Podstawowe obowiązki
Bez względu na to, czy pracodawca staje przed koniecznością wysłania swoich pracowników do Niemiec w celu świadczenia usług na rzecz kontrahentów, czy też wysyła ich do swojego przedsiębiorstwa w Niemczech, będzie musiał przestrzegać niemieckich przepisów o delegowaniu pracowników, implementujących odpowiednie dyrektywy UE. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy to niemiecka firma korzysta z usług agencji pracy tymczasowej, aby wynająć do pracy w swoim przedsiębiorstwie pracownika z Polski. Zdarza się jednak, że samo dotrzymanie miejscowych warunków pracy nie jest wystarczające dla zapewnienia pełnej zgodności z prawem procesu delegowania. Wszystko przez dodatkowe obowiązki administracyjne nakładane na pracodawców w związku z kontrolą organów celnych.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE nakłada na pracodawcę obowiązek zagwarantowania pracownikom takich samych warunków zatrudnienie jak tych, które obowiązują w kraju delegowania. Warunki odnoszą się przede wszystkim do:
- minimalnych okresów odpoczynku
- maksymalnego czasu pracy
- minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
- wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych
- bezpieczeństwa i higieny pracy
- środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat)
- równego traktowania kobiet i mężczyzn
- warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca
- dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.
Jeżeli warunki zatrudnienia w kraju delegującym (czyli Polsce) są bardziej korzystne dla pracowników niż te obowiązujące w kraju delegowania, należy utrzymać w czasie trwania delegowania warunki korzystniejsze.
Jeśli czas delegowania pracowników potrwa dłużej niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy przy złożeniu przez pracodawcę umotywowanego powiadomienia w kraju delegowania), trzeba zagwarantować pracownikom wszystkie pozostałe warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem warunków dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych i wypowiedzenia umowy.
Należy pamiętać, że jeśli pracownicy pracują w branży objętej w Niemczech powszechnie stosowanym układem zbiorowym lub (w przypadku agencji pracy tymczasowej) układami zbiorowymi obowiązującymi wyłącznie u danego pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest delegowany, trzeba im zapewnić warunki pracy ustanowione przez dany układ zbiorowy (a nie jedynie wynikające z niemieckich przepisów prawa pracy).
Ubezpieczenia społeczne
Z uwagi na różnicę wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i ułatwienie rozliczeń, pracodawcy często decydują na umożliwienie odprowadzania składek pracowników w Polsce. Aby skorzystać z takiego uprawnienia, należy zgłosić taką chęć administracji państwa delegowania i złożyć wniosek o formularz PD A1 (tzw. dokument przenośny A1 wydawany w Polsce przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego państwa delegującego i nie musi opłacać składek w kraju delegowania.
Występując o wydanie dokumentu A1, należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres oddelegowania, który można podać to 24 miesiące.
Zollamt
Samo spełnienie powyższych obowiązków może się jednak okazać niewystarczające. Przepisy wykonawcze dyrektywy 96/71/WE umożliwiają bowiem państwom członkowskim wprowadzenie dodatkowych wymagań wobec przedsiębiorców delegujących pracowników do innych krajów członkowskich, a Niemcy z takiej możliwości skorzystały. Dodatkowe wymogi dotyczą głównie kwestii kontrolnych i ewidencyjnych.
Art. 9 ust. 1 dyrektywy 2014/67/UE wydanej w celu usprawnienia egzekwowania dyrektywy o delegowaniu pracowników dopuszcza, aby przyjmujące państwo członkowskie wymagało przed delegowaniem zastosowania w szczególności następujących środków administracyjnych:
- wymogu dotyczącego złożenia odpowiedzialnym właściwym organom krajowym zwykłego oświadczenia, najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług, zawierającego istotne informacje niezbędne w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy, w tym:
- dane identyfikacyjne usługodawcy;
- przewidywaną liczbę pracowników delegowanych, wraz z danymi umożliwiającymi ich identyfikację;
- dane osoby do kontaktów;
- przewidywany czas trwania delegowania, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania;
- adres/adresy miejsca pracy; oraz
- charakter usług uzasadniający delegowanie;
- wymogu wskazania osoby do kontaktów z właściwymi organami przyjmującego państwa członkowskiego
- wymogu wskazania osoby do kontaktów, która może działać jako przedstawiciel, za którego pośrednictwem odpowiedni partnerzy społeczni mogą, w razie potrzeby, dążyć do nakłonienia usługodawcy do rozpoczęcia rokowań zbiorowych w przyjmującym państwie członkowskim.
W ramach realizacji powyższych uprawnień ustawodawca niemiecki wprowadził specjalne obowiązki zgłoszeniowe i dokumentacyjne, których przestrzeganie kontroluje niemiecki Urząd Celny, czyli Zollamt. Obejmują one zgłoszenie delegowanych pracowników do Zollamt, prowadzenie ewidencji czasu pracy i innych dokumentów przetłumaczonych na język niemiecki, a także wyznaczenie specjalnego przedstawiciela krajowego (verantwortlich Handelnder) będącego osobą kontaktową wyznaczoną przez pracodawcę, pozostającą do dyspozycji organu kontrolnego w celu usprawnienia procedury kontroli. Analogiczne obowiązki powstają w stosunku do przedsiębiorców w Niemczech, którzy zatrudniają pracowników wynajętych przez agencję pracy z siedzibą za granicą.
Pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania organów celnych o wszelkich zmianach danych, a także do złożenia oświadczenia, że wypełnia swoje obowiązki w zakresie zapewniania pracownikom odpowiednich warunków pracy tj. takich jak przewidują przepisy państwa delegowania (tj. niemieckie).
Źródłem powyższych obowiązków są trzy odrębne ustawy niemieckiego prawa pracy: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (MiLoG) Ustawa o pracownikach delegowanych (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) oraz ustawa o udostępnianiu pracowników tymczasowych (AÜG). Dodatkowe obowiązki administracyjne nie dotyczą wszystkich przypadków delegowania pracowników (chodzi m.in. o podleganie konkretnym branżom), dlatego każdy przypadek delegowania wymaga indywidualnej oceny w tym zakresie.
W kolejnych artykułach więcej o wymogach prowadzenia właściwej dokumentacji i wyjątkach dotyczących niektórych branż, a także możliwych konsekwencjach kontroli niemieckich organów celnych.