Kontrola Zollamtu 

W poprzednim artykule przypomnieliśmy jakie podstawowe obowiązki spoczywają na pracodawcach delegujących pracowników do Niemiec. Wspomniano także o dodatkowym, często pomijanym obowiązku notyfikacyjnym wobec Zollamtu dotyczącym większości branż m.in. objętych układami zbiorowymi. Czy zatem na potrzeby kontroli wystarczy aby pracodawca zapewniały delegowanym pracownikom odpowiednie warunki pracy, adekwatne do państwa delegowania i wywiązywał się z konieczności zawiadomienia Urzędu Celnego? Niestety, nie zawsze.

W przypadku większości branż i wszystkich zawodów objętych zbiorowymi układami pracy, istnieją dodatkowe obowiązki dokumentacyjne, których niedotrzymanie wiąże się z dotkliwymi sankcjami, nie tylko dla pracodawców delegujących pracowników, czy pracodawców korzystających z usług agencji pośrednictwa pracy, ale także dla samych pracowników.

Sankcje

Negatywny rezultat kontroli niemieckiego Urzędu Celnego, może skutkować wysokimi grzywnami pieniężnymi, a w przypadku niektórych branż nawet uniemożliwieniem prowadzenia działalności. Poniżej lista niektórych kar administracyjnych pozostających do dyspozycji Zollamtu:

• Grzywna do 500 000 EUR grożąca za niezapewnienie minimalnych, określonych w niemieckim prawie pracy warunków zatrudnienia, brak wpłaty w odpowiednim czasie obowiązkowej składki na fundusz urlopowy, brak wypłaty pracownikowi czasowemu minimalnej stawki godzinowej za godziny oddelegowania, brak zezwolenia funkcjonariuszom celnym na inspekcję lub brak kooperacji w jej trakcie;
• Grzywna do 30 000 EUR grożąca za niedopełnienie obowiązków dokumentacyjnych w zakresie sporządzenia ewidencji czasu pracy i tłumaczeń, niewyznaczenie właściwego przedstawiciela, brak realizacji i nie zezwolenie funkcjonariuszom celnym na kontrolę lub brak kooperacji jej trakcie

W wypadku ukarania grzywną w wysokości minimum 2.500 euro za naruszenie przepisów administracyjnych, pracodawca może zostać tymczasowo wykluczony z udziału w przetargach na zamówienia publiczne na dostawy, budowę lub usługi. Co więcej wszystkie grzywny w wysokości ponad 200 euro zostaną wpisane do niemieckiego rejestru handlowego (Handelsregisterportal).

Za rodzaj nieformalnej sankcji można uznać wysokie prawdopodobieństwo kolejnej kontroli Zollamtu w celu upewnienia się, że przedsiębiorca doprowadził do stanu zgodności z prawem stwierdzone nieprawidłowości.

Jak zatem przygotować się do kontroli i uniknąć kar? Po pierwsze upewnić się jakiego rodzaju regulacjom podlegamy i wywiązać z przepisanych prawem dodatkowych obowiązków. Poniżej prezentujemy listę kolejnych wymogów stawianych przed pracodawcami delegującymi pracowników (oraz pracodawców-użytkowników korzystających z usług agencji pośrednictwa pracy), na które należy zwrócić uwagę na wypadek kontroli Zollamtu.

Ewidencja czasu pracy

Pod pewnymi warunkami zarówno pracodawcy mający siedzibę w Niemczech lub za granicą, jak i korzystający z usług pracowników, którzy zatrudniają pracowników dostarczonych przez agencję pracy tymczasowej, są zobowiązani do rejestrowania początku, końca i długości dziennego czasu pracy pracowników, najpóźniej do końca siódmego dnia kalendarzowego następującego po dniu, w którym dana praca została wykonana, oraz do przechowywania jej przez okres dwóch lat. Nie ma wymogu co do formy ewidencji czasu pracy; może być ona prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej. Dane w aktach muszą jedynie wskazywać początek, koniec i całkowitą liczbę godzin pracy w danym dniu, ale nie dokładny czas lub długość przerw. Nie muszą one przebiegać według określonego schematu, nie jest też konieczne instalowanie elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy.

To, czy dana branża w ogóle podlega powyższemu obowiązkowi lub czy jest on w jej przypadku złagodzony/zaostrzony regulują trzy różne ustawy niemieckiego prawa pracy, czyli ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (MiLoG) Ustawa o pracownikach delegowanych (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) oraz ustawa o udostępnianiu pracowników tymczasowych (AÜG). Te jednakże zawierają odniesienia do niemieckiej Ustawy o zwalczaniu pracy niezgłoszonej i nielegalnego zatrudnienia (SchwarzArbG) oraz niemieckiego Kodeksu Socjalnego tom IV (Sozialgesetzbuch Viertes Buch – SGB IV). Sytuację pracodawcy chcącego poznać swoje obowiązki dodatkowo komplikują rozporządzenia wydane do ww. ustaw, które regulują wyjątki oraz szczególne formy prowadzenia ewidencji.

Przykładowo w przemyśle mięsnym pracodawca jest zobowiązany do rejestrowania początku dziennego czasu pracy pracownika lub pracownika najemnego bezpośrednio po rozpoczęciu pracy oraz do rejestrowania końca i łącznej liczby godzin tej pracy jeszcze w dniu, w którym dana praca została zakończona. Z kolei rozporządzenie do ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przewiduje zwolnienie z obowiązku ewidencyjnego w odniesieniu do pracowników uzyskujących wynagrodzenie powyżej określonej wysokości.

Przepisy szczególne umożliwiają stosowanie uproszczonej formy ewidencjonowania czasu pracy, w której w ewidencji podaje się jedynie całkowitą liczbę godzin przepracowanych w danym dniu w przypadkach istnienia „elastycznego czasu pracy” tj. gdy praca pracownika ma charakter wyłącznie mobilny bez określania dokładnego wymiaru godzin pracy.

To jednak wciąż nie wszystko. Pracodawcę obciąża jeszcze m.in. obowiązek przechowywania dokumentacji w określonej formie i przez wyznaczony ustawą termin, jak i konieczność wyznaczenia reprezentanta na terytorium Niemiec o czym więcej w kolejnym artykule z serii poświęconej obowiązkom pracodawców względem Zollamtu.