Krajowy System e-Faktur – obowiązkowy, ale jeszcze nie teraz. Co dalej z e-Fakturą w Polsce?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało być rewolucją w polskim systemie fakturowania. Początkowo planowany na początek 2024 r., aktualnie odroczony z uwagi na problemy techniczne do lutego 2026 r., gdzie ma zostać wdrożony  zmienionej formule.

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML, z centralnym nadzorem fiskusa. Docelowo ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne, a dane trafiają od razu do organów podatkowych.

Od 2022 r. system działa dobrowolnie – część przedsiębiorców korzysta z niego już dziś, otrzymując np. krótszy termin zwrotu VAT (40 dni zamiast 60).

Dlaczego dopiero luty 2026?

W styczniu 2024 r. Najwyższa Izba Kontroli oraz środowiska księgowych alarmowały o brakach w testach wydajnościowych, błędach w interfejsie oraz ryzykach awarii. Ministerstwo Finansów, choć długo zapewniało o gotowości systemu, ostatecznie w czerwcu 2024 r. wycofało się z obowiązkowego startu i zapowiedziało konsultacje nowego terminu.

Nowe propozycje zmian

Z projektów ujawnionych przez Ministerstwo Finansów w czerwcu 2025 r. wynika, że w nowej wersji reformy planowane są m.in.:

  • tryb offline – możliwość wystawienia faktury poza systemem i późniejszego „dosłania” do KSeF,

  • kody QR na fakturach – by odbiorca mógł ją zweryfikować i odczytać bez potrzeby posiadania systemu księgowego,

  • dodatkowe odroczenia dla mniejszych podatników i podatników „wykluczonych cyfrowo” – obowiązek wdrożenia KSeF w od lutego 2026 r. obejmuje wyłącznie dużych podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł wraz z podatkiem, pozostali podatnicy zostaną zobligowani do wdrożenia systemu w kwietniu 2026 r., a dopiero od 2027 r. obowiązkiem zostaną objęci tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo, czyli dokonujący transakcji do 10 000 zł miesięcznie.

  • zwiększenie limitu zwolnienia z VAT – w 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrośnie z 200 tys. zł do 240 tys. zł.

  • odroczenie kar – sankcje za naruszenie obowiązków związanych z KSeF będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku

Co dziś powinni zrobić przedsiębiorcy?

Choć obowiązek KSeF został odroczony, warto już teraz przygotować się na jego wdrożenie:

  • zweryfikować, a w razie potrzeby zaktualizować oprogramowanie księgowe – większość popularnych systemów (np. Comarch, Insert, Symfonia) oferuje już obsługę KSeF,

  • przetestować wystawianie e-Faktur ustrukturyzowanych – nawet bez obowiązku,

  • wdrożyć procedury awaryjne – np. sposób postępowania w razie braku dostępu do systemu,

  • szkolić personel księgowy – ponieważ obsługa plików XML i komunikacja z API KSeF będzie codziennością.

Podsumowanie

KSeF pozostaje jednym z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych fiskusa. Najbliższe miesiące będą kluczowe dla dopracowania jego funkcjonalności i uchwalenia przepisów wykonawczych. Przedsiębiorcy, którzy zaczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę i unikną kosztownej paniki w momencie, gdy nowy termin zostanie ogłoszony.

Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców

Pierwszego czerwca bieżącego roku weszły w życie dwie niezwykle ważne dla rynku zatrudniania akty: Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudniania oraz ustawa warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP – tym samym w całości uchylona została obowiązująca od przeszło dwudziestu lat ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowa ustawa to także odpowiedź ustawodawcy na zupełnie inne wyzwania krajowego i regionalnego rynku pracy i migracji. Współczesne realia segmentu pracy spotykają się z całkowicie innymi niż dwadzieścia lat temu wyzwaniami: problemem nie jest już wysokie bezrobocie i odpływ młodych ludzi szukających pracy, ale chroniczny niedobór wykwalifikowanej kadry pracowniczej, rosnąca presja płacowa i skuteczne wykorzystanie zagranicznej siły roboczej. System skonstruowany na potrzeby państwa dopiero co wchodzącego na europejskie rynki nie odpowiada już potrzebom rozwiniętej gospodarki, ale i starzejącego się społeczeństwa. Nowa ustawa i idące z nią rozwiązania mają między innymi znacząco ułatwić pozyskiwanie nowych pracowników (w tym z zagranicy).

Wsparcie osób bezrobotnych

Ustawa przewiduje zniesienie niepraktycznego powiązania osoby bezrobotnej z urzędem pracy właściwym ze względu na miejsce zameldowania. Od tej pory bezrobotny będzie mógł zarejestrować się w powiatowym urzędzie pracy, na terenie miejsca zamieszkania. Rozwiązanie to powinno ułatwić mobilność osób aktywnie poszukujących pracy i wyjeżdżających do większych ośrodków miejskich. Likwidacji ulegnie także anachroniczny obowiązek przeprowadzenia testu rynku pracy.

Aktywizacja osób starszych

Wychodząc naprzeciw rosnącemu udziałowi osób po 50 roku życia w rynku pracy oraz trudności w znalezieniu pracy przez bezrobotnych w średnim wieku, ustawodawca przewidział korzystny pogram dofinasowań do wynagrodzeń dla pracodawców, którzy zdecydują się zatrudnić takie osoby. Wysokość dofinansowania jest ustalana indywidualnie, może jednak sięgnąć aż 50 procent przez okres do 12 miesięcy.

Ważne zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców

Ważną zmianą w zakresie prowadzenia agencji zatrudnienia w obszarze pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców, od których wymaga się posiadania zezwolenia na pracę, jest wprowadzenie wymogu prowadzenia działalności przez minimum dwa lata. Dopiero po zakończeniu tego okresu, agencja będzie mogła rozpocząć kierowanie do pracy cudzoziemców. Rozwiązanie to, w zamyśle ustawodawcy ma być jednym z wielu sposobów na ukrócenie procederu zakładania agencji zatrudnienia, których działalność skierowana jest w istocie na półlegalne sprowadzenie osób z zagranicy – temu samemu celowi służyć ma obowiązek zawarty w nowej ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP dotyczący informowania starosty przez pracodawcę zatrudniającego cudzoziemca o:

• niepodjęciu przez niego pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia na pracę;

• przerwaniu pracy na ponad 2 miesiące;

• zakończeniu zatrudnienia wcześniej niż na dwa miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia.

Niedopełnienie powyższych obowiązków może narazić pracodawcę na grzywnę w wysokości do 5000 zł.

W odpowiedzi na rosnący zakres obowiązków informacyjnych, ustawodawca zdecydował się na pełną elektronizację procesu pozyskiwania pracownika zagranicznego. Od tej pory cały proces, począwszy od złożenia wniosku do wydania decyzji, będzie odbywał się przez jedną platformę praca.gov.pl. System powinien automatycznie pozyskiwać informacje z baz danych ZUS i Straży Granicznej, co powinno przyczynić się do usprawnienia kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców.
Nowe regulacje wprowadzają szereg rozwiązań, które – przynajmniej w założeniu – powinny poprawić elastyczność rynku pracy, zwiększyć jego przejrzystość i odpowiedzieć na realne potrzeby pracodawców oraz osób poszukujących zatrudnienia. To, czy nowe rozwiązania okażą się skuteczne w praktyce, pokaże praktyka nadchodzących miesięcy. Pewne jest jedno: rynek pracy w Polsce ulega właśnie istotnej transformacji.