Spółka z o.o. przez S24 czy u notariusza?

System S24 fundamentalnie zmienił sposób zakładania spółek w Polsce. Proces jest szybszy, bardziej dostępny i znacznie tańszy niż tradycyjna ścieżka notarialna. Dla wielu przedsiębiorców stał się wyborem domyślnym.

Wygoda i oszczędności na etapie zakładania spółki nie zawsze przekładają się jednak na korzyści długoterminowe. Ograniczenia wpisane w system S24 mogą generować komplikacje – i dodatkowe koszty – w miarę rozwoju działalności.

Zakres systemu S24

System S24 umożliwia rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorców umów zatwierdzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Proces można przeprowadzić w całości online, zazwyczaj w ciągu 24 godzin od złożenia wniosku, przy kosztach stanowiących ułamek wydatków związanych z założeniem spółki u notariusza.

Ta efektywność ma swoją cenę. Wzorce dostępne w S24 obejmują jedynie najbardziej podstawowe rozwiązania korporacyjne i oferują ograniczone możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb.

Ograniczenia wzorca umowy

Standardowa umowa spółki dostępna w systemie S24 nie uwzględnia szeregu postanowień, które mogą okazać się istotne w miarę rozwoju spółki.

Wkłady niepieniężne. System S24 dopuszcza wyłącznie wkłady pieniężne na kapitał zakładowy. Przedsiębiorcy zamierzający wnieść nieruchomości, prawa własności intelektualnej, maszyny i urządzenia, udziały w innych podmiotach lub zorganizowaną część przedsiębiorstwa muszą skorzystać ze ścieżki notarialnej.

Uprzywilejowanie udziałów. Wzorzec nie pozwala na utworzenie udziałów uprzywilejowanych – ani w zakresie prawa głosu, ani dywidendy, ani uczestnictwa w podziale majątku likwidacyjnego.

Ograniczenia w zbywaniu udziałów. O ile S24 umożliwia wprowadzenie ogólnego wymogu zgody spółki na zbycie udziałów, o tyle nie pozwala na włączenie szczegółowych mechanizmów: prawa pierwszeństwa nabycia, klauzul tag-along i drag-along, formuł ustalania ceny czy konsekwencji naruszenia ograniczeń.

Dziedziczenie udziałów. Wzorzec nie przewiduje regulacji zasad dziedziczenia udziałów. W braku szczególnych postanowień udziały przechodzą na wszystkich spadkobierców ustawowych, potencjalnie wprowadzając do spółki osoby, których pozostali wspólnicy nie przewidywali jako partnerów biznesowych.

Dopłaty i umorzenie udziałów. Postanowienia dotyczące dopłat do kapitału lub przymusowego umorzenia udziałów nie mogą zostać uwzględnione we wzorcu S24.

Ład korporacyjny. Wzorzec oferuje ograniczoną elastyczność w kształtowaniu struktury zarządu, rady nadzorczej czy zgromadzenia wspólników poza rozwiązaniami wynikającymi z przepisów Kodeksu spółek handlowych.

Implikacje praktyczne

W praktyce prawnej obserwujemy powtarzający się schemat. Spółki założone przez S24 wracają do prawników w ciągu roku lub dwóch lat z potrzebą zmiany umowy spółki – zmiany, która musi zostać dokonana w formie aktu notarialnego.

Najczęstsze przyczyny to: wejście nowego inwestora wymagającego określonych rozwiązań korporacyjnych, wspólnik dążący do wyjścia ze spółki w okolicznościach nieprzewidzianych w pierwotnym wzorcu, spory dotyczące zbywania udziałów oraz śmierć wspólnika i wynikające z niej komplikacje spadkowe.

Koszt rozwiązywania tych problemów ex post zazwyczaj przewyższa oszczędności osiągnięte przy zakładaniu spółki. Poza bezpośrednimi kosztami zmiany umowy w formie aktu notarialnego i obsługi prawnej pojawiają się koszty pośrednie: czas zarządu, potencjalne spory między wspólnikami i opóźnione transakcje.

Kiedy S24 jest właściwym wyborem

System S24 pozostaje odpowiednim rozwiązaniem w określonych okolicznościach:

• Jednoosobowe spółki z o.o. z wyłącznie pieniężnymi wkładami
• Proste struktury dwóch wspólników z równym udziałem, zbieżnymi interesami i bez przewidywalnych komplikacji
• Spółki zakładane w konkretnym, krótkoterminowym celu, gdy późniejsza restrukturyzacja jest z góry zakładana
• Sytuacje, w których szybkość rejestracji stanowi priorytet nadrzędny

W tych scenariuszach wzorzec umowy zapewnia wystarczającą ochronę, a korzyści z szybkiej i taniej rejestracji przeważają nad ograniczeniami.

Kiedy wskazane jest założenie spółki u notariusza

Założenie spółki w formie aktu notarialnego należy rozważyć, gdy okoliczności obejmują:

• Wkłady niepieniężne jakiegokolwiek rodzaju
• Nierówne udziały lub zróżnicowane role wspólników
• Potrzebę uprzywilejowania udziałów lub szczególnych rozwiązań dotyczących głosowania
• Przewidywane zaangażowanie inwestora lub przyszłe rundy finansowania
• Złożone planowanie sukcesji lub struktury firm rodzinnych
• Jakąkolwiek sytuację wymagającą szczegółowego uregulowania relacji między wspólnikami

Dodatkowy koszt założenia spółki u notariusza – zazwyczaj od kilkuset do kilku tysięcy złotych w zależności od kapitału zakładowego i stopnia złożoności – stanowi niewielką inwestycję w stosunku do ochrony, jaką zapewnia.

Podsumowanie

Decyzja między S24 a aktem notarialnym nie ma charakteru wyłącznie proceduralnego. Jest to decyzja biznesowa z długoterminowymi implikacjami dla ładu korporacyjnego, relacji między wspólnikami i elastyczności operacyjnej.

System S24 oferuje realne korzyści przy prostych strukturach. Stosowanie go jednak jako uniwersalnego rozwiązania, bez uwzględnienia specyfiki danej działalności, może skutkować kosztami znacznie przewyższającymi początkowe oszczędności.

Przemyślana ocena struktury właścicielskiej spółki, rodzaju wkładów i przewidywanego kierunku rozwoju powinna stanowić podstawę wyboru sposobu rejestracji. W przypadkach o jakimkolwiek stopniu złożoności profesjonalne doradztwo na wstępie prawdopodobnie okaże się bardziej ekonomiczne niż działania naprawcze na późniejszym etapie.