W dobie pandemii coraz więcej firm decyduje się na przejście w tryb pracy zdalnej. Niejednokrotnie możemy spotkać się z sytuacją, w której pracownik pracując zdalnie w polskim przedsiębiorstwie, znajduje się poza granicami kraju. Czy ma do tego prawo, a co istotniejsze, jakie konsekwencje wynikają z tego dla pracodawcy?
Ustawową definicję pracy zdalnej zawiera art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Co do zasady nic nie stoi zatem na przeszkodzie wykonywania przez pracownika pracy także za granicą. Legalność takiego działania nie oznacza jednak, że pracodawca nie ma się czym przejmować. Miejsce świadczenia pracy ma jednak znaczenie przy rozliczeniach wynagrodzeń i innych należności ze stosunku pracy, a w skrajnych przypadkach może doprowadzić do konieczność opodatkowania zysków przedsiębiorstwa za granicą (tzw. zakład podatkowy).
Największy problem stanowi możliwość podlegania przez pracownika zagranicznemu ustawodawstwu w kontekście obliczenia i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy oraz ustalenia jakie prawo będzie właściwe dla celów ubezpieczeń społecznych, czy wysokości należnych składek. Szczególnie niebezpieczny jest w tym kontekście pobyt pracownika w kraju, z którym Polska nie zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takim wypadku pracownik będzie podlegał opodatkowaniu już od pierwszego dnia pobytu, w czasie którego świadczy pracę. Pracodawca co do zasady powinien wtedy wstrzymać pobieranie zaliczek na podatek dochodowy w Polsce, lub zastosować właściwą metodę unikania podwójnego opodatkowania.
W przypadku pracy w Państwach UE co do zasady organy podatkowe uznają pracownika za rezydenta podatkowego, jeśli przebywa w danym kraju ponad 183 dni w roku podatkowym. Naraża to pracodawcę na konieczność zapłaty podatku dochodowego za granicą.
Szerzej o tym co decyduje o rezydencji podatkowej pracownika: Rezydencja podatkowa: jak uchronić się przed podwójnym opodatkowaniem? .
Czasowe wykonywanie pracy za granicą może skutkować zastosowaniem przepisów unijnych o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. W konsekwencji pracodawca może zostać zobowiązany np. do wypłaty wynagrodzenia zgodnie z warunkami obowiązującymi w kraju aktualnego pobytu pracownika, czy też do dopełnienia szeregu obowiązków administracyjnych, których nieterminowe zrealizowanie może spowodować konieczność uiszczenia kar administracyjnych w innym kraju.
Mimo braku jasnych zakazów w przepisach w doktrynie trwa spór dotyczący swobodnego dysponowania przez pracownika miejscem pracy zdalnej. Na pewno nie ulega wątpliwości, że może on wykonywać pracę zdalną w miejscu zamieszkania lub stałego pobytu, znanym pracodawcy. Natomiast niepoinformowanie pracodawcy o długoterminowym wyjeździe za granicę rodzi po jego stronie duże ryzyko związane z obowiązkami podatkowymi, ubezpieczeniowymi i pozostałymi formalnościami uzależnionymi od danego kraju.
Oferta: Prawo pracy Kancelaria Warszawa
Pracownik za granicą – ratunek dla pracodawców
Niestety, żeby zabezpieczyć swoje interesy, pracodawcy będą musieli „wyręczyć” ustawodawcę, samodzielnie dbając o swoje interesy. Najczęstszą praktyką jest odbieranie od pracownika oświadczeń, w których zobowiązują się oni do nie świadczenia pracy za granicą (lub poza UE), lub nie przebywania za granicą ponad 183 dni w roku podatkowym. Bardziej zapobiegliwi pracodawcy uregulowali te kwestie w regulaminach pracy.
Należy jednak pamiętać, że Kodeks pracy ogranicza odpowiedzialność odszkodowawczą pracownika, a w przypadku naruszenia przez niego zobowiązania i powstania obowiązków podatkowych/składkowych za granicą – odpowiedzialność poniesie pracodawca. W obecnym stanie prawnym nie ma regulacji w 100% zabezpieczających przedsiębiorców przed tym ryzykiem.