E-dokumentacja pracownicza – co musi wiedzieć pracodawca?   

Wraz z postępującą cyfryzacją, coraz więcej firm decyduje się na przejście z tradycyjnej papierowej dokumentacji pracowniczej na jej elektroniczny odpowiednik. Praca z e-dokumentacją niesie za sobą szereg korzyści, ale wymaga również znajomości przepisów prawnych i odpowiednich procedur.

Co zatem powinien wiedzieć pracodawca, aby prawidłowo wdrożyć e-dokumentację pracowniczą?

Uprawnienia pracodawcy

Zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Nadto art. 94⁸ kodeksu pracy zezwala na zmianę postaci przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Należy pamiętać, że zarówno papierowe jak i elektroniczne akta osobowe pracownika powinny składać się z 5 części: A, B, C, D, E  i obejmować:

1. Oświadczenia lub dokumenty zgromadzone podczas rekrutacji;
2. Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
3. Oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia;
4. Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika za naruszenia porządku lub wynikające z przepisów, które przewidują usunięcie kary po określonym czasie;
5. Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Co istotne, w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca lub zleceniodawca jest zobowiązany do przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy lub umowa zlecenia.

Dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy między styczniem 1999 r. a grudniem 2018 r., można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca:

• Przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• Właściwy raport informacyjny (ZUS RIA).

Akta pracowników lub zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. muszą być przechowywane przez 50 lat.

Podsumowanie

Pracodawca chcący prowadzić dokumenty pracownicze w formie elektronicznej musi być musi spełnić szereg wymogów określonych przez obowiązujące przepisy prawa. Kluczowe regulacje znajdują się w Kodeksie pracy. Przede wszystkim, dokumentacja w formie elektronicznej musi być prowadzona w sposób zapewniający jej autentyczność, integralność i czytelność.

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Mogą Państwo liczyć na kompleksową obsługę i pełne zaangażowanie na każdym etapie prowadzenia sprawy.