Dlaczego CRBR ma znaczenie w codziennej działalności spółki

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych nie jest wyłącznie obowiązkiem sprawozdawczym spełnianym raz przy rejestracji spółki. W praktyce jego skutki odczuwalne są każdorazowo, gdy podmiot wchodzi w relację z instytucją obowiązaną: otwiera rachunek bankowy, korzysta z usług notarialnych, zawiera umowę leasingu czy faktoringu, a także – w zakresie czynności objętych ustawą AML – korzysta z usług adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego. Polskie instytucje obowiązane mają prawny obowiązek weryfikacji danych zawartych w CRBR w ramach procedury należytej staranności wobec klienta (Customer Due Diligence) przy czynnościach objętych reżimem ustawy AML. Niespójność danych, ich brak lub nieaktualność może skutkować odmową nawiązania relacji biznesowej lub koniecznością przeprowadzenia wzmożonej weryfikacji (Enhanced Due Diligence), co w praktyce oznacza opóźnienia i komplikacje operacyjne.

Rejestr prowadzony jest przez Ministra Finansów na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML), implementującej unijne dyrektywy AML – w tym IV i V Dyrektywę AML. Obowiązki rejestracyjne uregulowane są w rozdziale 6 ustawy AML (art. 55–72). Przepisy były wielokrotnie nowelizowane – m.in. w związku z implementacją dyrektywy 2018/843 (V AML) oraz objęciem obowiązkiem fundacji rodzinnych – a ich stosowanie kształtowane jest nie tylko przez literalne brzmienie ustawy, lecz również przez komunikaty Ministerstwa Finansów i Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), które precyzują oczekiwania organów w kwestiach interpretacyjnych.

W skrajnych przypadkach – gdy podmiot nie figuruje w CRBR pomimo spełnienia przesłanek obowiązku rejestracyjnego – instytucja obowiązana ma prawo odmówić zawarcia umowy lub dokonania transakcji i zgłosić podejrzenie do GIIF. Praktyczna konsekwencja zaniedbania obowiązku rejestracyjnego może zatem wykraczać dalece poza samą karę administracyjną i dotykać ciągłości operacyjnej podmiotu.

Kto podlega obowiązkowi rejestracji

Katalog podmiotów zobowiązanych do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych jest zamknięty, lecz szeroki. Obejmuje wszystkie podstawowe formy prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce w formie spółki prawa handlowego.

Spółki handlowe i inne osoby prawne

Obowiązkiem objęte są: spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne oraz spółki akcyjne – z wyjątkiem tych, których akcje są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym obowiązkowi ujawniania informacji zgodnie z prawem UE lub odpowiadającymi mu przepisami prawa państwa trzeciego. Wyłączenie spółek giełdowych wynika z faktu, że podlegają one już rozbudowanym obowiązkom informacyjnym na podstawie przepisów rynku kapitałowego. Obowiązkiem objęte są również europejskie zgrupowania interesów gospodarczych oraz europejskie spółki akcyjne (Societas Europaea).

Poza spółkami handlowymi rejestracji w CRBR podlegają: spółdzielnie, w tym spółdzielnie europejskie, stowarzyszenia wpisane do KRS, fundacje – w tym fundacje rodzinne działające na podstawie ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej – fundusze inwestycyjne oraz alternatywne spółki inwestycyjne. Fundacje rodzinne, jako stosunkowo nowy instrument planowania sukcesji i zarządzania majątkiem prywatnym, podlegają obowiązkowi rejestracji na zasadach ogólnych, co wymaga odrębnej analizy w każdym konkretnym przypadku.

Trusty i struktury powiernicze

Obowiązek rejestracji obejmuje również trusty, których powiernik (trustee) lub osoba zajmująca równoważne stanowisko ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce albo nawiązuje stosunki gospodarcze lub nabywa nieruchomości na terytorium RP. Stosowanie tych przepisów w praktyce bywa problematyczne, zwłaszcza przy zagranicznych strukturach powierniczych – nie każdy trust powiązany z Polską automatycznie podlega wpisowi. Konieczna jest każdorazowa analiza spełnienia przesłanek ustawowych, a ewentualne wątpliwości warto rozstrzygać w drodze konsultacji prawnej przed nawiązaniem stosunków gospodarczych w Polsce.

Jak prawidłowo zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jest etapem, na którym najczęściej pojawiają się błędy prowadzące do nieprawidłowych lub niekompletnych wpisów. Definicja zawarta w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML określa beneficjenta rzeczywistego jako osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot.

Progi udziałowe i uprawnienia korporacyjne

W odniesieniu do spółek kapitałowych beneficjentem rzeczywistym jest przede wszystkim osoba fizyczna posiadająca bezpośrednio lub pośrednio ponad 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji albo ponad 25% praw głosu w organach spółki. Próg ten dotyczy zarówno bezpośrednich udziałowców, jak i osób sprawujących kontrolę przez podmioty pośrednie. Jeżeli spółka A posiada 60% udziałów w spółce B, a spółka B posiada 50% udziałów w spółce C, to spółka A posiada pośrednio 30% udziałów w spółce C – co przekracza próg 25% i co do zasady skutkuje uznaniem jej za beneficjenta rzeczywistego spółki C, o ile nie zachodzą okoliczności wyłączające tę kwalifikację.

Obok kryteriów udziałowych za beneficjenta rzeczywistego uznaje się również osobę fizyczną sprawującą kontrolę poprzez wyłączne prawo do mianowania lub odwoływania większości członków organów zarządzających lub nadzorczych, a także osobę dysponującą innymi uprawnieniami pozwalającymi na wywieranie decydującego wpływu na działalność podmiotu – nawet jeżeli formalnie nie posiada żadnych udziałów. Ocena struktury właścicielskiej w złożonych grupach kapitałowych wymaga każdorazowej indywidualnej analizy przy uwzględnieniu całokształtu powiązań właścicielskich i uprawnień korporacyjnych.

Reguła zastępcza i praktyka organów

Jeżeli po wyczerpaniu dostępnych środków nie jest możliwe wskazanie żadnej osoby fizycznej spełniającej powyższe kryteria, lub istnieją wątpliwości co do jej tożsamości, ustawa AML nakazuje ujawnić w CRBR dane osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze – typowo członka zarządu. Reguła zastępcza ma charakter subsydiarny i powinna być stosowana wyłącznie jako ostateczność, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ustalenia beneficjenta na podstawie kryteriów podstawowych.

GIIF oraz organy kontroli podatkowej weryfikują prawidłowość zastosowania reguły zastępczej. W praktyce komunikaty MF wskazują, że organy oczekują udokumentowania procesu identyfikacji – tzn. wykazania, dlaczego nie było możliwe wskazanie beneficjenta według kryteriów udziałowych lub korporacyjnych. Samo powołanie się na brak możliwości ustalenia beneficjenta, bez stosownej dokumentacji uzasadniającej ten wniosek, może być zakwestionowane w toku kontroli.

Terminy zgłoszenia i procedura rejestracyjna

Pierwsze zgłoszenie – 14 dni od wpisu do KRS

Podmiot nowo wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego ma obowiązek dokonania pierwszego wpisu do CRBR w terminie 14 dni od dnia wpisu do KRS. Termin ten dotyczy zarówno spółek zakładanych od podstaw, jak i podmiotów nabywających status zobowiązanego w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału. Oznacza to w praktyce, że już na etapie rejestracji spółki należy mieć przygotowaną pełną analizę struktury właścicielskiej, umożliwiającą natychmiastowe złożenie zgłoszenia po uzyskaniu numeru KRS.

Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu dostępnego na stronie crbr.podatki.gov.pl. Zgłoszenie jest bezpłatne. Uprawnienie do złożenia zgłoszenia przysługuje wyłącznie osobom uprawnionym do reprezentacji podmiotu zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS – co w praktyce oznacza, że zewnętrzny doradca lub pełnomocnik nie może samodzielnie złożyć zgłoszenia, lecz jedynie wesprzeć podmiot w jego przygotowaniu. Warunkiem technicznym skutecznego zgłoszenia jest posiadanie przez osobę składającą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Dane podlegające ujawnieniu a jawność rejestru

W zgłoszeniu do CRBR należy wskazać: imię i nazwisko beneficjenta, jego obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL (albo datę urodzenia dla osób nieposiadających numeru PESEL) oraz informację o wielkości i charakterze uprawnień przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu. Rejestr jest publiczny i dostępny bezpłatnie bez konieczności rejestracji.

Warto odnotować, że wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 22 listopada 2022 r. w sprawach C-37/20 i C-601/20 zakwestionował nieograniczoną jawność rejestrów beneficjentów rzeczywistych jako nieproporcjonalną ingerencję w prawa podstawowe, co skłoniło część państw UE do ograniczenia dostępu do swoich rejestrów. Polska utrzymała dotychczasowy model szerokiej jawności CRBR. Ujawnienie numeru PESEL – budzące praktyczne pytania o ochronę danych osobowych – jest obowiązkiem wynikającym wprost z ustawy; przetwarzanie danych w CRBR odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego), co wyklucza możliwość skutecznego sprzeciwu na podstawie art. 21 RODO.

Obowiązek aktualizacji – jeden z kluczowych obszarów ryzyka

W praktyce uchybienia w zakresie aktualizacji danych stanowią jeden z kluczowych obszarów ryzyka compliance – obok braku pierwszego wpisu. Wynika to z faktu, że pierwsze zgłoszenie następuje zazwyczaj przy bieżącym wsparciu doradcy rejestracyjnego, natomiast obowiązek aktualizacji ciąży na podmiocie permanentnie i wymaga wdrożenia wewnętrznych procedur monitorowania.

Każda zmiana danych podlegających ujawnieniu musi być zaktualizowana w CRBR w terminie 14 dni od dnia jej zaistnienia – nie od dnia ujawnienia w KRS ani innym rejestrze. Obowiązek aktualizacji obejmuje w szczególności: nabycie lub zbycie udziałów lub akcji skutkujące przekroczeniem progu 25%, zmiany w zakresie uprawnień korporacyjnych wpływające na strukturę kontroli, zmianę obywatelstwa lub miejsca zamieszkania beneficjenta, a także zmiany danych osobowych beneficjenta ujawnionego na podstawie reguły zastępczej.

W grupach kapitałowych, w których transakcje na udziałach lub restrukturyzacje są częste, konieczne jest wdrożenie procedury automatycznego powiadamiania podmiotów polskich o zdarzeniach właścicielskich zachodzących na poziomie podmiotów zagranicznych. Brak takiej procedury prowadzi w praktyce do sytuacji, w której zmiany dokonane na poziomie spółki matki lub holdingu zagranicznego nie są terminowo odzwierciedlane w CRBR polskich spółek zależnych.

Sankcje za naruszenie obowiązków rejestracyjnych

Kary administracyjne – do 1 000 000 zł

Na podmiot, który nie dopełnił obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji w terminie, Minister Finansów może nałożyć karę pieniężną w wysokości do 1 000 000 złotych. Odpowiedzialność administracyjna ma co do zasady charakter obiektywny – jednak organ bierze pod uwagę okoliczności konkretnego naruszenia, a w orzecznictwie konsekwentnie podkreślana jest zasada proporcjonalności i indywidualizacji sankcji. W praktyce decydujące znaczenie mają: czas trwania naruszenia, jego przyczyny, postawa podmiotu po jego ujawnieniu oraz podjęte działania naprawcze. Kary zbliżone do ustawowego maksimum nakładane są przede wszystkim w przypadkach długotrwałego zaniechania lub celowego utrudniania identyfikacji beneficjenta.

W komunikatach kierowanych do podmiotów zobowiązanych GIIF konsekwentnie wskazuje, że nieznajomość przepisów nie jest okolicznością wyłączającą odpowiedzialność. W przypadku stwierdzenia naruszenia podczas procedury CDD przez instytucję obowiązaną, informacja o braku lub nieaktualności wpisu może zostać przekazana do GIIF, co inicjuje dalsze postępowanie.

Odpowiedzialność beneficjenta rzeczywistego

Ustawa AML nakłada na beneficjenta rzeczywistego obowiązek przekazania podmiotowi zobowiązanemu wszelkich informacji niezbędnych do dokonania prawidłowego wpisu lub jego aktualizacji. Beneficjent, który podaje informacje niezgodne z prawdą lub utrudnia swoją identyfikację, naraża się na odpowiedzialność karną na podstawie przepisów prawa karnego powszechnego. Ustawa AML nie tworzy odrębnego typu przestępstwa powiązanego z CRBR, lecz odsyła do ogólnych reżimów odpowiedzialności karnej.

Specyfika obowiązków w grupach z zagranicznym udziałem

Pełny łańcuch właścicielski – wymóg identyfikacji do osoby fizycznej

Najczęstszym błędem popełnianym przez polskie spółki z zagranicznym udziałowcem jest ujawnienie w CRBR danych podmiotu zagranicznego (spółki holdingowej, funduszu) zamiast danych osoby fizycznej sprawującej nad nim kontrolę. Tymczasem przepisy ustawy AML wyraźnie wymagają identyfikacji i ujawnienia osoby fizycznej – niezależnie od tego, ile szczebli pośrednich liczy łańcuch właścicielski. W grupach multinarodowych oznacza to konieczność zebrania dokumentacji od podmiotów zagranicznych objętych łańcuchem własności: wypisów z rejestrów handlowych, list wspólników lub akcjonariuszy, umów wspólników, aktów założycielskich oraz – w razie potrzeby – oświadczeń podmiotów pośrednich potwierdzających brak dalszych osób kontrolujących.

Oddziały zagranicznych przedsiębiorców

Oddział zagranicznego przedsiębiorcy, działający na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium RP, nie jest odrębną osobą prawną i nie podlega – co do zasady – obowiązkowi rejestracji w CRBR jako samodzielny podmiot. Obowiązek rejestracyjny ciąży na zagranicznej spółce macierzystej, o ile mieści się ona w katalogu podmiotów objętych ustawą AML. W każdym przypadku zalecana jest jednak indywidualna analiza, uwzględniająca specyfikę danej struktury i ewentualne powiązania z trustami lub innymi formami, które mogą generować samodzielny obowiązek rejestracyjny.

Weryfikacja CRBR przez instytucje obowiązane – skutki praktyczne

Polskie instytucje obowiązane – banki, notariusze, kancelarie prawne i podatkowe, firmy leasingowe, dostawcy usług faktoringowych – weryfikują dane CRBR w ramach obowiązkowych procedur CDD. Niespójność między danymi w rejestrze a informacjami przekazanymi instytucji może skutkować objęciem klienta wzmożoną weryfikacją (EDD), a w skrajnych przypadkach odmową nawiązania relacji i zgłoszeniem do GIIF. Dla podmiotów z grupy kapitałowej oznacza to, że zaniedbanie obowiązku aktualizacji CRBR przez jedną spółkę może blokować operacje bankowe lub transakcje notarialne całej grupy w Polsce.

Praktyczna lista kontrolna – CRBR compliance

Poniższa lista kontrolna stanowi punkt wyjścia do weryfikacji poprawności realizacji obowiązków CRBR. Jej zaliczenie nie zastępuje indywidualnej analizy prawnej, lecz pozwala zidentyfikować obszary wymagające uwagi.

Rejestracja i zakres podmiotowy

• Zidentyfikowano wszystkie podmioty w grupie podlegające polskiemu obowiązkowi rejestracyjnemu w CRBR.
• Pierwsze zgłoszenie zostało złożone w terminie 14 dni od wpisu do KRS.
• Zgłoszenia dokonała osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu (nie pełnomocnik zewnętrzny).

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego

• Prześledzono pełny łańcuch właścicielski do poziomu osoby fizycznej, uwzględniając zarówno udziały bezpośrednie, jak i pośrednie.
• Zweryfikowano, czy którykolwiek pośredni udziałowiec zagraniczny osiąga lub przekracza próg 25% po uwzględnieniu udziałów pośrednich.
• W przypadku reguły zastępczej – udokumentowano proces identyfikacji i uzasadnienie niemożności wskazania beneficjenta według kryteriów podstawowych.
• Zebrano i przechowywana jest dokumentacja potwierdzająca strukturę właścicielską (wypisy z rejestrów, listy wspólników, oświadczenia podmiotów pośrednich).

Aktualizacja i monitoring

• Wdrożono wewnętrzną procedurę monitorowania zmian właścicielskich i powiadamiania osób odpowiedzialnych za aktualizację CRBR.
• W grupach z zagranicznym udziałem – ustalono mechanizm informowania polskich spółek o zdarzeniach właścicielskich na poziomie podmiotów zagranicznych.
• Ostatnia aktualizacja CRBR jest zgodna z aktualną strukturą właścicielską i nie przekroczyła 14 dni od zaistnienia zmiany.

O KANCELARII ATL LAW

ATL Law to kancelaria prawna specjalizująca się w kompleksowej obsłudze inwestorów zagranicznych na rynku polskim. Oferujemy wielojęzyczne doradztwo (język polski, angielski, niemiecki) w zakresie prawa podatkowego, korporacyjnego, cen transferowych, prawa pracy oraz regulacji AML/KYC i compliance. Posiadamy doświadczenie we wdrażaniu procedur identyfikacji beneficjentów rzeczywistych, rejestracji w CRBR oraz audytach zgodności z przepisami ustawy AML. Naszym klientom zapewniamy wsparcie na każdym etapie wejścia na rynek polski – od wyboru optymalnej struktury prawnej, przez bieżącą obsługę compliance, po reprezentację w postępowaniach administracyjnych i sądowych.

office@atl-law.pl