Miesiąc: luty 2023

Kontrola trzeźwości w pracy 2023

Wśród licznych postulatów pracodawców i organizacji ich zrzeszających przez długi czas jako jeden z najważniejszych wskazywano konieczność formalnego uregulowania kontroli trzeźwości pracowników. Jako odpowiedź na ten problem, już 21 lutego weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy regulująca w jakich sytuacjach i w jaki sposób może być przeprowadzana kontrola trzeźwości pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości, o ile jest to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób oraz ochrony mienia. Samo badanie trzeźwości nie może naruszać dóbr osobistych pracownika, w szczególności jego godności.

Znowelizowany kodeks pracy w zakresie definicji stanu po użyciu alkoholu i stanu nietrzeźwości odsyła do ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zgodnie z jej art. 46, za stan po użyciu uznaje się sytuację, w której zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do 0,2 do 0,5 promili. Za stan nietrzeźwości uznaje się zaś sytuację, w której zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi powyżej 0,5 promila lub 0,25 mg alkoholu w 1 dm³ wydychanego powietrza.

Kontrola trzeźwości w pracy: w jaki sposób ją wprowadzić?

Aby móc w legalny przeprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników, konieczne jest zawarcie określonych rozwiązań w treści układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy. Jeżeli pracodawca nie posiada układu zbiorowego pracy lub nie jest zobowiązany on do wdrożenia regulaminu pracy – rozwiązania te muszą być zawarte w adresowanym do pracowników obwieszczeniu.

Wyżej wskazane wewnątrzzakładowe akty prawa pracy musza zawierać:

1. Wskazanie grup pracowników, które są objęte systemem kontroli trzeźwości;
2. Wskazanie sposobów, w jakie będą przeprowadzane kontrole trzeźwości, w tym również:
   1. wskazanie rodzaju urządzenia jakie będzie mieć zastosowanie do wykonywania pomiarów;
   2. wskazanie czasu i częstotliwości przeprowadzania kontroli;

Co więcej, wprowadzenie systemu kontroli trzeźwości pracowników musi być im zakomunikowane w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez komunikat na liście mailingowej lub wywieszenie teksu obwieszczenia na tablicy ogłoszeń, co najmniej na 2 tygodnie przed jej wejściem w życie.

Pracodawca jest również zobowiązany do sporządzania każdorazowo protokołu po badania trzeźwości pracownika uwzględniającego nie tylko jego wynik ale również dane osoby, która przeprowadzała badanie

W analogiczny sposób można wprowadzić kontrolę w odniesieniu do substancji działających podobnie do alkoholu, a więc wszelkiego rodzaju narkotyków i innych środków psychoaktywnych.

Badanie alkomatem w pracy: nowe kompetencje pracodawcy

Nowe przepisy przewidują również dla pracodawcy uprawnienie, by nie dopuścić do pracy pracownika, który znajduje się w stanie po użyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości, jak również takiego pracownika, który badaniu poddany nie został, lecz zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy będąc pod wpływem alkoholu lub środków podobnie do niego działających.

Pracownik musi zostać poinformowany o przyczynach niedopuszczenia go do pracy. Jeżeli pracownik kwestionuje wynik przeprowadzonego badania – możliwym jest aby zostało przeprowadzone przez organ upoważniony do ochrony porządku publicznego – co do zasady będzie to policja. Jeżeli wynik badania przeprowadzonego przez funkcjonariuszy będzie negatywny, okres niedopuszczenia jest traktowany jako okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jest to fundamentalna zmiana w porównaniu z poprzednim stanem prawnym, gdzie obowiązek niedopuszczania do pracy osób nietrzeźwych wywodzono z obowiązku zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Kto może przeprowadzić kontrolę trzeźwości?

Nowe przepisy wprost nie precyzują, konieczności upoważnienia konkretnej kategorii pracowników, którzy będą w stanie przeprowadzić kontrolę trzeźwości w zakładzie pracy. Należy mieć jednak na uwadze, że dane dotyczące stężenia alkoholu we krwi lub w wydychanym przez pracownika powietrzu będą zgodnie z RODO stanowić dane szczególnej kategorii. Tym samym, koniecznym jest aby osoba przeprowadzająca sam pomiar i sporządzająca protokół była upoważniona do przetwarzania takich kategorii danych osobowych i robiła to w sposób zgodny z przepisami i polityką ochrony danych osobowych danego pracodawcy.

Kiedy kontrola trzeźwości u pracodawcy będzie nielegalna?

Pracodawca nie będzie mógł przeprowadzić kontroli trzeźwości w swoim zakładzie o ile nie ureguluje on mechanizmu przeprowadzania kontroli w regulaminie pracy, w zakładowym układzie zbiorowym lub w stosownym obwieszczeniu. Co więcej, nie każda metoda dokonywania kontroli będzie mogła stanowić podstawę do np. rozwiązania stosunku pracy z nietrzeźwym pracownikiem. Zgodnie bowiem z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 16 lutego 2023 r., tylko alkomaty i badania krwi oparte o określone w jego treści metody pomiarowe będą mogły być brane pod uwagę przy podejmowaniu dalszych czynności z zakresu prawa pracy. Co więcej, wadliwie sporządzony protokół lub wadliwie skalibrowane urządzenie pomiarowe, może sprawić, że wynik badania będzie nieważny.

Możliwość objęcia zleceniobiorców kontrolą trzeźwości

Art. 22^1h znowelizowanego kodeksu pracy pozwala też na korzystanie z uprawnień do kontroli trzeźwości również w odniesieniu do osób, które są zatrudnione na innej podstawie niż umowa o pracę. To rozwiązanie zapewni pracodawcy możliwość wprowadzenia powszechnego badania trzeźwości pracowników w ramach skutecznego systemu kontrolnego odnoszącego się do całego jego zakładu, w tym również do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie, czy wszelkie formy umów B2B.

Choć możliwość wprowadzenia obowiązkowych kontroli trzeźwości stanowi unikalną szansę by w pełni zgodny z prawem sposób, koniecznym jest aby przebiegała ona w sposób uwzględniający konieczność dokonania odpowiednich zmian w wewnętrznych regulacjach danego pracodawcy, z wykorzystaniem procedur przewidzianych przez nowe przepisy oraz aby jej wyniki zostały udokumentowane za pomocą odpowiednich protokołów. Konieczność zapewnienia odpowiedniej dokumentacji, w szczególności pod kątem jej zgodności z przepisami prawa ochrony danych osobowych i prawa pracy.

Spółka z o.o. jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Przedsiębiorcy wybierają spółki z o.o. głównie ze względu na ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania firmy. Także ci, którzy już posiadają jednoosobową działalność gospodarczą, często rozważają przekształcenie jej w spółkę z  o.o. Jest to tym bardziej optymalne rozwiązanie, że spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Można więc prowadzić działalność gospodarczą na zasadzie kontynuacji bez konieczności likwidacji działalności gospodarczej czy cesji lub zmiany umów zawartych z dotychczasowymi klientami.

Na czym polega sukcesja firmy i za co odpowiada przedsiębiorca

Prawo gospodarcze stanowi, iż spółka przekształcona staje się podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przekształconemu, jedynie wyjątkowo ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi może wyłączać takie przejście uprawnień. Natomiast przekształcany przedsiębiorca staje się wspólnikiem spółki przekształconej.

Samo przekształcenie działalności nie uwalnia jednoosobowego przedsiębiorcy za zobowiązania, które przeszły na spółkę przekształconą. Taki przekształcany przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za swoje zobowiązania z czasu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,  powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia. Solidarna odpowiedzialność oznacza, że wierzyciel może dochodzić długów według swojego wyboru od samego przedsiębiorcy przekształcanego, spółki przekształconej, czy od obydwóch tych podmiotów. Przy przekształceniu ograniczenie odpowiedzialności ma, więc skutek ,,na przyszłość”, czyli tylko spółka odpowiada za długi powstałe po przekształceniu. Przy czym jeżeli przekształcany przedsiębiorca będzie dodatkowo pełnił funkcję członka zarządu przekształconej spółki  z o.o., to odpowiada za zobowiązania spółki w razie, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna. Członek zarządu może się jednak od tej odpowiedzialności uchronić, np. zgłaszając w odpowiednim momencie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki.

Przy przekształceniu można dotychczasową firmę (nazwę działalności) zachować przy dodaniu jedynie określenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Można też firmę całkowicie zmienić. W tym ostatnim przypadku spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

 

Procedura przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składa się z kilku etapów:

1. Sporządzenia planu przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta – sam plan musi być sporządzony w formie aktu notarialnego i zawierać minimum ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Załączniki do planu to projekty: oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy i aktu założycielskiego spółki przekształcanej; wycena składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego; sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia. Taki plan przekształcenia poddawany jest badaniu przez biegłego rewidenta, powoływanego przez sąd rejestrowy właściwy dla przedsiębiorcy. Biegły ma czas do dwóch miesięcy od jego wyznaczenia na sporządzenie opinii do tego planu. Sąd rejestrowy określa wynagrodzenie za pracę takiego biegłego, wysokość wynagrodzenia zależy od wielkości przekształcanej jednoosobowej działalności gospodarczej.
2. Złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – takie oświadczenie również powinno być złożone w akcie notarialnym i zawierać np. wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o. (minimum 5.000 zł) czy nazwiska i imiona członków zarządu tej spółki (może to być jedna osoba).
3. Powołania członków organów spółki przekształconej.
4. Stworzenia aktu założycielskiego spółki – również w formie aktu notarialnego.
5. Dokonania w Krajowym Rejestrze Sądowym wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Przekształcenie staje się skuteczne z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Oprócz powyższych formalności, należy również pamiętać o tym, aby powiadomić kontrahentów o przekształceniu działalności gospodarczej, po to, aby np. wystawiali oni faktury na sp. z o.o.

Przekształcenie działalności w spółkę a składki na ZUS

Status wspólnika jednoosobowej sp. z o.o. stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych, stąd przekształcający przedsiębiorca powinien wyrejestrować się z dotychczasowego tytułu do ubezpieczeń z jednoosobowej działalności i zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu statusu wspólnika jednoosobowej sp. z o.o. Powyższych czynności należy dokonać w terminie 7 dni od daty zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z dniem przekształcenia przekształcany przedsiębiorca staje się jedynym wspólnikiem spółki, ale nie ma przeciwwskazań, aby zaraz po przekształceniu zbył część udziałów. W tym ostatnim przypadku status wspólnika w sp. z o.o. nie będzie stanowił tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Nie należy również zapominać o obowiązkach podatkowych wynikających z tytułu przekształcenia takimi jak np. obowiązek zapłaty podatku PCC od umowy spółki w wysokości 0,5 % kapitału zakładowego, konieczność prowadzenia pełnej księgowości. Zaraz po przekształceniu mogą powstać również obowiązki zgłoszeniowe do urzędu skarbowego np. obowiązek wyrejestrowania i zarejestrowania podatnika VAT czy zarejestrowanie nowych kas fiskalnych.

Przekształcenie działalności bez PIT

Istniały wątpliwości czy przekształcenie powoduje powstanie podlegającego opodatkowaniu dochodu dla jednoosobowego przedsiębiorcy przekształcanego. W tej kwestii została wydana interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 października 2021 r., wskazująca, że w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową – nie powstanie przychód (dochód) podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową to bowiem proces zmierzający do zmiany formy prawnej przedsiębiorstwa. Ma tu się do czynienia z tym samym podmiotem, który zmienił jedynie formę prawną dzielności, a nie z dwoma odrębnymi podmiotami. Powyższe oznacza, że w zakresie PIT przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. jest neutralne podatkowo, co oznacza, że nie trzeba płacić od niego podatku dochodowego.

Koszty przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Na koszty z jakimi należy liczyć się przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składają się w szczególności następujące wydatki:

1. Wynagrodzenie za ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorstwa – jego wysokość zależy od wielkości majątku tego przedsiębiorstwa;
2. Koszt sporządzenia planu przekształcenia w formie aktu notarialnego – taksa notarialne wynosi maksymalnie 200 zł plus VAT;
3. Opłata od wniosku o wyznaczenie przez sąd rejestrowy biegłego rewidenta wynosząca 300 zł;
4. Wynagrodzenie dla biegłego rewidenta za badanie planu przekształcenia, które również zależy od wielkości przedsiębiorstwa – sąd rejestrowy określa wynagrodzenie za pracę biegłego rewidenta i zatwierdza rachunki jego wydatków;
5. Koszt sporządzenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy w formie aktu notarialnego – taksa notarialne wynosi maksymalnie 200 zł plus VAT;
6. Koszt sporządzenia umowy sp. z o.o. w formie aktu notarialnego – wysokość taksy notarialnej za sporządzenie tej umowy zależy od wysokości kapitału zakładowego spółki;
7. Podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% kapitału zakładowego sp. z o.o.;
8. Opłaty związane z rejestracją sp. z o.o. w KRS to jest kwota 500 zł od wniosku o zarejestrowanie sp. z o.o. i 100 zł tytułem opłaty za ogłoszenie publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Czas potrzebny do przeprowadzenia procedury przekształcenia wynosi około pół roku. Należy w tym uwzględnić, że biegły rewident może mieć maksymalnie czas dwóch miesięcy na sporządzenie opinii co do planu przekształcenia, a sam wpis przekształcenia do KRS zależy od obłożenia sądu rejestrowego.

Spółki z o.o. wciąż zyskują na popularności

Zarówno jeśli chodzi o kwestię zabezpieczenia prywatnego majątku i ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania firmy oraz zaoszczędzenia na składkach ZUS (w przypadku większej ilości wspólników), przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. wydaje się najbardziej opłacalnym wyborem. Stąd rozwiązanie to cieszy się coraz większą popularnością wśród polskich przedsiębiorców. Z uwagi na stopień skomplikowania procedury i zakres formalności warto jednak zaciągnąć porady profesjonalnego prawnika przed rozpoczęciem działań na własną rękę.

Od 1 stycznia 2023 r. weszła w życie uchwalona 16 lipca 2021 r. przez niemiecki parlament ustawa o należytej staranności przedsiębiorców w łańcuchach dostaw (niem. Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten – w skrócie LkSG). Mimo tego, że nakłada ona obowiązki na przedsiębiorców niemieckich i to tylko tych spełniających odpowiednie kryteria, będzie mieć ona wpływ również na polskich przedsiębiorców prowadzących działalność związaną z handlem z naszym zachodnim sąsiadem.

Kogo dotyczy LkSG?

Do 1 stycznia 2024 r., zakresem działania ustawy o łańcuchach dostaw są objęte niemieckie przedsiębiorstwa, które zatrudniają 3000 pracowników lub więcej. Po tej dacie, zobowiązane do jej przestrzegania będą również ci przedsiębiorcy, którzy zatrudniają więcej 1000 pracowników lub więcej. Przy ustalaniu liczby pracowników bierze się pod uwagę również osoby zatrudnione przez podmioty zależne, czy w Niemczech, czy za granicą.

Celem samej LkSG jest wymuszenie na dużych niemieckich przedsiębiorcach zawierania umów z takimi kontrahentami, którzy nie naruszają w ramach swojej działalności międzynarodowych standardów dotyczących przestrzegania praw człowieka, prawa pracy oraz ochrony środowiska. Sama ustawa niejako przerzuca na podmiot niemiecki odpowiedzialność za całość swojego łańcucha dostaw – niezależnie od tego, jak bardzo rozbudowany by on był i w jakim państwie by on się rozpoczynał.

Założenia te są realizowane poprzez szereg dodatkowych obowiązków, do których należy zaliczyć przede wszystkim konieczność wdrożenia systemów oceny ryzyka naruszenia praw człowieka, praw pracowniczych oraz norm ochrony środowiska w łańcuchu dostaw, systemów przeciwdziałania tymże naruszeniom, jak również wyznaczanie osoby za nie odpowiedzialnej oraz dodatkowe obowiązki raportowe względem Federalnego urzędu ds. Gospodarki i Kontroli Eksportu.

Czego dotyczy LkSG?

Sama ustawa odnosi się wprost do szeregu fundamentalnych praw człowieka, praw pracowniczych oraz praw związanych z ochroną środowiska i z warunkami pracy, zawartych przede wszystkim w konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy, które bezpośrednio dotyczą przedmiotowych zagadnień.

Są to w szczególności:

1. Zakaz pracy dzieci, przeciwdziałanie ich wykorzystywaniu w formie niewolnictwa, przymusowej prostytucji, ich uczestnictwie w handlu narkotykami oraz wykorzystywaniu ich do pracy mogącej stanowić zagrożenie dla ich życia i zdrowia;
2. Zakaz pracy przymusowej, dotyczący w szczególności tej wykonywanej pod groźbą lub w ramach niewoli za długi;
3. Prawo do zrzeszania się w związki zawodowe i zawierania układów zbiorowych;
4. Prawo do godziwego wynagrodzenia;
5. Zakaz dyskryminacji w rekrutacji, zatrudnieniu oraz polityce awansowej;
6. Prawo do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Wpływ LkSG na polskich eksporterów i producentów

Powyższe ograniczenia i obowiązki będą mieć również wpływ na polskich przedsiębiorców prowadzących działalność z niemieckimi kontrahentami – sama LkSG wprost nakazuje, aby niemiecki przedsiębiorca podjął wobec swoich bezpośrednich kontrahentów adekwatne działania zapobiegawcze, w szczególności obejmujące:

1. Uwzględnianie kryterium ochrony praw wskazanych w ustawie przy wyborze swoich kontrahentów;
2. Zawarcie w treści umowy oświadczenia, że kontrahent spełnia wymagane przez LkSG założenia dot. ochrony praw człowieka, praw pracowniczych oraz zasad ochrony środowiska;
3. Obowiązek przeprowadzania szkoleń i dodatkowego kształcenia zawodowego związanego ze wskazanymi w pkt 2;
4. Zawarcie w umowie z kontrahentami odpowiednich mechanizmów uwzględniających realizację odpowiedniego standardu ochrony praw człowieka, praw pracowniczych i ochrony środowiska wskazanego w LkSG.

Wyżej wskazane nowe obowiązki będą oznaczały, że niemieccy kontrahenci będą żądać od swoich polskich partnerów uwzględniania w nowo zawieranych umowach odpowiednich mechanizmów ograniczających ryzyko związane z potencjalnymi karami. LkSG stanowi podstawę do naliczania kar mogących wynosić nawet do 500 tys. euro lub do 2% obrotu w wypadku osób prawnych lub spółek osobowych, których roczny obrót wynosi 400 milionów euro lub więcej.

Obsługa prawna w języku niemieckim