Ochrona sygnalistów w Polsce

Ochrona sygnalistów – projekt ustawy

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów pojawiła się kolejna wersja (z 4 sierpnia 2022 r.) projektu tzw. ustawy o ochronie sygnalistów czyli Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Celem jej uchwalenia jest implementacja do polskiego prawa Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17). Termin implementacji dyrektywy do porządków prawnych państw członkowskich minął już niemal rok temu, bo 17 grudnia 2021 r. Komisja Europejska wydała do części krajów UE opinię, w której zwraca się o wyjaśnienie w tej kwestii. Nowelizacja narzuci na przedsiębiorców obowiązek wdrożenia specjalnego systemu ochrony tzw. sygnalistów, czyli osób, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Oferta: Doradztwo z zakresu prawa pracy

Ochrona sygnalistów – kogo dotyczy?

Przypomnijmy, że obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie dotyczył podmiotów prywatnych, na rzecz których praca wykonywana jest przez co najmniej 50 osób. Wyjątek stanowią podmioty prywatne, które wykonują działalność w zakresie: usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska będą musiały wdrożyć procedurę bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Projektodawcy przewidują jednak zróżnicowane natężenie obowiązków ustawowych w zależności od liczby zatrudnianych pracowników. Realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób będzie musiała nastąpić do 17 grudnia 2023 r. Podmioty zatrudniające więcej niż 250 osób lub świadczące ww. usługi, będą musiały podołać realizacji zadań przewidzianych nowelizacją już w 2 miesiące od jej wejścia w życie.

Kim jest sygnalista w świetle ustawy?

Nowa wersja projektu rozszerzyła ustawową definicję osoby zgłaszającej naruszenia. Artykuł 4 projektu stanowi, iż ustawę stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do:

1. pracownika,
2. pracownika tymczasowego,
3. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4. przedsiębiorcy,
5. akcjonariusza lub wspólnika,
6. członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
7. osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
8. stażysty,
9. wolontariusza,
10. praktykanta,
11. funkcjonariusza, w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,
12. żołnierza zawodowego, w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. obronie Ojczyzny,

Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?

Naruszeniem prawa jest wg. art. 3 projektu działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. zamówień publicznych;
2. usług, produktów i rynków finansowych;
3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5. bezpieczeństwa transportu;
6. ochrony środowiska;
7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
9. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
10. zdrowia publicznego;
11. ochrony konsumentów;
12. ochrony prywatności i danych osobowych;
13. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
14. interesów finansowych Unii Europejskiej;
15. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Podmiot prawny może dodatkowo ustanowić zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Zgłoszenia anonimowe

Projektodawcy nie zdecydowali się na wprowadzenie możliwości wdrożenia anonimowego trybu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych ani zgłoszeń zewnętrznych. Zgodnie z uzasadnieniem projektu rezygnacja z możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowo uzasadniona jest przesłankami o charakterze praktycznym, takimi jak ryzyko nadmiernego wpływu informacji przypadkowych i o niskiej wartości z perspektywy rzeczywistego przeciwdziałania naruszeniom czy trudności w uzyskaniu dodatkowych informacji od zgłaszającego, gdy już przekazane informacje są istotne, lecz niepełne. W przypadku zgłoszeń anonimowych problematyczne byłoby także niekiedy późniejsze udowodnienie, na potrzeby jakiegokolwiek postępowania, związku przekazanej informacji z osobą zgłaszającego. Powodami są również koszty i obciążenie organizacyjne związane z przetwarzaniem licznych informacji, potencjalnie bezwartościowych, w ramach ustanowionych mechanizmów zgłaszania.

Powyższe oznacza, iż dla skutecznego dokonania zgłoszenia, osoba zgłaszająca będzie musiała podać dane identyfikujące taką osobę i umożliwiające kontakt z taką osobą. Zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały rygorom ustawy, co oznacza, iż mogą one być pozostawione bez rozpoznania, również w przypadku zgłoszeń dokonanych do Rzecznika Praw Obywatelskich. Sama możliwość składania zgłoszeń anonimowych nie jest jednak wykluczona. Niemniej w przypadku, w którym dany podmiot zdecyduje się umożliwić dokonywanie anonimowych zgłoszeń, należało będzie umieścić odpowiednie regulacje w tej kwestii w procedurze zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego.

Przetwarzanie danych osobowych

W stosunku do poprzednich wersji projektów, zmieniono przepis o obowiązku niezwłocznego usunięcia danych osobowych po zakończeniu ich przetwarzania przez podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń. Zgodnie z nową treścią art. 28 ust. 1 projektu kwestia usunięcia danych ma być uzgadniana w umowie pomiędzy administratorem danych, a podmiotem zewnętrznym upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń.

Ochrona sygnalistów – obowiązki pracodawcy

O nadchodzących obowiązkach dla pracodawców powstałych w związku z nadchodzącą nowelizacją informowaliśmy już na stronie kancelarii. Do najważniejszych z nich należą zakaz odwetu wobec sygnalisty i konieczność sporządzenia wewnętrznej procedury rozpatrywania naruszeń.

Zakaz odwetu wobec sygnalisty

Podstawowy obowiązek przewidziany dla pracodawcy ma charakter negatywny. Zgodnie z art. 10 ustawy nie może on podejmować wobec sygnalisty zgłaszającego naruszenie tzw. działań odwetowych. Działania te są definiowane jako bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które naruszają lub mogą naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządzają lub mogą wyrządzić szkodę zgłaszającemu.

Zgodnie z art. 11 jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Za niekorzystne traktowanie projekt uważa w szczególności:

1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
13. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
14. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
15. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego

Niekorzystnym traktowaniem z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest także groźba lub próba zastosowania ww. środków, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma określać:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanych dalej „adresem do kontaktu”;
3. bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
5. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
6. maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 4, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
7. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej;

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może obejmować dodatkowe elementy np. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu
prawnego sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych
obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji. Oprócz tego sygnaliści będą uprawnieni do dokonywania tzw. zgłoszeń zewnętrznych niezależnie od powyższej procedury, których adresatami będą RPO i organy publiczne.

Będziemy Państwa informować na bieżąco o dalszych etapach prac nad projektem. Z uwagi na naciski Komisji Europejskiej można zakładać, że proces legislacyjny przebiegnie dość dynamicznie. Stąd już teraz warto zatroszczyć się o zorganizowanie odpowiedniej procedury zgłoszeń wewnętrznych i compliance z pozostałymi przepisami nadchodzącej nowelizacji. Zapraszamy do kontaktu z ekspertami ATL LAW Anna Błaszak Kancelaria Radcy prawnego. Prawnicy ATL Law udzielają pracodawcom wszechstronnej pomocy prawnej we wszystkich obszarach dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi i prawa pracy. Dostarczamy indywidualnie opracowane rozwiązania, które obejmują wszelkie aspekty istotne z punktu widzenia firmy, jej celów biznesowych oraz specyfiki prowadzonej działalności zapewniając jej bezpieczeństwo prawne.