Wykorzystywanie wizerunku pracownika: co musisz wiedzieć?

W erze technologii i cyfryzacji, wizerunek pracownika może stać się jednym z najważniejszych narzędzi marketingowych firmy. Publikowanie zdjęć lub nagrań z wydarzeń firmowych, szkoleń czy wyjazdów integracyjnych stało się codziennością. Jednak, czy pracodawca zawsze musi pytać o zgodę na udostępnienie takiego materiału? Odpowiedź na to pytanie może być kluczowa dla każdej organizacji.

Zgoda nie zawsze wymagana

Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim, rozpowszechnianie wizerunku osoby wymaga jej zgody – jednak z pewnymi wyjątkami. Jeśli osoba jest powszechnie znana, a jej wizerunek został wykonany w związku z pełnieniem funkcji publicznych, zgoda nie jest wymagana. Podobnie, jeśli pracownik jest tylko tłem na zdjęciu z imprezy firmowej, a głównym elementem fotografii jest na przykład wystrój sali, nie potrzebujemy zgody na jego publikację. Jednak, gdy zdjęcie koncentruje się na twarzach pracowników, zgoda co do zasady staje się już niezbędna.

Kwestia udostępniania wizerunku w wewnętrznych systemach firmy, takich jak intranet, wygląda inaczej niż w przypadku chęci opublikowania przez pracodawcę zdjęć na social mediach. W przypadku publikacji w wewnętrznej sieci komunikacyjnej, zmienia się grupa odbiorców – ogranicza się ona jedynie do pracowników firmy. W takiej sytuacji pracodawca nie musi uzyskiwać odrębnej zgody na publikację wizerunku, choć nie można zapomnieć o tym, że pracownik ma prawo wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO.

Kiedy zgoda jest konieczna?

We wszystkich innych przypadkach, należałoby przyjąć, że niezbędne jest uzyskanie zgody pracownika. Musi ona być dobrowolna i precyzyjna – obejmować dane osobowe pracownika, nazwę firmy, formę wizerunku, czas obowiązywania zgody oraz miejsce jej rozpowszechniania. Zaleca się, aby zgoda była wyrażona na piśmie, co ułatwi udowodnienie jej istnienia w razie zaistnienia takiej potrzeby – należy ją przechowywać w aktach osobowych pracownika. Zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika może być przez niego odwołana w każdym czasie, jednak dotyczyć ona może wyłącznie przyszłych publikacji.

Nie można zapominać, że każda sytuacja związana z rozpowszechnianiem wizerunku pracownika może mieć unikalne okoliczności i wymagać indywidualnego podejścia. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z naszą Kancelarią. Mogą Państwo liczyć na kompleksową obsługę i pełne zaangażowanie na każdym etapie prowadzenia sprawy.