Nadchodzące zmiany w Państwowej Inspekcji Pracy – co czeka pracodawców i pracowników?
Wraz z projektem ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw przygotowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nadchodzi jedna z największych modyfikacji systemu ochrony pracowników oraz funkcjonowania nadzoru nad rynkiem pracy w ciągu ostatnich kilkunastu lat. Celem proponowanych zmian jest wzmocnienie roli inspektorów pracy, którzy zostaną wyposażeni w skuteczne narzędzia reagowania na naruszanie prawa oraz dostosowanie mechanizmów działania Państwowej Inspekcji Pracy do standardów europejskich. Projekt ustawy – według planów Rady Ministrów – ma zostać przyjęty do końca roku 2025, i jeśli tak się stanie już wkrótce może okazać się, że pracodawcy i pracownicy będą musieli przygotować się do nadchodzących zmian.
Decyzje administracyjne inspektorów w sprawie stosunku pracy.
Jedną z najbardziej rewolucyjnych (i kontrowersyjnych) zmian jest nadanie inspektorom PIP uprawnień do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy. Oznacza to, że jeśli zdaniem inspektora PIP dana umowa cywilnoprawna faktycznie spełnia kryteria umowy o pracę (zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy), inspektor będzie mógł nakazać jej przekształcenie w umowę o pracę bez konieczności kierowania sprawy do sądu pracy. Zatem w przypadku gdy zatrudniony w oparciu o umowę zlecenie zleceniobiorca czy wykonujący usługę w oparciu o kontrakt B2B wykonawca zdaniem inspektora wykonuje czynności charakterem odpowiadające kryteriom zastrzeżonym w Kodeksie pracy dla umów o pracę, inspektor wydaną decyzją może zmienić zawarte umowy cywilnoprawne w umowę o pracę.
Takich narzędzi Inspektor PIP aktualnie nie posiada, a jedynie może skierować wnioski do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy, gdzie w drodze postępowania sądowego orzeka w tych sprawach sąd pracy. Właśnie z uwagi na ochronę pracowników przed długotrwałym postępowaniem sądowym zaplanowano wprowadzenie tak istotnych zmian.
Decyzja inspektora ma obowiązywać od dnia wydania, zatrudniony zyska status pracownika a pracodawca będzie musiał wypłacać wynagrodzenie jak z umowy o pracę, prowadzić akta osobowe, udzielać urlopów, płacić wynagrodzenie chorobowe itd. Decyzja będzie mogła określać daty zawarcia umowy o pracę i rozpoczęcia pracy wcześniejsze niż data jej wydania, co potencjalnie może powodować dla pracodawcy obowiązek wypłaty świadczeń pracowniczych wstecz. Tylko w zakresie skutków podatkowych i ubezpieczeniowych za okres przed decyzją przewidziane jest wstrzymanie do czasu upływu terminu odwołania lub prawomocnego wyroku sądu.
Odwołanie od decyzji inspektora do Głównego Inspektora Pracy wynosić ma tylko 7 dni, a następnie również 7 dni jest na odwołanie do rejonowego sądu pracy.
Zdalne kontrole i cyfryzacja
Projekt reformy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) zakłada wprowadzenie zdalnych kontroli, które umożliwią inspekcji pracy prowadzenie czynności online, m.in. poprzez oględziny miejsc pracy i przesłuchania świadków, a także przesyłanie dokumentacji drogą elektroniczną. Inspektorzy będą mogli prowadzić rozmowy wideo na żywo, aby oglądać maszyny, urządzenia czy warunki pracy. Możliwe będzie przesłuchiwanie świadków on line. Jednocześnie korespondencja w sprawie kontroli toczyć się będzie drogą elektroniczną, gdzie pracodawcy dokumenty, zastrzeżenia i wyjaśnienia dosyłać będą e-mailem, a Inspekcja sporządzi protokół z kontroli w formie elektronicznej.
Wymiana danych między PIP a ZUS oraz Krajową Administracją Sądową
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) uzyska prawo do współpracy i wymiany danych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Krajową Administracją Skarbową (KAS). To narzędzie pozwoli szybciej identyfikować nieprawidłowości, zwłaszcza w zakresie składek i podatków. Wymiana informacji ma ułatwić PIP i ZUS realizację swoich ustawowych zadań, zwiększając efektywność ich działań.Dane będą przekazywane w formie cyfrowej, a procesy weryfikacyjne będą w pełni zautomatyzowane, co przyspieszy wykrywanie nieprawidłowości.
Zwiększony budżet i wyższe kary za naruszanie prawa przez pracodawców
Na 2026 rok przewidziano około 10-procentowy wzrost finansowania PIP. Jednocześnie zapowiedziano surowsze sankcje za naruszanie prawa pracy, w tym za nadużywanie umów cywilnoprawnych. Grzywny nakładane w postępowaniu mandatowym zostaną co najmniej podwojone, z obecnych maksymalnie 2000 zł do 5000 zł. Wzrosną również kary w postępowaniu sądowym, nawet do 60.000 zł.
Kontrole w oparciu o analizę ryzyka
Inspekcja Pracy będzie przygotowywać roczne i długoterminowe plany kontroli oparte na analizie ryzyka. Oznacza to, że działania kontrolne będą bardziej ukierunkowane na branże i obszary najbardziej narażone na łamanie prawa pracy.
Przygotowania przedsiębiorców do reformy prawa pracy i nowych uprawnień PIP
Choć projektowana ustawa pozostaje w fazie legislacyjnej i może ulec dalszym modyfikacjom, już na obecnym etapie zasadne jest podjęcie działań przygotowawczych. Przygotowanie się do zmian może być bowiem czasochłonne. Przedsiębiorcy powinny przeprowadzić szczegółową analizę relacji z osobami świadczącymi pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Analiza ta winna obejmować nie tylko treść samych umów, lecz również wszystkie aspekty formalne i praktyczne współpracy, w tym sposób realizacji powierzonych zadań, ich zakres, ustalenia stron dotyczące czasu i miejsca wykonywania umowy, stopień integracji wykonawców ze strukturą organizacyjną, model rozliczeń, przyznawane świadczenia, sposób raportowania, stosowaną komunikację oraz zakres odpowiedzialności. Wprowadzenie odpowiednich modyfikacji do stosowanych modeli współpracy może umożliwić skuteczną obronę w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji wynikających z wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy.
Podsumowując, aby zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji, firmy powinny jak najszybciej:
- dokonać audytu umów cywilnoprawnych i B2B – sprawdź, czy nie noszą cech stosunku pracy i dostosować dokumenty do stanu rzeczywistego,
- określić precyzyjnie modele współpracy funkcjonujące w firmie (zdefiniować rodzaje współpracy, utworzyć granice między pracowniczym zatrudnieniem a umowami cywilnoprawnymi/outsourcingiem oraz stworzyć uzasadnienie biznesowe w formie polityki obwiązującej w firmie),
- opracować alternatywne modele współpracy – takie, które pozwolą bronić konkurencyjności firm i funkcjonować w obrocie gospodarczym
- uporządkować dokumentację i ewidencję – zadbać o compliance z przepisami parwa pracy wszelkiej dokumentacji,
- szkolenia dla działów HR, kadr, podatków i zamówień – przygotować zespoły na nowe procedury i na wypadek kontroli
- przygotowanie planu działania na wypadek kontroli PIP , jak również przygotować scenariusze reakcji i komunikacji w firmie.
