ZWOLNIENIA GRUPOWE [CZ. 5] – Powiadomienie PUP

Rola powiatowego urzędu pracy w procedurze zwolnień grupowych

Przeprowadzenie zwolnień grupowych wymaga od pracodawcy dopełnienia szeregu obowiązków formalnych, wśród których szczególne miejsce zajmuje powiadomienie właściwego powiatowego urzędu pracy. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r., poz. 570) i stanowi element szerszego systemu ochrony rynku pracy przed skutkami masowych redukcji zatrudnienia.

Powiadomienie PUP pełni funkcję informacyjną i prewencyjną. Umożliwia służbom zatrudnienia przygotowanie się na przyjęcie grupy osób poszukujących pracy, zaplanowanie działań aktywizacyjnych oraz uruchomienie programów wsparcia dla zwalnianych pracowników. Z perspektywy pracodawcy właściwe wykonanie tego obowiązku warunkuje skuteczność całej procedury zwolnień grupowych, ponieważ uchybienia w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Zmiany w otoczeniu prawnym od czerwca 2025 roku

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. z 2025 r. poz. 620), która zastąpiła obowiązującą przez ponad 20 lat ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe przepisy znacząco zmodernizowały sposób funkcjonowania urzędów pracy i rozszerzyły zakres oferowanego wsparcia dla osób tracących zatrudnienie.

Co istotne, sama ustawa o zwolnieniach grupowych z 2003 roku pozostaje w mocy i nadal reguluje procedurę powiadamiania PUP. Jednakże nowa ustawa o rynku pracy wprowadza dodatkowe mechanizmy współpracy między pracodawcami a służbami zatrudnienia, w tym w ramach tzw. zwolnień monitorowanych. Pracodawca planujący zwolnienie z przyczyn dotyczących zakładu pracy co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy ma rozszerzone obowiązki w zakresie współpracy z urzędem pracy przy wdrażaniu programów wsparcia dla zwalnianych pracowników.

Terminy powiadomienia urzędu pracy

Ustawa o zwolnieniach grupowych przewiduje dwuetapowy system powiadamiania powiatowego urzędu pracy, przy czym każdy etap wiąże się z innymi terminami i zakresem przekazywanych informacji.

Pierwsze powiadomienie – etap konsultacji

Zgodnie z art. 2 ust. 6 ustawy, pracodawca jest zobowiązany przekazać powiatowemu urzędowi pracy informację o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych równocześnie z zawiadomieniem organizacji związkowych o przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia. W praktyce oznacza to, że powiadomienie PUP powinno nastąpić na samym początku procedury, jeszcze przed rozpoczęciem właściwych konsultacji ze stroną społeczną. Termin ten jest zatem ściśle powiązany z momentem wszczęcia procedury konsultacyjnej i nie może być od niej oderwany.

Drugie powiadomienie – po zakończeniu konsultacji

Art. 4 ust. 1 ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek złożenia drugiego powiadomienia po zakończeniu konsultacji i podpisaniu porozumienia lub wydaniu regulaminu zwolnień grupowych. To drugie zawiadomienie ma charakter informacji o podjętych ustaleniach i musi zawierać szerszy zakres danych niż powiadomienie wstępne. Pracodawca powinien je złożyć niezwłocznie po zakończeniu etapu konsultacyjnego, przed przystąpieniem do wypowiadania umów o pracę poszczególnym pracownikom.

Warto podkreślić, że rozwiązanie stosunku pracy w ramach zwolnienia grupowego może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia złożenia drugiego zawiadomienia do PUP. Termin ten ma charakter ochronny i nie może być skrócony nawet za zgodą stron. W przypadku gdy pracodawca zamierza rozwiązać stosunki pracy z częścią pracowników przed upływem tego terminu, wypowiedzenia będą dotknięte wadą prawną.

Forma powiadomienia

Ustawa o zwolnieniach grupowych wymaga, aby powiadomienie powiatowego urzędu pracy zostało złożone w formie pisemnej. Wymóg ten dotyczy zarówno pierwszego, jak i drugiego zawiadomienia. W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia dokumentu opatrzonego własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania pracodawcy lub podpisem elektronicznym kwalifikowanym w przypadku składania dokumentów drogą elektroniczną.

Powiadomienie można złożyć osobiście w siedzibie właściwego powiatowego urzędu pracy, przesłać listem poleconym lub przekazać za pośrednictwem platformy ePUAP z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Niezależnie od wybranej formy doręczenia, pracodawca powinien zadbać o uzyskanie potwierdzenia wpływu dokumentu do urzędu, które stanowi dowód dopełnienia obowiązku ustawowego.

Właściwość miejscowa urzędu pracy jest ustalana według siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy przez zwalnianych pracowników. W przypadku gdy pracodawca prowadzi działalność w wielu lokalizacjach i planuje zwolnienia obejmujące pracowników z różnych jednostek organizacyjnych, może być konieczne złożenie powiadomień do kilku urzędów pracy jednocześnie. W przypadku zamiaru przeprowadzenia grupowego zwolnienia dotyczącego członków załogi statku morskiego o polskiej przynależności pracodawca przekazuje informacje powiatowemu urzędowi pracy właściwemu ze względu na siedzibę armatora.

Treść pierwszego powiadomienia

Pierwsze powiadomienie kierowane do powiatowego urzędu pracy na etapie rozpoczęcia konsultacji powinno zawierać informacje określone w art. 2 ust. 3 ustawy. Pracodawca jest zobowiązany wskazać przyczyny zamierzonego grupowego zwolnienia, przedstawiając okoliczności ekonomiczne, organizacyjne, produkcyjne lub technologiczne uzasadniające konieczność redukcji zatrudnienia. Opis przyczyn powinien być na tyle szczegółowy, aby umożliwić urzędowi pracy ocenę skali i charakteru planowanych zmian.

W powiadomieniu należy również określić liczbę zatrudnionych pracowników oraz liczbę pracowników objętych zamiarem zwolnienia. Dane te pozwalają na ustalenie, czy planowana redukcja spełnia kryteria zwolnienia grupowego w rozumieniu ustawy. Pracodawca powinien wskazać grupy zawodowe pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia oraz przedstawić okres, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie.

Dodatkowo pierwsze powiadomienie musi zawierać informację o proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia oraz kolejności dokonywania zwolnień. Pracodawca powinien także przedstawić propozycje rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem, w tym w szczególności informacje dotyczące możliwości przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego zwalnianych pracowników.

Treść drugiego powiadomienia

Drugie powiadomienie, składane po zakończeniu konsultacji, ma charakter bardziej konkretny i definitywny. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy pracodawca zawiadamia na piśmie właściwy powiatowy urząd pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, w tym o liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników oraz o przyczynach ich zwolnienia, okresie, w ciągu którego ma być dokonane zwolnienie, a także o przeprowadzonej konsultacji zamierzonego grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Urząd pracy powinien otrzymać informację o tym, czy konsultacje zakończyły się zawarciem porozumienia, czy też pracodawca wydał regulamin zwolnień grupowych. Kopię zawiadomienia pracodawca przekazuje zakładowym organizacjom związkowym, które mogą przedstawić właściwemu powiatowemu urzędowi pracy swoją opinię w sprawie grupowego zwolnienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, przepis ten stosuje się odpowiednio do przedstawicieli pracowników.

Istotnym elementem drugiego powiadomienia jest wskazanie ostatecznie przyjętych kryteriów doboru pracowników do zwolnienia. Kryteria te mogą różnić się od propozycji przedstawionych w pierwszym powiadomieniu, jeżeli w toku konsultacji zostały zmodyfikowane na skutek ustaleń ze stroną społeczną. Pracodawca powinien również poinformować o świadczeniach przysługujących zwalnianym pracownikom, w tym o wysokości odpraw i ewentualnych dodatkowych świadczeniach przewidzianych w porozumieniu lub regulaminie.

Rozszerzona ochrona pracowników od 2025 roku

Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 6 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871), implementująca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158, wprowadziła istotne zmiany w zakresie ochrony pracowników przed zwolnieniem. Zmiany te dotyczą również procedury zwolnień grupowych i muszą być uwzględnione przy powiadamianiu PUP.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, okres ochronny przed wypowiedzeniem dotyczy pracownika od dnia złożenia przez niego wniosku o urlop ojcowski, rodzicielski lub opiekuńczy do dnia zakończenia tego urlopu. Oznacza to, że ochrona rozpoczyna się wcześniej niż dotychczas – nie dopiero od momentu rozpoczęcia korzystania z urlopu, ale już od momentu złożenia wniosku. Pracodawca przeprowadzający zwolnienia grupowe musi zatem szczególnie starannie weryfikować, którzy pracownicy złożyli wnioski o te urlopy, nawet jeśli jeszcze z nich nie korzystają.

W informacji przekazywanej do PUP warto uwzględnić, w jaki sposób pracodawca zamierza postępować wobec pracowników objętych szczególną ochroną trwałości stosunku pracy. W przypadku tych osób dopuszczalne jest wyłącznie wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy, a nie wypowiedzenie definitywne.

Zwolnienia monitorowane – dodatkowe obowiązki

Od 1 czerwca 2025 r. funkcjonuje instytucja zwolnień monitorowanych, uregulowana w nowej ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Przepisy te nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki w przypadku planowania zwolnień o większej skali – co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy.

W ramach zwolnień monitorowanych pracodawca ma obowiązek nie tylko poinformowania powiatowego urzędu pracy o planowanych zwolnieniach i ich przyczynach, ale również aktywnej współpracy z urzędem przy wdrażaniu programów wsparcia dla zwalnianych pracowników. Istotą tej regulacji jest nałożenie na pracodawców obowiązku takiego przeprowadzenia procesu redukcji zatrudnienia, w ramach którego zwalniani pracownicy będą aktywnie wspierani w procesie poszukiwania nowego zatrudnienia.

Pracodawca może przyznać zwalnianym pracownikom świadczenie szkoleniowe, które wypłaca co miesiąc w wysokości równej wynagrodzeniu pracownika obliczanemu jak za urlop wypoczynkowy, nie wyższej jednak niż 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Po przyznaniu świadczenia szkoleniowego PUP refunduje pracodawcy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane ze środków własnych pracodawcy. Nowe regulacje mają szczególne znaczenie dla osób z niepełnosprawnościami, które mogą korzystać z dedykowanych narzędzi wsparcia w procesie aktywizacji zawodowej.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku powiadomienia

Zaniechanie powiadomienia powiatowego urzędu pracy lub złożenie powiadomienia z naruszeniem wymogów ustawowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla pracodawcy. W pierwszej kolejności należy wskazać, że brak pierwszego powiadomienia oznacza wadliwość całej procedury konsultacyjnej, co może stanowić podstawę do kwestionowania przez pracowników skuteczności dokonanych wypowiedzeń.

Szczególnie istotne znaczenie ma terminowość złożenia drugiego powiadomienia, ponieważ od daty jego wpływu do urzędu pracy liczony jest 30-dniowy okres karencji, przed upływem którego nie można skutecznie rozwiązać stosunków pracy. Rozwiązanie umowy o pracę przed upływem tego terminu może być uznane za wadliwe, co otwiera pracownikowi drogę do dochodzenia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że obowiązki informacyjne wobec PUP stanowią element gwarancji proceduralnych pracowników i ich naruszenie może być podstawą do uznania wypowiedzenia za niezgodne z prawem. Pracownik może wówczas domagać się przywrócenia do pracy lub odszkodowania na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie pracy. Z perspektywy praktycznej, najwięcej problemów powodują niespójne lub nieudokumentowane kryteria doboru, zbyt późne albo niepełne zawiadomienia do PUP oraz pomylenie daty złożenia oświadczeń z datą rozwiązania umowy.

Praktyczne wskazówki dla pracodawców

Prawidłowe wykonanie obowiązku powiadomienia PUP wymaga starannego przygotowania dokumentacji i zachowania odpowiedniej kolejności czynności. Pracodawca powinien przede wszystkim zadbać o to, aby pierwsze powiadomienie zostało złożone równocześnie z zawiadomieniem organizacji związkowych lub przedstawicieli pracowników o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych. Najlepszą praktyką jest wysłanie obu dokumentów tego samego dnia i zachowanie dowodów nadania.

Przed złożeniem drugiego powiadomienia warto upewnić się, że procedura konsultacyjna została prawidłowo zakończona, a porozumienie lub regulamin zwolnień grupowych został podpisany i ogłoszony pracownikom. W powiadomieniu należy dokładnie określić datę, od której pracodawca zamierza rozpocząć wypowiadanie umów o pracę, pamiętając o konieczności zachowania 30-dniowego okresu karencji.

W warunkach aktualnego stanu prawnego bezpieczną praktyką jest ułożenie szczegółowego harmonogramu działań, protokołowanie konsultacji i przegląd dokumentów zakładowych, w tym regulaminów, polityk antydyskryminacyjnych oraz procedur outplacementowych. Rekomendowanym rozwiązaniem jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji całego procesu, w tym kopii wszystkich powiadomień, potwierdzeń ich złożenia oraz korespondencji z urzędem pracy. W przypadku ewentualnych sporów pracowniczych dokumentacja ta stanowi kluczowy dowód prawidłowości przeprowadzonej procedury.

Potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu procedury zwolnień grupowych? Kancelaria ATL Law oferuje kompleksową obsługę prawną obejmującą przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów, w tym powiadomień do PUP, reprezentację w konsultacjach ze związkami zawodowymi oraz bieżące doradztwo na każdym etapie procesu. Pomagamy również w przygotowaniu programów wsparcia dla zwalnianych pracowników zgodnie z wymogami dotyczącymi zwolnień monitorowanych. Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły Twojej sytuacji.