Przełom roku to dla działów HR i płac okres wzmożonej pracy. Wielość obowiązków sprawozdawczych, informacyjnych i rozliczeniowych wymaga precyzyjnego planowania. Poniższy przewodnik zawiera wszystkie kluczowe terminy, których dotrzymanie pozwoli uniknąć sankcji i zapewnić zgodność z przepisami.

Grudzień 2025 – przygotowanie do zamknięcia roku

Ostatni miesiąc roku kalendarzowego to czas intensywnych przygotowań. Pracodawcy muszą zweryfikować szereg kwestii kadrowych i płacowych, które będą miały wpływ na funkcjonowanie firmy w roku następnym.

30 listopada 2025 – ustalenie płatnika zasiłków

Data 30 listopada jest kluczowa dla określenia, kto będzie wypłacał zasiłki chorobowe w 2026 roku. Jeżeli na ten dzień pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, staje się płatnikiem zasiłków. Stan ten obowiązuje przez cały rok 2026, niezależnie od ewentualnych późniejszych zmian zatrudnienia.

24 grudnia 2025 – jawność wynagrodzeń w rekrutacji

To historyczna data dla polskiego rynku pracy. Wchodzą w życie przepisy nowelizujące Kodeks pracy, które wprowadzają obowiązek podawania widełek płacowych już na etapie rekrutacji. Od tego dnia pracodawcy nie mogą również pytać kandydatów o dotychczasowe zarobki. Przepisy te stanowią pierwszy etap implementacji unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń.

31 grudnia 2025 – ostateczne rozliczenia roczne

Ostatni dzień roku to termin graniczny dla wielu obowiązków:

• Korekta odpisu na ZFŚS – pracodawcy tworzący fundusz socjalny muszą skorygować wysokość odpisu do rzeczywistej przeciętnej liczby zatrudnionych
• Wykorzystanie urlopu na żądanie – niewykorzystane dni urlopu na żądanie przechodzą na rok następny jako zwykły urlop wypoczynkowy
• Zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem – 2 dni wolnego dla rodziców dzieci do lat 14 nie przechodzą na kolejny rok i przepadają
• Weryfikacja akt osobowych – warto uporządkować dokumentację pracowniczą przed nowym rokiem

Styczeń 2026 – kluczowe deklaracje i informacje

Pierwszy miesiąc nowego roku to okres składania najważniejszych deklaracji rocznych. W 2026 roku część terminów ulega przesunięciu ze względu na przypadające soboty.

20 stycznia 2026 – terminy PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie osiągają 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, muszą złożyć:

• Deklarację roczną DEK-R za 2025 rok
• Deklarację miesięczną DEK-I-0 za grudzień 2025
• Wpłatę na PFRON za grudzień 2025

31 stycznia 2026 (przesunięcie na 2 lutego 2026)

Standardowy termin 31 stycznia wypada w sobotę, dlatego obowiązki przesuwają się na poniedziałek 2 lutego 2026. Do urzędu skarbowego należy przekazać elektronicznie:

• PIT-11 – informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach
• PIT-4R – roczna deklaracja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy
• PIT-8AR – roczna deklaracja o zryczałtowanym podatku dochodowym
• PIT-8C – informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych
• PIT-R – informacja o wypłaconych kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich

Do ZUS należy przekazać:

• ZUS IWA – informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dotyczy płatników, którzy byli zgłoszeni nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku i zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób

Luty 2026 – informacje dla pracowników

28 lutego 2026 (przesunięcie na 2 marca 2026)

Termin końcowy przypadający na sobotę przesuwa się na poniedziałek 2 marca 2026. Do tego dnia pracodawca musi przekazać pracownikom:

• PIT-11 – w formie papierowej lub elektronicznej (np. przez system kadrowy)
• IFT-1R – informacja o przychodach nierezydentów (termin składania do US również do 2 marca 2026)

Kalendarz terminów – podsumowanie

Konsekwencje niedotrzymania terminów

Pracodawcy, którzy nie dopełnią obowiązków terminowo, muszą liczyć się z poważnymi sankcjami:

• Grzywna do 180 stawek dziennych – za nieterminowe złożenie deklaracji PIT (wykroczenie skarbowe)
• Odsetki podatkowe – od zaległych wpłat na PFRON
• Grzywna do 500 zł – za niedopełnienie obowiązku wysłania informacji INF-1/INF-2 lub deklaracji DEK do PFRON
• Kontrola PIP – nieprawidłowości w rozliczeniu urlopów mogą skutkować wszczęciem postępowania kontrolnego

Praktyczne rekomendacje

1. Stwórz harmonogram działań – rozpisz wszystkie terminy w kalendarzu zespołu z odpowiednimi przypomnieniami
2. Zweryfikuj dane w systemie kadrowo-płacowym – upewnij się, że wszystkie informacje są kompletne i aktualne przed generowaniem deklaracji
3. Przygotuj się na jawność wynagrodzeń – przeprowadź audyt siatki płac i opracuj widełki do ogłoszeń rekrutacyjnych
4. Skonsultuj wątpliwości z prawnikiem – szczególnie w kontekście nowych przepisów o transparentności wynagrodzeń
5. Nie odkładaj na ostatnią chwilę – systemy elektroniczne urzędów mogą być przeciążone w dniach granicznych

Podsumowanie

Zamknięcie roku płacowego 2025 wymaga szczególnej uwagi ze względu na nakładające się na siebie nowe regulacje dotyczące jawności wynagrodzeń oraz standardowe obowiązki sprawozdawcze. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zaplanowanie prac i rozpoczęcie przygotowań z wyprzedzeniem. Warto pamiętać, że wiele terminów styczniowych i lutowych ulega przesunięciu ze względu na przypadające soboty – ostatecznymi datami są odpowiednio 2 lutego i 2 marca 2026 roku.