Praca zdalna: nowe przepisy już od 7 kwietnia 2023 r.

Praca zdalna wprowadzona do tej pory wyłącznie oszczędnymi regulacjami tzw. przepisów antycovidowych i mocno sformalizowanymi przepisami obejmującym telepracę zacznie funkcjonować w polskim prawie pracy jako nowa, samodzielna forma wykonywania pracy już od 7 kwietnia 2023 r. Nowelizacja zastąpi przestarzałą już formę telepracy. Nowe przepisy uregulują wykonywanie pracy zdalnej dużo bardziej restrykcyjnie, a także nałożą na pracodawców liczne obowiązki związane przede wszystkim z koniecznością zapewnienia dokumentacji dotyczącej warunków świadczenia pracy zdalnej oraz zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów.

Podstawa świadczenia pracy zdalnej

Praca zdalna określana jest przez prawo pracy. Zgodnie z nowym art. Art.  67¹⁸ Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przepisy dotyczące pracy zdalnej będzie trzeba stosować do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę. Chodzi tu np. o pracę na podstawie powołania lub mianowania.

Podstawę wykonywania pracy zdalnej określającą jednocześnie zasady jej wykonywania ma stanowić:

1. Porozumienie zawierane między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami lub organizacjami reprezentatywnymi.
2. Regulamin ustanawiany z uwzględnieniem konsultacji organizacji związkowych jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia ww. organizacjami pracowniczymi.
3. Regulamin ustanawiany po konsultacji z przedstawicielami pracowników jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
4. Polecenie wykonywania pracy zdalnej albo w porozumienie zawarte z pracownikiem (w zależności od trybu wykonywania pracy zdalnej), jeżeli nie zostało zawarte porozumienie z zakładową organizacją związkową lub utworzony regulamin.

Tryby świadczenia pracy zdalnej

Zgodnie z treścią nowelizacji praca zdalna będzie mogła być świadczona:

1. W drodze porozumienia między pracodawcą i pracownikiem, które może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracownika lub pracodawcy).
2. Na polecenie pracodawcy (w ściśle określonych przypadkach tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej).
3. Na wniosek uprzywilejowanych grup pracowników (m.in. kobiet w ciąży), który pracodawca jest zobowiązany uwzględnić.

W porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub regulaminie obowiązkowo należy zawrzeć:

1. 1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
   2. zasady pokrywania przez pracodawcę zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną (w tym ekwiwalentu lub ryczałtu jeśli znajdą zastosowanie),
   3. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
   4. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
   5. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
   6. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
   7. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

W poleceniu świadczenia pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem należy zawrzeć elementy wskazane w pkt. 2-7 powyżej.

Nowe przepisy ws. zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną

1. Jeśli praca ma być wykonywana przy wykorzystaniu materiałów i narzędzi pracy zapewnianych przez pracodawcę:
   Pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi nieodpłatną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Ponadto pracodawca będzie musiał także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
2. Jeśli praca ma być wykonywana przy wykorzystaniu materiałów i narzędzi pracy należących do pracownika:
   Pracodawca będzie zobowiązany wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracownikiem lub ryczałt, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba będzie wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Szczególnie pomocne mogą się w tym zakresie okazać roczne tabele amortyzacji stanowiące załączniki do ustaw podatkowych. Z uwagi na mające zastosowanie zwolnienia podatkowe, należy spodziewać się skrupulatnych kontroli fiskusa dotyczących wysokości i sposobów obliczenia ekwiwalentu lub ryczałtu.

Bez względu na rodzaj pracy zdalnej, pracodawca będzie mógł pokryć również inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Warunkiem jest ustalenie ich w porozumieniu z pracownikiem albo zakładową organizacją związkową, w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub regulaminie w zależności od podstawy świadczenia pracy zdalnej. Pracodawca zawsze będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Warto zaznaczyć, że zarówno zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej jak i pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika orz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT. Oznacza to zarówno brak uwzględnienia ww. przychodów w podstawie podatku jak i składek na ubezpieczenia społeczne. Można zakładać, że przesłanka związku z pracą zdalną będzie przedmiotem zawężającej interpretacji fiskusa oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ograniczenia nadużyć i prób ominięcia opodatkowania przychodu ze stosunku pracy. Chodzi zatem wyłącznie o koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną (choć niekoniecznie tylko te wymienione w ustawie).

Oferta: Prawnik prawa pracy

Praca zdalna a BHP: nowe przepisy

Pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi zdalnemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakresie wynikającym z rodzaju wykonywanej pracy z wyłączeniem przepisów regulujących współdziałanie pracodawców, udzielanie pierwszej pomocy, stan i standard pomieszczeń i obiektów, zapewnienie profilaktycznych posiłków i napojów, a także środków i urządzeń higieniczno-sanitarnych. Szkolenie wstępne BHP osób przyjmowanych do pracy na stanowiska administracyjno-biurowe będzie można przeprowadzić elektronicznie.

1. 1. szczególnie niebezpiecznych;
   2. w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
   3. z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
   4. związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
   5. powodujących intensywne brudzenie.

Nowelizacja zawiera również wytyczne dotyczące oceny ryzyka zawodowego pracownika mającego wykonywać pracę zdalną. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną należy uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca powinien opracować informację zawierającą:

Szczególny typ pracy zdalnej został uregulowany w art. 67³³ znowelizowanej ustawy. Chodzi o tzw. okazjonalną pracę zdalną czyli popularny home office. Może się ona odbyć wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Nie stosuje się do niej części przepisów dotyczących „standardowych” trybów wykonywania pracy zdalnej. Kontrola jej wykonywania, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych ma się odbywać wyłącznie na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Śledź nasze aktualności prawne, aby być na bieżąco z takimi tematami, jak: RODO i ochrona danych osobowych, kontrola trzeźwości w pracy oraz wiadomościami z dziedzin prawa dla przedsiębiorców.