Każdy przedsiębiorca prędzej czy później staje przed dylematem, jakie wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Niedoświadczeni podatnicy nie wiedzą, czy i jak alokować poszczególne koszty. Kiedy przedsiębiorca sięga po portfel, by zapłacić za kawę i ciasteczka dla pracowników lub na firmowy event, naturalnie pojawia się pytanie: czy te wydatki można wrzucić w koszty prowadzenia działalności? Odpowiedź, jak to często bywa w prawie podatkowym, brzmi: “to zależy”. Należy pamiętać, że nie zawsze każdy zakup zostanie potraktowany przez fiskusa jako wydatek uzasadniony biznesowo. Czy warto więc ryzykować i gdzie leży granica między kosztem a zachcianką?
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Sięgając do przepisów możemy ustalić, że zgodnie z art. 22 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ustawodawca wskazuje również wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów – do tej grupy należy m. in.:
- Zakup gruntów – kosztem nie jest kupno ziemi;
- Wartość pracy własnej – kosztem nie jest praca wykonana przez właściciela lub jego rodzinę;
- Pełna amortyzacja drogiego samochodu – kosztem nie jest amortyzacja wartości samochodu powyżej 150 000 zł (lub 225 000 zł dla elektrycznego);
- Darowizny – kosztem nie są przekazane darowizny, z wyjątkiem żywności przekazanej na cele charytatywne;
- Grzywny i kary – kosztem nie są nałożone grzywny ani kary.
W teorii brzmi prosto – w końcu ustawodawca jasno wskazał co jest kosztem uzyskania przychodu, a co nie. Niestety w praktyce sprawa się komplikuje. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu może wymagać odpowiedniego uzasadnienia w razie kontroli, a w przypadku choćby produktów spożywczych sprawa nie jest wcale taka oczywista.
Zakupy spożywcze jako koszt firmowy – kiedy jest to możliwe?
Zakup produktów spożywczych może być uznany za koszt uzyskania przychodu, ale tylko w określonych sytuacjach. Kluczowe jest tutaj to, w jaki sposób te produkty są wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Jeśli przedsiębiorca zapewnia produkty spożywcze, takie jak woda, herbata, kawa itp. dla swoich pracowników w czasie pracy, może to zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Wynika to m. in. z przepisów BHP, które wskazują, że obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu pracy, a skoro jest to obowiązek to wydatki z tym związane powinny stanowić koszty uzyskania przychodów.
Niestety – wydatki na produkty spożywcze mogą zostać uznane za wydatki poniesione na reprezentację, czyli wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Jeśli zakupione produkty mają na celu poprawę wizerunku firmy (np. wystawny poczęstunek na spotkaniu), to jak wskazuje praktyka, fiskus może zakwestionować ich zaliczenie do kosztów.
Wskazane stanowisko było również wielokrotnie podkreślone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Chociażby w piśmie z tego roku wskazał, że: „Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony…Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił…koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych…Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników…udostępnienie artykułów spożywczych ogranicza przerwy na przygotowanie posiłków, co pozwala pracownikom skupić się na wykonywaniu powierzonych zadań. Wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań. Wpływa na polepszenie relacji w firmie. Zapewnienie przekąsek powoduje, że pracownicy są dowartościowani, mają poczucie, że są istotnym ogniwem w strukturach przedsiębiorstwa. Utrwala to ich przywiązanie do firmy. Benefity mają na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawę atmosfery panującej w biurze. W efekcie zwiększa się ich wydajność i efektywność. Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują. Udostępnianie pracownikom artykułów spożywczych jest obecnie powszechną praktyką na rynku pracy, która zachęca do podjęcia i kontynuowania pracy u danego pracodawcy…Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup artykułów spożywczych wskazanych we wniosku (różnego rodzaju przekąski i napoje bezalkoholowe, np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, mleko, woda, cukier), które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania zadań. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji”.
Zakupy spożywcze a działalność gastronomiczna
Sytuacja wygląda inaczej, jeśli prowadzisz działalność związaną z gastronomią, cateringiem lub handlem produktami spożywczymi. W takim przypadku zakup produktów spożywczych jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością i może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu bez większych problemów. Ważne jest jednak, aby dokładnie udokumentować, jakie produkty zostały zakupione i w jaki sposób zostały wykorzystane.
Podsumowanie
Zakup produktów spożywczych może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko w określonych sytuacjach i przy odpowiednim uzasadnieniu. Warto pamiętać o odpowiedniej dokumentacji i być przygotowanym na ewentualne pytania ze strony organów podatkowych. Jak zawsze, diabeł tkwi w szczegółach, a każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy.