Zollamt cz. III – dokumentacja, przedstawicielstwo krajowe oraz pomoc ekspertów

W poprzednich artykułach przybliżona została instytucja niemieckiego urzędu celnego, czyli Zollamtu, a także charakter większości obowiązków administracyjnych, którym podlegają pracodawcy delegujący pracowników do Niemiec, jak i pracodawcy korzystający z usług agencji pośrednictwa pracy. Wskazano również na źródła tych obowiązków, czyli trzy podstawowe akty prawne niemieckiego prawa pracy tj. ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (MiLoG) ustawę o pracownikach delegowanych (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) oraz ustawę o udostępnianiu pracowników tymczasowych (AÜG), a także szereg aktów wykonawczych.

Wymienione akty prawne wskazują również na ostatnią, niejako zwieńczającą powyższe obowiązki konieczność sporządzenia i przechowywania stosownej dokumentacji. Ta z pozoru formalna powinność, może zaważyć o wyniku kontroli i choćby z tego powodu pracodawca powinien poświęcić jej szczególną uwagę.

Przechowywanie dokumentów

Zgodnie z wymienionymi wcześniej trzema ustawami niemieckiego prawa pracy i przepisami wykonawczymi, zarówno pracodawcy z siedzibą w Niemczech, jak i pracodawcy z siedzibą za granicą muszą przechowywać dostępną w Niemczech niemiecką wersję językową dokumentacji wymaganej do wykazania przestrzegania warunków zatrudnienia

Dokumentacja taka obejmuje (oprócz ewidencji czasu pracy) m.in.:

• umowę o pracę i/lub równoważny dokument, który określa istotne warunki stosunku pracy (Dyrektywa 91/533/EWG w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy, Dziennik Urzędowy Wspólnot Europejskich nr L 288/32 z dnia 18 października 1991 r.),
• karty wynagrodzeń,
• dowód wypłaty wynagrodzenia.

Wymienione powyżej rodzaje dokumentów muszą być zawsze dostępne do wglądu w Niemczech. Jeżeli okoliczności wymagają przedłożenia innych dokumentów, należy je również niezwłocznie udostępnić organowi kontrolnemu. Właściwe rozporządzenia ustanawiają wyjątki od tej reguły (np. w zakresie pracy zdalnej). Warto zaznaczyć, że zarówno powinności w zakresie ewidencjonowania czasu pracy jak i przechowywania właściwych dokumentów mogą podlegać dodatkowym rygorom, jak ma to miejsca choćby w wypadku świadczenia usług budowlanych, bądź mogą zostać uproszczone jak w wypadku „elastycznego czasu pracy”.

Przedstawiciel krajowy

Kolejnym, istotnym z punktu widzenia kontroli obowiązkiem jest konieczność ustanowienia przez pracodawcę przedstawiciela krajowego (verantwortlich Handelnder), pozostającego do dyspozycji organu kontrolnego i udzielającego odpowiedzi na pytania w trakcie kontroli. Jest to podstawowy podmiot w przedsiębiorstwie pracodawcy odpowiedzialny za współpracę z urzędnikami Zollamtu.

Jednocześnie istnieje druga kategoria przedstawiciela krajowego, która obejmuje upoważnienie wybranego podmiotu dp odbioru wszelkich pisemnych dokumentów, które mają być doręczone pracodawcy np. urzędowych zawiadomień z Urzędu Celnego. Wyznaczyć można dowolną osobę np. delegowanego pracownika lub pracownika tymczasowego, jeśli ma on miejsce zamieszkania w Niemczech. Przy wyborze przedstawiciela krajowego upoważnionego do odbioru należy zwrócić uwagę na to, czy taki przedstawiciel krajowy gwarantuje, że doręczony dokument zostanie niezwłocznie przekazany pracodawcy. Taki przedstawiciel powinien rzetelnie i bez zbędnej zwłoki przekazać właściwe informacje pracodawcy. ponieważ doręczenie pisemnego dokumentu może rozpocząć bieg terminu do wniesienia odwołania.

Nie warto zwlekać

Jak widać rozeznanie wśród dodatkowych obowiązków administracyjnych kontrolowanych przez Zollamt może przysporzyć pracodawcom wiele problemów. Przez to, że powinności wynikają z kilku różnych ustaw i rozporządzeń, podstawy prawne często się krzyżują i przykładowo zwolnienie z obowiązku notyfikacyjnego mającego swoje źródło w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, nie wyklucza powstania tego samego obowiązku na gruncie ustawy o delegowaniu pracowników. W ostateczności pracodawca i tak będzie takiemu obowiązkowi podlegał. Ponadto należy mieć na uwadze szczególne procedury jak uproszczone prowadzenie ewidencji czasu pracy, a także dodatkowe obostrzenia istniejące choćby w ramach świadczenia usług budowlanych.

Biorąc pod uwagę wysokość sankcji, nie warto czekać na rozstrzygnięcie kwestii prawnych przez niemiecki organ kontrolny i samodzielnie zadbać o compliance w zakresie procedury delegowania. Jeśli chcesz się dowiedzieć, czy którykolwiek z wymienionych wyżej obowiązków dotyczy także Twojej działalności, skontaktuj się z ekspertami z ATL Law Anna Błaszak Kancelaria Radcy Prawnego. Zapewnimy obsługę w zakresie zgłoszeń danych o pracownikach w niemieckim urzędzie celnym, określimy zakres dodatkowych obowiązków, pomożemy przygotować odpowiednią dokumentację i doradzimy jak postępować w przypadku kontroli.

ATL Law Anna Błaszak Kancelaria Radcy Prawnego od wielu lat doradza przedsiębiorcom w sprawach związanych z międzynarodową mobilnością pracowników, w tym w kwestiach podatkowych i ubezpieczeń społecznych. Wspieramy firmy w dopełnieniu formalności związanych z delegowaniem pracowników za granicę, w tym do krajów UE oraz poza Unię Europejską, relokacjami, jak również wykonywaniem pracy przez pracowników delegowanych na terytorium RP.