Układy zbiorowe pracy na nowych zasadach

Układy zbiorowe pracy na nowych zasadach – co muszą wiedzieć pracodawcy po wejściu w życie ustawy z 5 listopada 2025 r.

Od 13 grudnia 2025 r. obowiązuje ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661), która zastąpiła dotychczasowe przepisy działu XI Kodeksu pracy. To najważniejsza zmiana w polskim zbiorowym prawie pracy od lat – i zmiana, na którą pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę. Nowe regulacje nie tylko upraszczają dotychczasową procedurę zawierania i rejestrowania układów zbiorowych, ale również znacząco rozszerzają katalog spraw, które mogą być w nich uregulowane, a za naruszenie przepisów ustawy grożą sankcje karne.

Wyodrębnienie problematyki układów zbiorowych pracy z Kodeksu pracy do osobnej ustawy nie jest zabiegiem wyłącznie legislacyjnym. Nowa regulacja realizuje jednocześnie obowiązki wynikające z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej, zgodnie z którą każde państwo członkowskie, w którym wskaźnik zasięgu rokowań zbiorowych jest poniżej progu 80%, ma obowiązek ustanowić ramy warunków sprzyjających rokowaniom zbiorowym w drodze ustawy. Polska, z jednym z najniższych wskaźników pokrycia układami zbiorowymi w UE, musiała podjąć zdecydowane działania – i je podjęła.

Jedną z najbardziej praktycznych zmian jest przyjęcie szerszych definicji pojęć „pracodawca” i „osoba wykonująca pracę zarobkową”, opartych na definicjach ustawy o związkach zawodowych. Oznacza to, że układ zbiorowy pracy może być zawarty nie tylko dla pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, ale także dla osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy. Poszerza się tym samym krąg podmiotów, które mogą korzystać z ochrony układowej – co ma istotne znaczenie w dobie rosnącej popularności elastycznych form zatrudnienia.

Katalog spraw regulowanych w układzie zbiorowym pracy jest obecnie otwarty. Układ może obejmować w sposób bezwzględnie obowiązujący sprawy nieuregulowane w przepisach prawa pracy. Oprócz tradycyjnych kwestii takich jak wymiar i normy czasu pracy czy warunki wynagradzania, układ może regulować rozwiązania wspierające godzenie życia zawodowego z życiem prywatnym, zarządzanie wiekiem i aktywnym starzeniem, a także kwestie dotyczące przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych, naruszaniu równego traktowania w zatrudnieniu oraz mobbingowi. Zachowana zostaje przy tym tzw. zasada korzystności – postanowienia układu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, a te które tę zasadę naruszają, są nieważne z mocy prawa.

Rewolucyjną zmianą jest rezygnacja z dotychczasowej procedury rejestracji układów zbiorowych pracy, która była skomplikowana i prowadzona wyłącznie w formie pisemnej. Na jej miejsce wprowadzono Krajową Ewidencję Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) – system teleinformatyczny obsługiwany przez ministra właściwego do spraw pracy. Zgłoszenie do KEUZP polega na wprowadzeniu danych przez odpowiednie formularze elektroniczne i załączeniu cyfrowego odwzorowania (skanu) układu. Minister nie dokonuje prawnej weryfikacji treści zgłoszenia – wystarczy otrzymanie potwierdzenia z KEUZP o przyjęciu danych wraz z automatycznie nadanym numerem ewidencyjnym.

Należy pamiętać, że KEUZP ma zostać utworzona w terminie dwóch lat od wejścia w życie ustawy. Do tego czasu zgłoszenia należy dokonywać drogą elektroniczną bezpośrednio do ministra właściwego do spraw pracy, z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Zgłoszenia można składać przez e-Doręczenia, Elektroniczną Skrzynkę Podawczą lub na adres mailowy: ewidencja.uzp@mrpips.gov.pl.

Istotną zmianą w porównaniu z dotychczasowym stanem prawnym jest rezygnacja z kontroli zgodności układu z prawem na etapie rejestracji. Wcześniej takiej kontroli dokonywał minister właściwy do spraw pracy lub okręgowy inspektor pracy. Obecnie istnieje możliwość wnioskowania o sądową ocenę postanowień układu zbiorowego pracy pod względem zgodności z prawem. Z takim wnioskiem mogą wystąpić pracownik, osoba wykonująca pracę zarobkową, organizacja związkowa, pracodawca, a także inspektor pracy i prokurator.

Największą nowością, na którą pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę, jest wprowadzenie odpowiedzialności karnej i wykroczeniowej za naruszenie przepisów ustawy. Dotychczasowe przepisy działu XI Kodeksu pracy nie przewidywały żadnych sankcji za naruszenie regulacji dotyczących układów zbiorowych. Obecnie ustawa wyraźnie rozróżnia czyny stanowiące przestępstwa od tych stanowiących wykroczenia.

Przestępstwo popełnia osoba, która w związku z zajmowanym stanowiskiem lub pełnioną funkcją odmawia podjęcia rokowań nad zawarciem układu zbiorowego pracy lub jego zmiany, nie przekazuje przedstawicielom organizacji związkowych prowadzących rokowania informacji o sytuacji ekonomicznej niezbędnych do prowadzenia rokowań, narusza tajemnicę przedsiębiorstwa oraz pracodawcy, lub nie dokonuje zgłoszenia do KEUZP, co skutkuje brakiem możliwości stosowania układu. Za te czyny grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności.

Z kolei wykroczenie popełnia osoba, która nie przekazuje organizacji związkowej występującej z inicjatywą zawarcia układu informacji o pozostałych organizacjach związkowych działających u pracodawcy, nie zawiadamia osób objętych postanowieniami układu o jego wejściu w życie i zmianach, nie udostępnia tekstu układu na żądanie uprawnionej osoby, lub nie przechowuje układów zbiorowych pracy oraz protokołów dodatkowych. Sprawca podlega karze grzywny.

Warto podkreślić, że ustawa nadaje inspektorom pracy nowe, istotne kompetencje. Inspektor pracy pełni rolę oskarżyciela publicznego w postępowaniach o naruszenie przepisów ustawy – zarówno w sprawach o wykroczenia, jak i w sprawach o przestępstwa, gdzie ma prawo prowadzić dochodzenia oraz wnosić i popierać akt oskarżenia. To racjonalne rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że inspektorzy pracy posiadają specjalistyczną wiedzę z zakresu zbiorowego prawa pracy, której niejednokrotnie brakuje policji czy prokuraturze.

Dla pracodawców nowa ustawa oznacza konieczność przeglądu i dostosowania dotychczasowych praktyk w zakresie dialogu społecznego. Warto pamiętać, że w okresie przejściowym zgłoszeniu podlegają wyłącznie nowe układy zbiorowe pracy, nowe protokoły dodatkowe oraz nowe porozumienia zbiorowe – układy i protokoły zarejestrowane przed wejściem w życie ustawy nie wymagają ponownego zgłoszenia. Postanowienia dotyczące wejścia w życie nowo zawieranych układów nie powinny już odwoływać się do rejestracji, ponieważ instytucja rejestru została zlikwidowana.

W ATL Law rekomendujemy, aby każdy pracodawca, u którego działają organizacje związkowe lub który planuje zawieranie układów zbiorowych pracy, niezwłocznie zapoznał się z nowymi regulacjami i dostosował do nich swoje procedury wewnętrzne. Dotyczy to w szczególności procedury prowadzenia rokowań, zasad przekazywania informacji stronom, trybu zgłaszania do KEUZP oraz sposobu informowania pracowników o treści i zmianach układu. Sankcje karne za niedopełnienie tych obowiązków nie pozostawiają miejsca na zwłokę.