USTAWA O OCHRONIE SYGNALISTÓW – WPROWADZENIE

Dnia 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw pojawiła ustawa o ochronie sygnalistów z 14.06.2024 r. Akt ten implementuje regulacje Dyrektywy z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, tzw. Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów w większości wejdą w życie 25 września 2024 r., wyjątkiem są regulacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych  tte zaczną obowiązywać 3 miesiące później tj. od 25 grudnia 2024 r. Nowa regulacja niesie za sobą nowe obowiązki i wyzwania dla prywatnych firm i podmiotów publicznych. Ustawa o ochronie sygnalistów reguluje m.in.: warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalistą jest osobą fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa unijnego, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może być nim m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, czy osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej. Regulacje stosuje się również w sytuacji, kiedy osoba dokonuje odpowiedniego zgłoszenia lub ujawnienia informacji o naruszeniu prawa, którą pozyskał w związku z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym albo już po ich ustaniu.

Jakie naruszenia prawa można zgłaszać?

Przepis art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wskazuje, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wymienionymi powyżej. Oprócz tego warto wskazać, że podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych stworzyć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach, które tyczą się obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych albo standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i są z nimi zgodne.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie zostaną zastosowane do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicy zawodowej zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicy narady sędziowskiej oraz postępowaniu karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Sposoby zgłaszania naruszeń

Regulacja przewiduje trzy możliwe sposoby sygnalizowania naruszeń prawa. Sygnalista po dowiedzeniu się o naruszeniach, objętych zakresem ustawy, może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem procedury wewnętrznej, zewnętrznej lub ujawnienia publicznego. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego sygnalista informuje o naruszeniu podmiot prawny,  u którego jest pracownikiem lub łączą go inne relacje o charakterze zarobkowym. Zgłoszenie zewnętrzne polega na skierowaniu informacji do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Sygnalista, jako ostateczną metodę, po spełnieniu się okoliczności wskazanych w ustawie, może wybrać ujawnienie publiczne. W przypadku tego sposobu dochodzi do podania przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej z pominięciem pozostałych kanałów zgłoszeń.

Nowe obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów

Nowa regulacja niesie, dla określonych podmiotów prywatnych i publicznych, konieczność opracowania i wdrożenia procedury wewnętrznej. Obowiązek ten tyczy się podmiotów zarówno prywatnych, jak i publicznych, w których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje minimum 50 osób. Do progu tego wlicza się nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale, również inne osoby wykonujące pracę zarobkową w oparciu o inną podstawę, m.in. umowę zlecenia. Wskazany powyżej próg nie zostanie zastosowany do podmiotu prawnego, który wykonuje działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania odpowiednich aktów prawnych UE. W tym przypadku nienależnie od liczby osób wykonujących pracę zarobkową podmiot będzie musiał posiadać procedurę wewnętrzną. Pozostałe podmioty prywatne będą mogły fakultatywnie opracować i wprowadzić odpowiedni dla sygnalistów proces. W zakresie przygotowania i wdrożenia właściwych procedur warto skorzystać z pomoc prawnej kancelarii prawnej, która pomoże przygotować niezbędne dokumenty i wprowadzić procedurę w sposób zgodny z przepisami prawa oraz zadba o istotne dla każdego przedsiębiorcy aspekty praktyczne.

Jeśli chodzi o podmioty prawne, które są jednostkami samorządu terytorialnego, to w takim przypadku obowiązki podmiotu prawnego zostaną wykonane przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego. Warto wskazać, że jednostki samorządu terytorialnego będą posiadały prawo, aby ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, pod warunkiem, że zostanie zapewniona jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu, które posiadają mniej niż 10 000 mieszkańców nie będą musiały ustalać procedury wewnętrznej. W ich przypadku ustawodawca przewidział dobrowolność.