Prezydent Andrzej Duda 4 sierpnia bieżącego roku podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Już teraz analizując zmiany, które zawiera nowelizacja można stwierdzić, że nadchodzi systemowa rewolucja. Ustawa wprowadzi obowiązek stosowania przez podatników Krajowego Systemu e-faktur, obecnie od 1 lutego 2022 roku jest on używany w sposób fakultatywny. Nowy system e-fakturowania wejdzie w życie dwuetapowo. Od 1 lipca 2024 roku będzie on obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, zarówno krajowych jak i zagranicznych, którzy w Polsce są zarejestrowani na VAT oraz posiadają tutaj siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Drugi etap wejdzie w życie 1 stycznia 2025 roku, od tego momentu system będzie również obowiązkowy dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo. Warto dodać, że z systemu nie będą musieli stosować zagraniczni podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce ( dla nich system będzie dobrowolny) oraz podatnicy wystawiający faktury konsumenckie. Dodatkowo podatnicy muszą również przygotować się na wystawianie faktur poza systemem KSeF, oznacza to, że właściwie równoległe działać będą dwa systemy z czego ministerialny będzie stanowić podstawę. Zatem w związku z nadchodzącymi zmianami faktury staną się ponownie przedmiotem zainteresowania ze strony podatników. Nowelizacja wymusi dostosowanie do nowych realiów systemów finansowo- księgowych poprzez zakup nowych programów oraz naukę ich obsługi. Podatnicy będą musieli również dowiedzieć się w jaki sposób wystawiać faktury oraz co mogą na nich wykazywać. Nowelizacja wprowadzi również surowe kary za niedostosowywanie się do nadchodzących zmian.
Jak będą wyglądać nowe faktury?
Obecnie istnieje możliwość wystawiania faktur w formie papierowej, elektronicznej ( np.: PDF), a także w postaci ustrukturyzowanej przez dobrowolny Krajowy System e-Faktur. Po wejściu w życie nowelizacji podstawą stanie się ustrukturyzowana faktura, która w praktyce będzie funkcjonować w jednym wzorze tzw.: schemie, czyli pliku w formacie XML. W kwestii jednolitej formy faktury nowelizacja skierowana została do wszystkich podatników VAT, również do podmiotów publicznych tj.: przykładowo do gmin w zakresie prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Ostateczny wzór schemy został już przygotowany przez Ministerstwo Finansów, można go odnaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. E-faktura będzie otwierać się w formie PDF, a także w przeglądarce internetowej. Każda wizualizacja będzie zawierać niepowtarzalny kod QR, który da możliwość podatnikowi możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli chodzi o kwestie danych, które trzeba będzie umieścić na e-fakturze, to nie dojdzie tutaj do zasadniczych zmian. Na fakturze nadal znajdą się informacje dotyczące: imienia i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy, NIP podatnika, NIP nabywcy podatnika, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, kwotę należności ogółem. Nowe przepisy przewidują również możliwość podania na dokumencie elementów fakultatywnych oraz opcjonalnych. Warto dodać, że od momentu wejścia w życie ustawy zniknie możliwość dołączenia do faktury załączników, co w obecnym stanie jest możliwe.
Procedura wystawiania i odbierania e-faktur
Obecnie procedura wystawiania faktur regulowana jest przez art. 106g ustawy o VAT. Przepis ten ma zostać uchylony przez nowe regulacje od art. 106ga do art. 106gd. Nowelizacja zakłada, że podatnik w pierwszej kolejności wystawi fakturę w formie pliku XML w swoim systemie finansowo- księgowym. Następnie dany podmiot będzie musiał mieć dostęp do systemu KSeF. Konieczne będzie, aby dokonał on w systemie uwierzytelnienia np.: stosując e-podpis, aby móc w dalszej kolejności przesłać do niego e-fakturę. Po odpowiedniej weryfikacji w KSeF, pojedyncza faktura bądź paczka faktur zostaną przesłane do systemu, czyli defacto zostaną w nim zapisane. Po tych czynnościach system będzie weryfikował e-faktury przesłane przed podatnika i nada im odpowiedni numer. Warto dodać, że nowelizacja przewiduje możliwość wystawiania faktur korygujących, a także przewiduje określone rozwiązania w przypadku, gdy system będzie niedostępny lub problem z dostępnością do KSeF będzie po stronie podatnika. W takiej sytuacji nowe przepisy przewidują możliwość skorzystania z trybu offline, co oznaczanie, że podatnik w pierwszej kolejności wystawi e-fakturę w swoim systemie/aplikacji, a następnie po odzyskaniu dostępu do KSeF lub usunięciu awarii, będzie on mógł dosłać fakturę do systemu bez poniesienie negatywnych konsekwencji.
Jakie sankcje za niestosowanie się do nowych procedur?
Nowelizacja przewiduje surowe sankcje za niestosowanie się do nowych regulacji. Kary będą grozić między innymi za niewystawianie faktur przy użyciu systemu, wystawianie faktur w sposób niezgodny ze wzorcem lub nieprzesłanie faktury w terminie w przypadku awarii systemu lub awarii ze strony podatnika. W takich sytuacjach kary mogą wynieść nawet do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze lub 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Urząd skarbowy uzyska jednak możliwość ich miarkowania wobec podatników. Kary będą nakładane zgodnie z przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego. W związku z tym organ miarkując karę będzie brał pod uwagę różne okoliczności sprawy, np. wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, to czy wcześniej podatnik był karany za to samo zachowanie, w jakim stopniu przyczynił się do niezastosowania KSeF, czy podjął działania, aby uniknąć skutków naruszenia prawa. W sytuacji jeśli naruszenie miało miejsce wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy odstąpi od nałożenia kary na podatnika.
Wady oraz zalety nowych regulacji
Ministerstwo Finansów w komunikacie dotyczącym nowelizacji wskazuje szereg korzyści podatkowych oraz biznesowych, które płyną z wprowadzonych zmian. E-faktury mają przede wszystkim usprawnić i upłynnić obrót gospodarczy poprzez wprowadzenie jednego obowiązującego wzorca faktury zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także upowszechnić cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji przez przedsiębiorców, ale również przyspieszy realizacje płatności. Dodatkowo przewiduje się, że wpłynie to pozytywnie na automatyzację procesów księgowych co w dalszej kolejności zmniejszy liczbę pomyłek. Nie będzie już konieczne skanowanie czy przepisywanie faktur w formie papierowej czy graficznej, gdyż z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów. Nowe zmiany przyśpieszą również wymianę danych pomiędzy kontrahentami, gdyż wystawiona faktura właściwie w czasie rzeczywistym zostanie udostępniona odbiorcy przez administrację. Wskazuje się, że wprowadzane zmiany zapewni przedsiębiorcom uczciwą konkurencję dzięki temu, że nabywca zyska pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury również będzie pewien, że odbiorca otrzymał fakturę. W zakresie podatkowym, podatnik korzystający z systemu KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym niż obecnie okresie 40 dni. Nie będzie już konieczne wystawianie duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu. Wystawca i odbiorca zawsze będą mieć do nich dostęp. Kolejną korzyścią dla podatnika, którą wprowadzi nowelizacja jest likwidacja obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Wskazuje się również, że nowe regulacje przyczynią się także do szybszego korygowania faktur.
Oprócz szeregu zalet, które ma przynieść nowelizacja można również rozważyć jakie negatywne konsekwencje mogą pojawić się dla podatników po wejściu w życie zmian. Nowe regulacje pociągną za sobą na pewno dla podmiotów dodatkowe koszty w zakresie zakupu programów czy szkolenia pracowników. Mogą one tez początkowo spowodować wśród podatników chaos i obawy przed surowymi sankcjami. Aby tego uniknąć każdy kogo zmiana obejmie powinien w sposób szczegółowy zapoznać się ze zmianami i odpowiednio do nich przygotować. Ministerstwo Finansów zapewnia, że ze swojej strony przygotuje odpowiednie narzędzia, aby wszyscy mogli w odpowiedni sposób przystosować się do nadchodzących zmian.