Zwolnienie dyscyplinarne wysłane pocztą. Kiedy umowa o pracę rozwiązuje się naprawdę

Zwolnienie dyscyplinarne pracownika, który przestał stawiać się w pracy i nie usprawiedliwia swojej nieobecności, rzadko odbywa się przy biurku działu HR. Pracodawca nie ma komu wręczyć pisma, więc sięga po przesyłkę poleconą. Od tego momentu data rozwiązania umowy przestaje zależeć wyłącznie od niego – o tym, kiedy stosunek pracy faktycznie ustanie, przesądza sposób, w jaki pismo dotrze do adresata. Ma to bezpośrednie przełożenie na dochowanie ustawowych terminów, świadectwo pracy i rozliczenia z ZUS, dlatego warto znać zasady, którymi w tym zakresie kierują się sądy.

Decyduje dojście pisma, nie data nadania

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy jest jednostronnym oświadczeniem woli pracodawcy. Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego, stosowanym w sprawach pracowniczych poprzez art. 300 Kodeksu pracy, oświadczenie takie zostaje złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik rzeczywiście pismo przeczytał – liczy się to, że miał realną możliwość zapoznania się z nim.

Z tego względu sformułowanie, zgodnie z którym umowa rozwiązuje się „z dniem doręczenia niniejszego pisma”, jest w przypadku korespondencji pocztowej rozwiązaniem właściwym. Pracodawca nie może natomiast skutecznie wskazać daty wcześniejszej niż dzień dojścia oświadczenia – rozwiązanie umowy nie działa wstecz.

Scenariusze doręczenia listu poleconego

Jeżeli pracownik odbierze przesyłkę od doręczyciela, umowa rozwiązuje się w dniu odbioru. Jeżeli odmówi jej przyjęcia, doręczający odnotowuje ten fakt wraz z datą na potwierdzeniu odbioru, a dzień odmowy staje się dniem rozwiązania umowy. Pracownik, który świadomie nie przyjmuje pisma, nie może skutecznie powoływać się na to, że nie znał jego treści.

W razie nieobecności adresata operator pocztowy pozostawia zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w placówce. Gdy pracownik odbierze list w terminie wskazanym w pierwszym awizo, datą rozwiązania umowy jest dzień odbioru w placówce. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta, jest awizowana powtórnie, a po bezskutecznym upływie terminu do jej odbioru przyjmuje się, że została doręczona. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 października 2005 r. (sygn. akt I PK 37/05) uznał, że w takiej sytuacji pismo zostaje skutecznie doręczone z upływem siódmego dnia od wystawienia powtórnego awizo. W praktyce oznacza to, że od pierwszej nieudanej próby doręczenia do chwili rozwiązania umowy może upłynąć około dwóch tygodni.

Tak zwana fikcja doręczenia działa jednak tylko wtedy, gdy przesyłka została skierowana na właściwy adres – co do zasady aktualny adres zamieszkania lub adres do korespondencji wskazany przez pracownika w dokumentacji pracowniczej. W razie sporu to pracodawca musi wykazać, że oświadczenie dotarło do pracownika, dlatego potwierdzenie nadania, zwrotne potwierdzenie odbioru albo zwrócona przesyłka z adnotacjami operatora, a także kopia wysłanego pisma powinny trafić do akt osobowych.

Miesięczny termin z art. 52 § 2 KP a czas doręczenia

Najpoważniejsze ryzyko dla pracodawcy wiąże się z terminem na dokonanie zwolnienia. Rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności je uzasadniającej. W orzecznictwie przyjmuje się, że w tym terminie oświadczenie musi do pracownika dojść – samo nadanie listu w ostatnich dniach miesiąca nie wystarczy. Skoro przy nieodebranej przesyłce skutek następuje dopiero po dwukrotnym awizowaniu, decyzję należy podejmować, a pismo nadawać niezwłocznie, z zapasem czasu pozwalającym na pełny cykl awizowania.

Tam, gdzie termin jest napięty, warto równolegle wykorzystać inne kanały: doręczenie osobiste przez kuriera lub upoważnionego przedstawiciela pracodawcy, z udokumentowaniem próby wręczenia, albo przesłanie oświadczenia w formie elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, na znany pracodawcy adres e-mail pracownika. Forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, natomiast skan pisma przesłany zwykłą wiadomością e-mail lub SMS-em tego wymogu nie spełnia.

Co jeszcze zależy od daty rozwiązania umowy

Ustalona data rozwiązania umowy wyznacza dalsze obowiązki pracodawcy. Od niej zależy termin wydania lub przesłania świadectwa pracy, termin wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych oraz moment ostatecznego rozliczenia wynagrodzenia i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Od dnia doręczenia – także doręczenia fikcyjnego – biegnie również 21-dniowy termin, w którym pracownik może odwołać się do sądu pracy.

Niezależnie od sposobu doręczenia pismo musi spełniać wymogi formalne: wskazywać konkretną i zrozumiałą przyczynę rozwiązania umowy oraz zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi ją uprzednio zawiadomić o przyczynie zwolnienia. Uchybienia w tym zakresie otwierają pracownikowi drogę do przywrócenia do pracy lub odszkodowania, nawet gdy samo naruszenie obowiązków było poważne.

Jak możemy pomóc

Zespół prawa pracy ATL Law wspiera pracodawców na każdym etapie rozwiązywania umów o pracę w trybie dyscyplinarnym. Oceniamy, czy zachowanie pracownika uzasadnia zastosowanie art. 52 Kodeksu pracy, i kontrolujemy bieg miesięcznego terminu. Przygotowujemy oświadczenia o rozwiązaniu umowy wraz z uzasadnieniem i pouczeniem, planujemy sposób doręczenia i jego udokumentowanie, doradzamy w zakresie konsultacji ze związkami zawodowymi, a w razie sporu reprezentujemy pracodawców przed sądami pracy. Pomagamy także uporządkować wewnętrzne procedury HR tak, aby kolejne zwolnienia przebiegały sprawnie i bezpiecznie.