Spółka z o.o. jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Przedsiębiorcy wybierają spółki z o.o. głównie ze względu na ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania firmy. Także ci, którzy już posiadają jednoosobową działalność gospodarczą, często rozważają przekształcenie jej w spółkę z o.o. Jest to tym bardziej optymalne rozwiązanie, że spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Można więc prowadzić działalność gospodarczą na zasadzie kontynuacji bez konieczności likwidacji działalności gospodarczej czy cesji lub zmiany umów zawartych z dotychczasowymi klientami.
Na czym polega sukcesja firmy i za co odpowiada przedsiębiorca
Prawo gospodarcze stanowi, iż spółka przekształcona staje się podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przekształconemu, jedynie wyjątkowo ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi może wyłączać takie przejście uprawnień. Natomiast przekształcany przedsiębiorca staje się wspólnikiem spółki przekształconej.
Samo przekształcenie działalności nie uwalnia jednoosobowego przedsiębiorcy za zobowiązania, które przeszły na spółkę przekształconą. Taki przekształcany przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za swoje zobowiązania z czasu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia. Solidarna odpowiedzialność oznacza, że wierzyciel może dochodzić długów według swojego wyboru od samego przedsiębiorcy przekształcanego, spółki przekształconej, czy od obydwóch tych podmiotów. Przy przekształceniu ograniczenie odpowiedzialności ma, więc skutek ,,na przyszłość”, czyli tylko spółka odpowiada za długi powstałe po przekształceniu. Przy czym jeżeli przekształcany przedsiębiorca będzie dodatkowo pełnił funkcję członka zarządu przekształconej spółki z o.o., to odpowiada za zobowiązania spółki w razie, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna. Członek zarządu może się jednak od tej odpowiedzialności uchronić, np. zgłaszając w odpowiednim momencie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki.
Przy przekształceniu można dotychczasową firmę (nazwę działalności) zachować przy dodaniu jedynie określenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Można też firmę całkowicie zmienić. W tym ostatnim przypadku spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu “dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.
Procedura przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składa się z kilku etapów:
- Sporządzenia planu przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta – sam plan musi być sporządzony w formie aktu notarialnego i zawierać minimum ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Załączniki do planu to projekty: oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy i aktu założycielskiego spółki przekształcanej; wycena składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego; sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia. Taki plan przekształcenia poddawany jest badaniu przez biegłego rewidenta, powoływanego przez sąd rejestrowy właściwy dla przedsiębiorcy. Biegły ma czas do dwóch miesięcy od jego wyznaczenia na sporządzenie opinii do tego planu. Sąd rejestrowy określa wynagrodzenie za pracę takiego biegłego, wysokość wynagrodzenia zależy od wielkości przekształcanej jednoosobowej działalności gospodarczej.
- Złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – takie oświadczenie również powinno być złożone w akcie notarialnym i zawierać np. wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o. (minimum 5.000 zł) czy nazwiska i imiona członków zarządu tej spółki (może to być jedna osoba).
- Powołania członków organów spółki przekształconej.
- Stworzenia aktu założycielskiego spółki – również w formie aktu notarialnego.
- Dokonania w Krajowym Rejestrze Sądowym wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Przekształcenie staje się skuteczne z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Oprócz powyższych formalności, należy również pamiętać o tym, aby powiadomić kontrahentów o przekształceniu działalności gospodarczej, po to, aby np. wystawiali oni faktury na sp. z o.o.
Przekształcenie działalności w spółkę a składki na ZUS
Status wspólnika jednoosobowej sp. z o.o. stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych, stąd przekształcający przedsiębiorca powinien wyrejestrować się z dotychczasowego tytułu do ubezpieczeń z jednoosobowej działalności i zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu statusu wspólnika jednoosobowej sp. z o.o. Powyższych czynności należy dokonać w terminie 7 dni od daty zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z dniem przekształcenia przekształcany przedsiębiorca staje się jedynym wspólnikiem spółki, ale nie ma przeciwwskazań, aby zaraz po przekształceniu zbył część udziałów. W tym ostatnim przypadku status wspólnika w sp. z o.o. nie będzie stanowił tytułu do ubezpieczeń społecznych.
Nie należy również zapominać o obowiązkach podatkowych wynikających z tytułu przekształcenia takimi jak np. obowiązek zapłaty podatku PCC od umowy spółki w wysokości 0,5 % kapitału zakładowego, konieczność prowadzenia pełnej księgowości. Zaraz po przekształceniu mogą powstać również obowiązki zgłoszeniowe do urzędu skarbowego np. obowiązek wyrejestrowania i zarejestrowania podatnika VAT czy zarejestrowanie nowych kas fiskalnych.
Przekształcenie działalności bez PIT
Istniały wątpliwości czy przekształcenie powoduje powstanie podlegającego opodatkowaniu dochodu dla jednoosobowego przedsiębiorcy przekształcanego. W tej kwestii została wydana interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 października 2021 r., wskazująca, że w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową – nie powstanie przychód (dochód) podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową to bowiem proces zmierzający do zmiany formy prawnej przedsiębiorstwa. Ma tu się do czynienia z tym samym podmiotem, który zmienił jedynie formę prawną dzielności, a nie z dwoma odrębnymi podmiotami. Powyższe oznacza, że w zakresie PIT przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. jest neutralne podatkowo, co oznacza, że nie trzeba płacić od niego podatku dochodowego.
Koszty przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o.
Na koszty z jakimi należy liczyć się przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składają się w szczególności następujące wydatki:
- Wynagrodzenie za ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorstwa – jego wysokość zależy od wielkości majątku tego przedsiębiorstwa;
- Koszt sporządzenia planu przekształcenia w formie aktu notarialnego – taksa notarialne wynosi maksymalnie 200 zł plus VAT;
- Opłata od wniosku o wyznaczenie przez sąd rejestrowy biegłego rewidenta wynosząca 300 zł;
- Wynagrodzenie dla biegłego rewidenta za badanie planu przekształcenia, które również zależy od wielkości przedsiębiorstwa – sąd rejestrowy określa wynagrodzenie za pracę biegłego rewidenta i zatwierdza rachunki jego wydatków;
- Koszt sporządzenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy w formie aktu notarialnego – taksa notarialne wynosi maksymalnie 200 zł plus VAT;
- Koszt sporządzenia umowy sp. z o.o. w formie aktu notarialnego – wysokość taksy notarialnej za sporządzenie tej umowy zależy od wysokości kapitału zakładowego spółki;
- Podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% kapitału zakładowego sp. z o.o.;
- Opłaty związane z rejestracją sp. z o.o. w KRS to jest kwota 500 zł od wniosku o zarejestrowanie sp. z o.o. i 100 zł tytułem opłaty za ogłoszenie publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Czas potrzebny do przeprowadzenia procedury przekształcenia wynosi około pół roku. Należy w tym uwzględnić, że biegły rewident może mieć maksymalnie czas dwóch miesięcy na sporządzenie opinii co do planu przekształcenia, a sam wpis przekształcenia do KRS zależy od obłożenia sądu rejestrowego.
Spółki z o.o. wciąż zyskują na popularności
Zarówno jeśli chodzi o kwestię zabezpieczenia prywatnego majątku i ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania firmy oraz zaoszczędzenia na składkach ZUS (w przypadku większej ilości wspólników), przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. wydaje się najbardziej opłacalnym wyborem. Stąd rozwiązanie to cieszy się coraz większą popularnością wśród polskich przedsiębiorców. Z uwagi na stopień skomplikowania procedury i zakres formalności warto jednak zaciągnąć porady profesjonalnego prawnika przed rozpoczęciem działań na własną rękę.