu obecnej struktury wynagrodzeń pod kątem ryzyk dyskryminacyjnych i zgodności z czterema kryteriami z art. 18(3c) Kodeksu pracy,
• opracowania i wdrożenia metodologii wartościowania stanowisk pracy,
• aktualizacji regulaminów wynagradzania, polityk premiowych i klauzul w umowach o pracę oraz w umowach B2B,
• przygotowania procedur uzgodnień ze związkami zawodowymi i odpowiedzi na wnioski pracowników o informację o wynagrodzeniach,
• reprezentacji w sporach pracowniczych i kontaktach z PIP oraz organem ds. równości.

Zapraszamy do kontaktu — im wcześniej rozpoczniemy współpracę, tym więcej miejsca na świadome decyzje zamiast działań pod presją terminu.

office@atl-law.pl