Rejestracja w KRS w 2026 roku – dokumenty, koszty, terminy

Krajowy Rejestr Sądowy stanowi centralną bazę danych o podmiotach prowadzących działalność gospodarczą w Polsce oraz organizacjach pozarządowych. Rejestracja w KRS jest obligatoryjnym krokiem dla spółek handlowych, fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów określonych w ustawie. Procedura rejestracyjna wymaga złożenia kompletu dokumentów, uiszczenia odpowiednich opłat oraz zachowania ustawowych terminów. W 2026 roku obowiązują istotne zmiany wprowadzone pod koniec 2025 roku, w tym zniesienie obowiązku publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co znacząco obniżyło koszty rejestracji.

Niniejszy artykuł przedstawia aktualny stan prawny dotyczący rejestracji podmiotów w KRS, ze szczególnym uwzględnieniem wymagań dokumentacyjnych, wysokości opłat oraz terminów obowiązujących wnioskodawców i sądy rejestrowe.

Tryby rejestracji w KRS

Od 1 lipca 2021 roku wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składane są wyłącznie drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy mogą wybrać jeden z dwóch dostępnych trybów rejestracji, które różnią się zakresem zastosowania, procedurą oraz wysokością opłat.

Tryb tradycyjny przez Portal Rejestrów Sądowych

Procedura tradycyjna realizowana jest przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl) i obejmuje wszystkie rodzaje podmiotów podlegających wpisowi do KRS. W tym trybie czynności zmierzające do założenia spółki, takie jak zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego, dokonywane są poza systemem teleinformatycznym. Następnie wnioskodawca składa elektroniczny wniosek wraz z wymaganymi załącznikami. System PRS automatycznie pobiera dokumenty notarialne z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) po wskazaniu numeru aktu.

Tryb S24 – rejestracja uproszczona

System S24 umożliwia szybką rejestrację wybranych form prawnych z wykorzystaniem wzorców umów udostępnionych w systemie teleinformatycznym. Tryb ten dostępny jest dla spółek jawnych, komandytowych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostych spółek akcyjnych. Zaletą procedury S24 jest niższa opłata sądowa oraz krótszy termin rozpatrzenia wniosku przez sąd. Należy jednak pamiętać, że wzorce umów mają charakter standardowy i nie pozwalają na wprowadzenie wszystkich postanowień, które wspólnicy mogliby chcieć zawrzeć w umowie sporządzanej indywidualnie.

Wymagane dokumenty

Zakres dokumentacji niezbędnej do rejestracji zależy od formy prawnej zakładanego podmiotu. Poniżej przedstawiono szczegółowe wymagania dla najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Rejestracja spółki z o.o. wymaga złożenia wniosku na formularzu KRS-W3 wraz z odpowiednimi załącznikami. W przypadku trybu tradycyjnego dokumentem bazowym jest umowa spółki sporządzona w formie aktu notarialnego – wystarczy wskazać numer dokumentu w CREWAN, a system automatycznie pobierze jego treść. Do wniosku należy dołączyć listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu, zawierającą imiona i nazwiska (lub firmy) wspólników oraz liczbę i wartość nominalną posiadanych przez nich udziałów.

Obligatoryjnym elementem zgłoszenia jest oświadczenie wszystkich członków zarządu potwierdzające, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników. Każdy członek zarządu musi również wyrazić pisemną zgodę na powołanie do pełnienia funkcji, chyba że jego zgoda wynika z aktu notarialnego zawierającego umowę spółki lub podpisuje on wniosek do KRS. Wymagane są także adresy do doręczeń wszystkich członków zarządu oraz lista osób uprawnionych do powołania zarządu wraz z ich adresami.

W przypadku spółki jednoosobowej konieczne jest zawarcie w dokumentacji informacji o tym, że jeden wspólnik posiada wszystkie udziały, wraz ze wskazaniem jego adresu do doręczeń. Jeżeli w spółce ustanowiono radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, należy dołączyć dokumenty o powołaniu członków tych organów. W przypadku wniesienia wkładów niepieniężnych (aportu) okoliczność tę należy zaznaczyć w zgłoszeniu.

Spółka jawna i komandytowa

Dla spółek osobowych zakres wymaganej dokumentacji jest nieco prostszy. Podstawowym dokumentem jest umowa spółki, która w przypadku spółki jawnej wymaga formy pisemnej, natomiast dla spółki komandytowej niezbędna jest forma aktu notarialnego. Do wniosku dołącza się wykaz wspólników zawierający ich dane identyfikacyjne (imię i nazwisko lub firmę, numer PESEL lub KRS, adres zamieszkania lub siedziby) oraz adresy do doręczeń. Wszyscy wspólnicy muszą podpisać wniosek o rejestrację lub udzielić stosownego pełnomocnictwa.

Stowarzyszenia i fundacje

Rejestracja stowarzyszenia wymaga złożenia statutu przyjętego przez zebranie założycielskie, listy założycieli zawierającej ich dane osobowe i adresy, protokołu z zebrania założycielskiego dokumentującego powołanie władz stowarzyszenia oraz uchwał o wyborze zarządu i organu kontroli wewnętrznej. Fundacje przedkładają akt fundacyjny (oświadczenie woli fundatora) sporządzony w formie aktu notarialnego, statut fundacji oraz dokumenty potwierdzające powołanie organów fundacji.

Opłaty sądowe w 2026 roku

Istotną zmianą obowiązującą od 29 listopada 2025 roku jest zniesienie obowiązku publikacji wpisów do KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W konsekwencji przedsiębiorcy nie ponoszą już opłaty za ogłoszenie wynoszącej dotychczas 100 złotych. Aktualne stawki opłat sądowych w postępowaniu rejestrowym kształtują się następująco:

Opłatę sądową wnosi się na rachunek właściwego sądu rejestrowego. W przypadku składania wniosków przez Portal Rejestrów Sądowych lub system S24 dostępna jest możliwość płatności elektronicznej bezpośrednio w systemie, co eliminuje konieczność dołączania potwierdzenia przelewu.

Terminy w postępowaniu rejestrowym

Terminy dla wnioskodawców

Kodeks spółek handlowych oraz ustawa o KRS określają terminy, w których podmioty zobowiązane są do złożenia wniosków o wpis. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawiązana w trybie tradycyjnym (u notariusza) musi zostać zgłoszona do KRS w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Niedochowanie tego terminu skutkuje rozwiązaniem spółki w organizacji. Dla spółek zakładanych w systemie S24 termin ten wynosi jedynie 7 dni.

Zgłoszenie wszelkich zmian danych podlegających wpisowi do rejestru powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Dotyczy to między innymi zmian w składzie organów spółki, zmian umowy spółki, zmian adresu siedziby czy zbycia udziałów. Obowiązek złożenia dokumentów finansowych do repozytorium powstaje w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Terminy dla sądu rejestrowego

Zgodnie z art. 20a ustawy o KRS sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek o wpis nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu. W przypadku spółek zakładanych w trybie S24 termin ten wynosi zaledwie 1 dzień roboczy. Należy jednak podkreślić, że terminy te mają charakter instrukcyjny, co oznacza, że ich przekroczenie nie powoduje bezpośrednich skutków procesowych dla wnioskodawcy ani nie skutkuje automatycznym wpisem.

W praktyce rzeczywisty czas oczekiwania na wpis może być dłuższy i zależy od obciążenia konkretnego sądu rejestrowego. Jeżeli wniosek zawiera braki formalne wymagające uzupełnienia, termin 7 dni biegnie od dnia usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę. Gdy rozpoznanie sprawy wymaga wysłuchania uczestników lub przeprowadzenia rozprawy, termin ulega wydłużeniu do miesiąca.

Aspekty praktyczne rejestracji

Forma dokumentów elektronicznych

Wszystkie dokumenty załączane do wniosku powinny być sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (profilem zaufanym) albo podpisem osobistym (e-dowodem). W przypadku dokumentów pierwotnie sporządzonych w formie papierowej istnieje możliwość dołączenia ich skanów, jednak wówczas oryginały lub urzędowo poświadczone odpisy należy przesłać do sądu w terminie 3 dni od złożenia wniosku.

Alternatywnie można skorzystać z usług notariusza, który sporządzi poświadczoną elektronicznie kopię dokumentu papierowego, lub pełnomocnika będącego adwokatem albo radcą prawnym, który ma uprawnienie do uwierzytelniania dokumentów. Takie rozwiązania eliminują konieczność przesyłania dokumentów papierowych do sądu.

Konto podmiotu w systemie PRS

Od pewnego czasu przedsiębiorcy wpisani do KRS mogą utworzyć konto podmiotu w Portalu Rejestrów Sądowych. Konto to służy do komunikacji z sądem rejestrowym i pozwala na składanie pism procesowych oraz odbieranie korespondencji sądowej w jednym miejscu. Utworzenie konta nie jest obowiązkowe, jednak może znacząco usprawnić zarządzanie sprawami rejestrowymi, szczególnie w podmiotach o złożonej strukturze organów.

Procedura jedno okienko

W 2026 roku kontynuuje funkcjonowanie mechanizm jednego okienka, dzięki któremu dane przedsiębiorców wpisane do KRS automatycznie przekazywane są do innych urzędowych rejestrów. Po dokonaniu wpisu w KRS dane podstawowe podmiotu trafiają do Głównego Urzędu Statystycznego (nadanie numeru REGON), urzędu skarbowego (nadanie NIP) oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorca zobowiązany jest jedynie do uzupełnienia danych dodatkowych, takich jak numery rachunków bankowych czy przewidywana liczba pracowników, za pośrednictwem formularza NIP-8.

Podsumowanie

Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga starannego przygotowania dokumentacji oraz zachowania ustawowych terminów. W 2026 roku proces ten został uproszczony dzięki zniesieniu obowiązku publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co obniżyło koszty rejestracji o 100 złotych. Przedsiębiorcy mogą wybierać między procedurą tradycyjną realizowaną przez Portal Rejestrów Sądowych a uproszczonym trybem S24 dostępnym dla wybranych form prawnych.

Kluczem do sprawnej rejestracji jest kompletność i poprawność składanych dokumentów. Braki formalne skutkują wezwaniem do uzupełnienia i wydłużają procedurę. Warto również pamiętać o terminach ustawowych – zarówno tych obowiązujących wnioskodawców (7 dni lub 6 miesięcy w zależności od trybu), jak i instrukcyjnych terminach dla sądu (7 dni lub 1 dzień dla S24).

Przedsiębiorcy planujący założenie spółki lub rejestrację innego podmiotu w KRS powinni szczegółowo zapoznać się z wymaganiami właściwymi dla wybranej formy prawnej i rozważyć skorzystanie z profesjonalnego wsparcia prawnego, szczególnie w przypadku nietypowych postanowień umownych lub skomplikowanych struktur własnościowych.

Profesjonalne wsparcie w rejestracji KRS

Kancelaria ATL LAW posiada wieloletnie doświadczenie w kompleksowej obsłudze procesu rejestracji podmiotów w Krajowym Rejestrze Sądowym. Świadczymy usługi zarówno dla polskich przedsiębiorców, jak i dla inwestorów zagranicznych planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce. Doskonale rozumiemy specyfikę międzynarodowych transakcji oraz wyzwania, z jakimi mierzą się firmy z kapitałem zagranicznym wchodzące na polski rynek.

Nasz zespół zapewnia pełne wsparcie na każdym etapie procesu rejestracyjnego – od wyboru optymalnej formy prawnej i przygotowania dokumentacji założycielskiej, przez złożenie wniosku do KRS, aż po uzyskanie wpisu i załatwienie formalności w urzędzie skarbowym oraz ZUS. Dla klientów zagranicznych oferujemy obsługę w języku angielskim oraz pomoc w zrozumieniu polskich wymogów prawnych i podatkowych.

Zapraszamy do kontaktu – chętnie odpowiemy na pytania dotyczące rejestracji spółki i pomożemy w sprawnym przeprowadzeniu całego procesu.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 869 ze zm.)
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.)
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 959 ze zm.)
• Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw