Składki ZUS dla członków rad nadzorczych w 2026 roku

Rok 2026 przynosi istotne wyzwania dla płatników składek w zakresie rozliczeń z członkami rad nadzorczych. Po wejściu w życie zmian dotyczących Funduszu Solidarnościowego w czerwcu 2025 roku, styczeń nowego roku to kluczowy moment na weryfikację dokumentacji i aktualizację oświadczeń. Poniższy przewodnik przedstawia najważniejsze obowiązki oraz praktyczne wskazówki dla działów kadr i płac.

Podstawy prawne obowiązku składkowego

Wynagrodzenia członków rad nadzorczych stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, co bezpośrednio determinuje obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy. Od 2015 roku członkowie rad nadzorczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, niezależnie od posiadania innych tytułów do ubezpieczeń.

Obowiązek naliczania składek na FP i FS powstaje przy jednoczesnym spełnieniu określonych kryteriów:

• Próg dochodowy: Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe musi wynosić w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej tyle, ile aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę.
• Kryterium wieku: Z opłacania składek zwolnieni są płatnicy w odniesieniu do osób, które osiągnęły wiek 55 lat dla kobiet oraz 60 lat dla mężczyzn.

Zmiany obowiązujące od 1 czerwca 2025 roku

Nowelizacja przepisów, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku, rozszerzyła zakres obciążeń o obowiązkowe wpłaty na Fundusz Solidarnościowy. Zmiana ta zintegrowała system naliczania składek na FS z dotychczasowym systemem składek na Fundusz Pracy, tworząc jednolite ramy prawne dla obu danin publicznych.

W praktyce oznacza to, że płatnicy muszą obecnie weryfikować przesłanki obowiązku składkowego zarówno dla FP, jak i FS, stosując te same kryteria progu dochodowego oraz zwolnień wiekowych.

Obowiązki płatnika w styczniu 2026 roku

Styczeń to kluczowy miesiąc dla obsługi wynagrodzeń członków rad nadzorczych. Ze względu na początek roku kalendarzowego i fiskalnego oraz zmianę wysokości płacy minimalnej, na działach kadr i płac spoczywa obowiązek aktualizacji dokumentacji.

Dlaczego oświadczenie jest niezbędne?

Obowiązek opłacania składek na FP i FS zależy od łącznej kwoty przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych. Płatnik musi wiedzieć, czy powinien naliczać te składki w następujących sytuacjach:

1. Gdy wynagrodzenie w radzie jest niższe niż minimalne: Jeśli członek RN otrzymuje wynagrodzenie poniżej płacy minimalnej, składki na FP/FS nalicza się tylko wtedy, gdy suma jego przychodów z innych tytułów (np. umowa o pracę w innym miejscu, inna rada nadzorcza) jest równa lub wyższa od wynagrodzenia minimalnego.
2. Weryfikacja wieku: Oświadczenie pozwala na szybką weryfikację zwolnienia z FP/FS ze względu na osiągnięcie wieku 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni).

Elementy prawidłowego oświadczenia

Aby oświadczenie stanowiło skuteczny dokument chroniący płatnika przed błędem, powinno zawierać następujące elementy:

• informację o innych tytułach do ubezpieczeń (umowa o pracę, działalność gospodarcza, inne rady nadzorcze)
• informację o łącznej podstawie wymiaru składek z tych tytułów (czy przekracza minimalne wynagrodzenie)
• zobowiązanie członka RN do niezwłocznego poinformowania spółki o zmianach w tym zakresie

WAŻNE: W przypadku kontroli ZUS posiadanie aktualnego oświadczenia jest dowodem na to, że płatnik dołożył należytej staranności przy ustalaniu obowiązku składkowego.

Postępowanie w przypadku braku oświadczenia

Brak informacji o zarobkach członka rady nadzorczej stawia płatnika w trudnej sytuacji, ponieważ to na nim spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe naliczenie składek. W takim przypadku należy zastosować następujące zasady:

Zasada braku obowiązku przy braku danych

Gdy wynagrodzenie wypłacane przez spółkę jest niższe niż minimalne wynagrodzenie, a płatnik nie dysponuje oświadczeniem o innych tytułach ubezpieczeniowych, przyjmuje się, że suma podstaw wymiaru składek nie osiąga progu ustawowego. W konsekwencji nie nalicza się składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy.

Formalne wezwanie do złożenia oświadczenia

W celu zabezpieczenia interesu spółki niezbędne jest podjęcie kroków dokumentujących staranność płatnika. Należy skierować do członka rady nadzorczej oficjalne zapytanie lub formularz oświadczenia, wskazując że informacja ta jest niezbędna do prawidłowego ustalenia zobowiązań wobec ZUS. Dokumentację z prób uzyskania oświadczenia należy archiwizować na wypadek kontroli organu rentowego.

Ocena ryzyka i odpowiedzialność

Brak informacji wiąże się z określonymi skutkami prawnymi i finansowymi. Jeśli kontrola ZUS wykaże, że składki powinny być opłacane (ze względu na inne dochody członka RN), spółka zostanie zobowiązana do uregulowania zaległości wraz z odsetkami. Posiadanie dowodów na podjęcie prób uzyskania oświadczenia pozwala jednak na uniknięcie sankcji karnych za umyślne niedopełnienie obowiązków.

Rekomendowany sposób postępowania

Na podstawie obowiązujących przepisów oraz praktyki organów rentowych rekomenduje się następujący tryb działania:

• Weryfikacja wynagrodzenia: Sprawdzenie, czy kwota wypłacana w spółce osiąga poziom minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2026 roku.
• Pozyskanie dokumentacji: Wysłanie prośby o aktualizację oświadczeń do wszystkich członków rady nadzorczej, których wynagrodzenie jest niższe od płacy minimalnej.
• Decyzja płacowa: W przypadku braku zwrotnej informacji do dnia zamknięcia listy płac – odstąpienie od naliczania składek na FP i FS przy jednoczesnym zachowaniu kopii wezwania w aktach.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy dla członków rad nadzorczych wymaga systematycznego podejścia i odpowiedniej dokumentacji. Kluczowe znaczenie ma regularna aktualizacja oświadczeń, szczególnie na początku roku kalendarzowego, gdy zmienia się wysokość płacy minimalnej stanowiącej próg obowiązku składkowego.

Płatnicy powinni wdrożyć procedury zapewniające terminowe pozyskiwanie informacji od członków rad nadzorczych oraz właściwe dokumentowanie podejmowanych działań. Takie podejście minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach oraz stanowi skuteczną ochronę na wypadek kontroli ZUS.