Autor: kancelaria

Ulga na robotyzację wygasa. Jak z niej skorzystać?

Posted on by kancelaria

Wprowadzona w 2022 roku ulga na robotyzację miała przyspieszyć automatyzację polskiego przemysłu. Cztery lata później preferencja dobiega końca, a ministerstwo finansów nie zapowiada jej kontynuacji. Dla przedsiębiorców, którzy zainwestowali lub planują inwestycje w zrobotyzowane linie produkcyjne, rok 2026 stanowi ostatni moment na skorzystanie z dodatkowego odliczenia. Zanim jednak złożą zeznanie roczne, powinni zmierzyć się z pytaniem, które od lat dzieli fiskusa i sądy administracyjne: jak właściwie liczyć ulgę i co dokładnie można nią objąć?

Preferencja z ograniczonym zasięgiem

Mechanizm ulgi jest stosunkowo prosty — podatnik CIT lub PIT prowadzący działalność gospodarczą może odliczyć od podstawy opodatkowania kwotę stanowiącą 50% kosztów poniesionych na robotyzację w danym roku podatkowym. Odliczenie nie może jednak przekroczyć dochodu z działalności gospodarczej i rozlicza się je wyłącznie w zeznaniu rocznym. Podstawę prawną stanowią art. 38eb ustawy o CIT oraz art. 52jb ustawy o PIT.

Mimo pozornej atrakcyjności preferencja nie wywołała rewolucji, jakiej oczekiwał ustawodawca. Przyczyny są dwie. Po pierwsze, katalog kosztów kwalifikowanych — obejmujący nabycie fabrycznie nowych robotów przemysłowych i urządzeń peryferyjnych, wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do ich uruchomienia, usług szkoleniowych oraz opłat leasingu finansowego — był stosowany przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w sposób restrykcyjny. Po drugie, samo pojęcie robota przemysłowego stało się przedmiotem wieloletniego sporu interpretacyjnego, który do dziś nie został ostatecznie rozstrzygnięty.

Rok 2026 to ostatni moment na skorzystanie z ulgi na robotyzację. Nic nie wskazuje na to, aby Ministerstwo finansów planowało jej przedłużenie lub zastąpienie nową preferencją.

Robot przemysłowy — produkcja czy cały zakład?

Jednym z najżywszych sporów towarzyszących uldze jest pytanie o zakres pojęcia „robot przemysłowy”. Organy podatkowe przez lata prezentowały stanowisko, zgodnie z którym robotem może być wyłącznie urządzenie bezpośrednio uczestniczące w procesie wytwarzania — a więc maszyna pracująca „przy taśmie produkcyjnej”. Konsekwencją takiej wykładni było wyłączenie z ulgi zautomatyzowanych urządzeń służących do pakowania, sortowania czy wewnątrzzakładowego transportu towarów, mimo że w nowoczesnym przemyśle stanowią one integralny element cyklu produkcyjnego.

Przełom przyniósł wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 września 2025 r. (sygn. akt II FSK 2139/23). NSA uznał, że ustawowa definicja robota przemysłowego nie wymaga, by urządzenie uczestniczyło bezpośrednio w wytwarzaniu produktu. Wystarczy, że jest wykorzystywane na terenie zakładu przemysłowego. Sąd podkreślił przy tym realia współczesnej produkcji masowej, w której urządzenia służące automatycznemu przemieszczaniu i magazynowaniu towarów pełnią funkcję równie istotną jak maszyny stricte produkcyjne. Po tym wyroku fiskus skorygował swoje stanowisko, co stanowi pozytywny sygnał dla podatników.

Czy ulgą można objąć zintegrowany zespół maszyn?

Kolejna oś sporu dotyczy pytania, czy ulga obejmuje wyłącznie pojedynczego robota, czy także zespół maszyn funkcjonujących łącznie jako zintegrowana całość. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 sierpnia 2025 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.328.2025.2.KW) jednoznacznie sprzeciwił się rozszerzaniu pojęcia — jego zdaniem przepisy odnoszą się do robota jako pojedynczej maszyny zintegrowanej z innymi urządzeniami w cyklu produkcyjnym, a nie do zespołu maszyn posiadającego w swoim składzie roboty.

Stanowisko to zostało zakwestionowane przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 21 stycznia 2026 r. (sygn. akt III SA/Wa 2178/25). Sąd opowiedział się za możliwością objęcia ulgą zintegrowanego zespołu maszyn. Orzeczenie jest jednak nieprawomocne, co oznacza, że podatnicy powołujący się na tę argumentację muszą liczyć się z ryzykiem zakwestionowania rozliczenia do czasu, aż NSA wypowie się w tej kwestii.

WSA w Warszawie (III SA/Wa 2178/25): Ulgą na robotyzację można objąć zespół maszyn funkcjonujących łącznie jako zintegrowany robot — nie tylko pojedyncze urządzenie. Wyrok nieprawomocny.

Koszty nabycia — faktyczny wydatek czy odpis amortyzacyjny?

Trzeci fundamentalny spór dotyczący ulgi na robotyzację ma wymiar finansowy i w praktyce decyduje o wysokości odliczenia. Inwestycja w roboty przemysłowe z reguły oznacza nabycie środków trwałych, które nie stanowią jednorazowego kosztu podatkowego — rozliczane są poprzez odpisy amortyzacyjne rozłożone na wiele lat. Tymczasem przepisy stanowią, że odliczeniu podlega 50% kosztów uzyskania przychodów „poniesionych” na robotyzację.

Organy podatkowe konsekwentnie interpretują to sformułowanie w sposób zawężający — zdaniem Dyrektora KIS odliczeniu podlega jedynie 50% wartości odpisów amortyzacyjnych dokonanych w danym roku, nie zaś 50% faktycznie poniesionych wydatków na zakup robota. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja indywidualna z 3 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.543.2022.13.MT).

Sądy administracyjne zajmują pozycję przeciwną. Wojewódzkie sądy administracyjne w Łodzi (wyrok z 9 stycznia 2025 r., I SA/Łd 713/24), Warszawie (wyrok z 21 grudnia 2023 r., III SA/Wa 1993/23) oraz Poznaniu (wyrok z 10 czerwca 2025 r., I SA/Po 167/25) zgodnie orzekły, że ustawowe sformułowanie „koszty poniesione” odnosi się do faktycznych wydatków, a nie odpisów amortyzacyjnych. Sądy argumentują, że wykładnia gramatyczna przepisu nie pozostawia tu wątpliwości — „poniesione” oznacza rzeczywiście wydatkowane. Wszystkie te orzeczenia pozostają jednak nieprawomocne, a ostateczne rozstrzygnięcie zależy od stanowiska NSA.

Różnica między wykładnią fiskusa a stanowiskiem sądów jest kolosalna — przy inwestycji amortyzowanej przez 10 lat podatnik odliczyłby w roku zakupu zaledwie 5% wydatku (50% × 10% rocznego odpisu), zamiast pełnych 50% ceny nabycia.

Rekomendacje na ostatni rok obowiązywania ulgi

Wobec wygasania ulgi z końcem 2026 roku i braku perspektyw jej przedłużenia przedsiębiorcy powinni rozważyć kilka kwestii praktycznych. Przede wszystkim warto przeanalizować, czy planowane lub realizowane inwestycje w automatyzację mogą kwalifikować się do odliczenia — zarówno w zakresie nabycia samych robotów, jak i urządzeń peryferyjnych, oprogramowania czy szkoleń. Istotne jest również, by dokumentacja inwestycji była kompletna i pozwalała na jednoznaczne przypisanie wydatków do kosztów kwalifikowanych.

Podatnicy, którzy zdecydują się na rozliczenie ulgi w sposób korzystniejszy — tj. od faktycznych wydatków, a nie od odpisów amortyzacyjnych — powinni mieć świadomość, że takie podejście będzie prawdopodobnie kwestionowane przez organy podatkowe. Obrona tego stanowiska jest jednak możliwa w świetle konsekwentnej linii orzeczniczej sądów administracyjnych. Kluczowe znaczenie będzie miał spodziewany wyrok NSA, który może ostatecznie przesądzić tę kwestię.

Analogicznie, przedsiębiorcy inwestujący w zintegrowane zespoły maszyn — a nie pojedyncze roboty — powinni śledzić dalszy bieg postępowania w sprawie WSA w Warszawie (III SA/Wa 2178/25). Rozstrzygnięcie NSA w tej kwestii będzie miało fundamentalne znaczenie dla zakresu zastosowania ulgi w jej ostatnim roku obowiązywania.

Kancelaria ATL Law wspiera przedsiębiorców w korzystaniu z ulg podatkowych na każdym etapie — od analizy kwalifikowalności inwestycji, przez przygotowanie dokumentacji, po reprezentację w postępowaniach przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W celu uzyskania indywidualnej rekomendacji zapraszamy do kontaktu: office@atl-law.pl 

Planowane zmiany w podatkach dla samozatrudnionych i przedsiębiorców od 2027 roku

Posted on by kancelaria

Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną wersję projektu nowelizacji ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (projekt UD116). Planowane zmiany, których wejście w życie przewidziano na 1 stycznia 2027 roku, mają na celu – według uzasadnienia projektu – dalsze uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznaczają one istotne podwyższenie obciążeń fiskalnych dla szerokiej grupy podatników, w szczególności osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Poniżej omawiamy najważniejsze obszary planowanych zmian oraz ich potencjalne konsekwencje z perspektywy prawa pracy i prowadzenia działalności gospodarczej.

Podwyższenie stawki ryczałtu dla przychoodów powyżej 100 000 zł

Jedna z kluczowych zmian dotyczy przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem według stawki 8,5%. Zgodnie z projektem, przychody przekraczające 100 000 zł rocznie będą podlegały opodatkowaniu wyższą stawką wynoszącą 15%. Zmiana ta obejmie szeroki katalog zawodów – od szkoleniowców, pośredników i przedstawicieli handlowych, przez grafików i informatyków, aż po trenerów personalnych, kosmetyczki czy fryzjerki. Każdy, kto do tej pory korzystał z preferencyjnej stawki ryczałtowej, powinien zweryfikować, czy planowane przepisy dotyczą również jego działalności.

Ustawodawca przewidział możliwość uniknięcia wyższej stawki, jednak pod ściśle określonym warunkiem: przedsiębiorca musi zatrudniać co najmniej jednego pracownika na pełen etat w ramach umowy o pracę przez cały okres prowadzenia działalności w danym roku. Dla wielu samozatrudnionych, którzy prowadzą działalność jednoosobową i nie potrzebują pracowników, jest to warunek trudny do spełnienia – zarówno z przyczyn organizacyjnych, jak i ze względu na wysoki koszt zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Warto podkreślić, że mechanizm ten budzi wątpliwości ekspertów. Jak wskazują doradcy podatkowi, decyzja o zatrudnieniu pracownika powinna wynikać z rzeczywistych potrzeb biznesowych, a nie z chęci uniknięcia wyższego opodatkowania. Wprowadzenie takiego warunku może prowadzić do sztucznego “wymuszania” tworzenia etatów, co – paradoksalnie – może obniżyć jakość zatrudnienia zamiast ją podnieść.

Ograniczenia w uldze IP Box

Istotne zmiany dotkną również ulgi IP Box, która umożliwia zastosowanie preferencyjnej 5-procentowej stawki podatku dochodowego od dochodów uzyskiwanych z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Ulga ta jest szczególnie popularna wśród programistów i specjalistów IT prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Projekt nowelizacji wprowadza warunek, zgodnie z którym skorzystanie z ulgi IP Box będzie uzależnione od zatrudniania co najmniej trzech osób (w przeliczeniu na pełne etaty) na podstawie umowy o pracę przez minimum 300 dni w roku podatkowym. Alternatywnie, podatnik będzie mógł spełnić ten warunek poprzez ponoszenie miesięcznych kosztów wynagrodzeń z tytułu umów zawartych z co najmniej trzema osobami fizycznymi (niepowiązanymi z podatnikiem) w wysokości nie mniejszej niż trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw.

Ponadto, dochody opodatkowane w ramach IP Box mają zostać włączone do podstawy obliczenia daniny solidarnościowej, co dodatkowo zwiększy efektywne obciążenie podatkowe osób o najwyższych dochodach.

Dla jednoosobowych działalności IT i małych software house’ów zmiany te oznaczają konieczność przebudowy modelu zatrudnienia albo rezygnacji z preferencyjnej stawki. Ministerstwo Finansów argumentuje, że praktyka stosowania IP Box przez samozatrudnionych specjalistów IT nie zawsze wpisywała się w cele tej ulgi i służyła przede wszystkim obniżaniu zobowiązań podatkowych bez istotnego wkładu w zwiększanie innowacyjności.

Wydłużenie karencji przy sprzedaży samochodów z leasingu

Projekt UD116 adresuje również popularną praktykę optymalizacji podatkowej polegającą na wykupie samochodu z leasingu operacyjnego, a następnie przekazaniu go w darowiźnie członkowi najbliższej rodziny. Dotychczas obdarowany mógł sprzedać pojazd już po 6 miesiącach od otrzymania darowizny bez obowiązku zapłaty podatku dochodowego.

Zgodnie z planowanymi zmianami, okres karencji podatkowej zostanie wydłużony z 6 miesięcy do 3 lat. Sprzedaż samochodu otrzymanego w darowiźnie przed upływem tego okresu będzie skutkowała obowiązkiem zapłaty PIT według skali podatkowej (12% lub 32%). Zmiana ta ma charakter prewencyjny – Ministerstwo Finansów uznało, że dotychczasowa praktyka stanowiła konstrukcję podatkową pozbawiającą budżet państwa wpływów, a nie przejaw naturalnego obrotu gospodarczego.

Ograniczenie ulgi mieszkaniowej i zmiany w najmie

Projekt nowelizacji przewiduje również ograniczenie częstotliwości korzystania z ulgi mieszkaniowej. Dotychczas możliwe było wielokrotne wykorzystywanie zwolnienia z podatku od sprzedaży nieruchomości (przed upływem 5 lat od nabycia), jeżeli uzyskane środki przeznaczano na własne cele mieszkaniowe. Po wejściu zmian w życie, z ulgi tej będzie można skorzystać nie częściej niż raz na trzy lata. Celem tej regulacji jest ograniczenie wykorzystywania ulgi przez osoby profesjonalnie zajmujące się obrotem nieruchomościami (tzw. flipperzy), które wielokrotnie korzystały ze zwolnienia w sposób niezgodny z jego pierwotną funkcją.

Zmiany obejmą także zasady opodatkowania najmu majątku firmowego podmiotom powiązanym. Stawka ryczałtu za dzierżawę własności intelektualnej wzrośnie do 17%. Resort finansów argumentuje, że dotychczasowe mechanizmy wynajmu w ramach grup kapitałowych lub rodzinnych były często wykorzystywane do sztucznego obniżania obciążeń podatkowych – na przykład poprzez zastępowanie dywidendy wynagrodzeniem za użytkowanie znaku towarowego.

Skutki finansowe i perspektywa prawna

Według szacunków Ministerstwa Finansów, całość planowanych zmian ma przynieść budżetowi państwa około 7,3 mld zł w perspektywie dekady. Sama zmiana w zakresie IP Box ma wygenerować dodatkowe wpływy rzędu 404 mln zł już w pierwszym roku obowiązywania nowych przepisów.

Z perspektywy prawa pracy, planowane zmiany mają wymiar daleko wykraczający poza sam system podatkowy. Wprowadzenie warunku zatrudnienia jako przesłanki skorzystania z preferencji podatkowych stanowi element szerszej polityki rządu, zmierzającej do ograniczenia skali samozatrudnienia i promowania standardowych form zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Wpisuje się to w kontekst wcześniejszych działań legislacyjnych, takich jak planowana reforma Państwowej Inspekcji Pracy, wzmocnienie mechanizmów zwalczania pracy nierejestrowanej oraz nowelizacja przepisów o umowach cywilnoprawnych.

Rekomendacje

Przedsiębiorcom i samozatrudnionym rekomendujemy przeprowadzenie dokładnej analizy wpływu planowanych zmian na ich sytuację podatkową jeszcze przed końcem 2026 roku. Warto rozważyć konsultację prawną i podatkową w celu oceny, czy dotychczasowy model prowadzenia działalności pozostanie optymalny w nowych warunkach prawnych. W szczególności należy przeanalizować ewentualność zmiany formy opodatkowania, restrukturyzacji modelu współpracy B2B lub dostosowania polityki zatrudnienia w firmie.

Należy pamiętać, że projekt jest wciąż na etapie legislacyjnym i szczegółowe rozwiązania mogą ulec zmianie. Monitorowanie postępu prac nad nowelizacją jest kluczowe dla podjęcia trafnych decyzji biznesowych.

Podstawa prawna: Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (nr z wykazu: UD116); ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.); ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776 ze zm.).

🤝 Jak możemy pomóc?

W ATL Law łączymy wiedzę z zakresu prawa pracy i prawa podatkowego, co pozwala nam kompleksowo ocenić sytuację przedsiębiorców działających w modelu B2B. Pomagamy m.in. w analizie ryzyka przekwalifikowania umów B2B na stosunek pracy, audycie zgodności obecnych struktur współpracy z obowiązującymi i planowanymi przepisami, doborze optymalnej formy zatrudnienia i opodatkowania w nowych realiach prawnych, przygotowaniu umów i regulaminów zabezpieczających interesy obu stron współpracy oraz bieżącym doradztwie w zakresie zmian legislacyjnych wpływających na politykę kadrową i podatkową firmy.

Jeśli planowane zmiany mogą dotyczyć Twojej działalności – porozmawiajmy, zanim zaczną obowiązywać. Proaktywne podejście to zawsze lepsza strategia niż reagowanie pod presją czasu.

📩 Skontaktuj się z nami: office@atl-law.pl

 

IP Box dla programisty – jak legalnie obniżyć podatek do 5%?

Posted on by kancelaria

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 listopada 2025 r., sygn. 0114-KDWP.4011.184.2025.2.AS

Programiści prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i tworzący autorskie oprogramowanie często nie zdają sobie sprawy, że mogą skorzystać z preferencyjnej stawki podatkowej wynoszącej zaledwie 5%. Mechanizm ten – znany jako IP Box – obowiązuje w Polsce od 2019 r. i dotyczy dochodów z tzw. kwalifikowanych praw własności intelektualnej. W praktyce jego zastosowanie budzi jednak liczne wątpliwości, zwłaszcza w zakresie kwalifikacji działalności programistycznej jako działalności badawczo-rozwojowej. Najnowsza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzyga kilka kluczowych kwestii, które warto omówić szerzej.

Twórca oprogramowania na własny rachunek – profil wnioskodawcy

Sprawa dotyczyła programisty prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą, który od października 2021 r. zajmuje się projektowaniem i tworzeniem dedykowanych aplikacji oraz dodatków rozszerzających funkcjonalność istniejących systemów. Wnioskodawca nie działał pod kierownictwem zleceniodawcy, ponosił pełne ryzyko gospodarcze oraz odpowiedzialność za rezultat swoich prac. Każdy wytworzony program komputerowy przenoszony był na zleceniodawcę odpłatnie – wraz z majątkowymi prawami autorskimi – na podstawie pisemnej umowy określającej pola eksploatacji.

Istotnym elementem stanu faktycznego był sposób organizacji prac. Programista stosował metodyczne podejście obejmujące fazę koncepcyjną, planowanie, programowanie i weryfikację efektów. Każdy projekt kończył się powstaniem odrębnego, oryginalnego programu komputerowego, który nie stanowił rutynowej modyfikacji istniejących rozwiązań. Wnioskodawca prowadził również od początku działalności odrębną ewidencję pozaksięgową, wyodrębniającą przychody, koszty i dochody przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej.

Tworzenie oprogramowania jako działalność badawczo-rozwojowa

Pierwszą i najważniejszą kwestią, którą musiał rozstrzygnąć organ podatkowy, było to, czy prace programistyczne opisane we wniosku spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej z art. 5a pkt 38 ustawy o PIT. Definicja ta wymaga łącznego spełnienia trzech kryteriów: twórczego charakteru działalności, jej systematycznego prowadzenia oraz ukierunkowania na zwiększenie zasobów wiedzy i ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań.

Dyrektor KIS potwierdził, że działalność wnioskodawcy spełnia wszystkie trzy przesłanki. Kryterium twórczości zostało spełnione, ponieważ każdy wytworzony program stanowił nowy, oryginalny wytwór intelektu – nie był efektem pracy czysto technicznej ani mechanicznego powielania istniejących rozwiązań. Inwencja i zaprojektowanie architektury oprogramowania leżały wyłącznie po stronie programisty. Kryterium systematyczności spełniał natomiast metodyczny sposób prowadzenia prac – z określonymi celami, harmonogramem i etapami weryfikacji. Co istotne, organ podkreślił, że systematyczność nie oznacza ciągłości – wystarczy zaplanowanie i przeprowadzenie chociażby jednego projektu badawczo-rozwojowego. Trzecie kryterium zostało spełnione dzięki temu, że programista nabywał, łączył, kształtował i wykorzystywał dostępną wiedzę z zakresu technologii informatycznych do tworzenia nowych produktów.

Organ podkreślił, że działalnością badawczo-rozwojową nie jest całość usług programistycznych, lecz wyłącznie te działania, które ściśle dotyczą tworzenia innowacyjnych rozwiązań służących stworzeniu nowego produktu.

Warto jednak zwrócić uwagę na istotne zastrzeżenie poczynione przez organ. Działalnością badawczo-rozwojową nie jest całość świadczonych usług ani całość działalności programistycznej, lecz wyłącznie te działania, które ściśle dotyczą tworzenia innowacyjnych rozwiązań. Sam wnioskodawca również to dostrzegł – przychody ze spotkań poimplementacyjnych i konsultacji niezwiązanych z tworzeniem oprogramowania wyłączył z zakresu preferencji.

Autorskie prawo do programu komputerowego jako kwalifikowane IP

Zgodnie z art. 30ca ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT autorskie prawo do programu komputerowego stanowi kwalifikowane prawo własności intelektualnej, o ile spełnione są dwa warunki: prawo to podlega ochronie prawnej na gruncie przepisów odrębnych oraz przedmiot ochrony został wytworzony, rozwinięty lub ulepszony w ramach działalności badawczo-rozwojowej podatnika. W analizowanej sprawie oba warunki zostały spełnione. Programy komputerowe tworzone przez wnioskodawcę podlegały ochronie na podstawie art. 74 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a ich wytworzenie następowało w ramach działalności uznanej za badawczo-rozwojową.

Organ potwierdził tym samym, że dochód uzyskiwany przez programistę z odpłatnego przeniesienia autorskich praw majątkowych do oprogramowania stanowi dochód ze sprzedaży kwalifikowanego prawa własności intelektualnej w rozumieniu art. 30ca ust. 7 pkt 2 ustawy o PIT i może podlegać opodatkowaniu stawką 5%.

Koszty uwzględniane we wskaźniku nexus

Jednym z bardziej praktycznych aspektów interpretacji jest potwierdzenie katalogu wydatków, które programista może uwzględnić pod literą „a” wskaźnika nexus, czyli jako koszty prowadzonej bezpośrednio działalności badawczo-rozwojowej związanej z kwalifikowanym IP. W omawianej sprawie organ zaakceptował szeroki zakres kosztów: sprzęt komputerowy i peryferia (laptopy, monitory, dyski, myszki), narzędzia programistyczne, urządzenia i materiały biurowe, usługi telekomunikacyjne wraz z telefonem komórkowym, smartwatchem i tabletami, koszty użytkowania samochodu (paliwo, naprawy, przeglądy, ubezpieczenie, leasing operacyjny), usługi księgowe oraz kursy, szkolenia programistyczne i literaturę fachową.

Należy podkreślić, że koszty te muszą być bezpośrednio związane z wytworzeniem konkretnego kwalifikowanego IP. Ustawodawca wyłączył z tego katalogu odsetki, opłaty finansowe i koszty związane z nieruchomościami. Istotne jest również to, że wskaźnik nexus oblicza się oddzielnie dla każdego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej – programista musi zatem być w stanie przypisać poszczególne wydatki do konkretnych praw IP. W analizowanej sprawie wnioskodawca stosował w tym celu klucz przychodowy, co zostało zaakceptowane przez organ.

Wymogi ewidencyjne – fundament korzystania z IP Box

Warunkiem skorzystania z preferencyjnej stawki jest prowadzenie szczegółowej ewidencji pozaksięgowej (odrębnej od podatkowej księgi przychodów i rozchodów), umożliwiającej wyodrębnienie każdego kwalifikowanego prawa IP, ustalenie przychodów, kosztów i dochodu przypadających na każde takie prawo oraz wyodrębnienie kosztów niezbędnych do obliczenia wskaźnika nexus. Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco – od początku realizacji działalności zmierzającej do wytworzenia kwalifikowanego IP. Brak odpowiedniej ewidencji skutkuje obowiązkiem opodatkowania dochodu na zasadach ogólnych (art. 30cb ust. 3 ustawy o PIT).

W praktyce oznacza to, że programista planujący skorzystanie z IP Box powinien zadbać o odpowiednią dokumentację już na etapie rozpoczynania prac nad oprogramowaniem. Prowadzenie ewidencji „wstecz” – po zakończeniu roku podatkowego – jest ryzykowne i może zostać zakwestionowane w toku ewentualnej kontroli.

Wnioski praktyczne dla programistów

Omawiana interpretacja wpisuje się w utrwaloną już linię interpretacyjną organów podatkowych, potwierdzającą możliwość stosowania IP Box przez programistów-freelancerów. Jej znaczenie praktyczne polega jednak na kompleksowym potwierdzeniu wszystkich elementów niezbędnych do skorzystania z preferencji: od kwalifikacji prac jako działalności B+R, przez uznanie autorskiego prawa do programu komputerowego za kwalifikowane IP, aż po akceptację szerokiego katalogu kosztów pod literą „a” wskaźnika nexus.

Programiści rozważający wdrożenie IP Box powinni pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Po pierwsze, preferencja nie obejmuje całości dochodów z działalności programistycznej – jedynie tę część, która jest bezpośrednio związana z tworzeniem lub rozwojem oprogramowania stanowiącego przedmiot ochrony prawnoautorskiej. Przychody z konsultacji, szkoleń czy wsparcia poimplementacyjnego powinny być opodatkowane na zasadach ogólnych. Po drugie, niezbędne jest prowadzenie rzetelnej ewidencji pozaksięgowej od samego początku prac. Po trzecie, umowa ze zleceniodawcą powinna jasno regulować kwestię przeniesienia praw autorskich – nawet jeśli wynagrodzenie za przeniesienie nie jest wyodrębnione na fakturze, podatnik musi dysponować ewidencją pozwalającą na ustalenie wartości tego wynagrodzenia.

Wdrożenie IP Box dla programistów – wsparcie kancelarii ATL Law

Kancelaria ATL Law wspiera programistów i firmy IT w zakresie ulgi IP Box. Nasz zespół specjalistów posiada wieloletnie doświadczenie w przygotowywaniu wniosków o interpretacje indywidualne dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, a także w bieżącym doradztwie związanym z prawidłowym stosowaniem stawki 5% PIT.

W ramach usługi wdrożenia IP Box dla programistów oferujemy pełne wsparcie na każdym etapie procesu. Rozpoczynamy od analizy modelu współpracy z kontrahentami i oceny, czy prowadzona działalność programistyczna kwalifikuje się jako działalność badawczo-rozwojowa w rozumieniu przepisów podatkowych. Następnie pomagamy w zaprojektowaniu i wdrożeniu ewidencji pozaksięgowej spełniającej wymogi art. 30cb ustawy o PIT, przygotowujemy kalkulację wskaźnika nexus oraz wspieramy w sporządzeniu zeznania rocznego z uwzględnieniem preferencyjnej stawki. W razie potrzeby przygotowujemy również wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, która zabezpiecza podatnika na wypadek ewentualnej kontroli.

Obsługujemy zarówno programistów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (B2B), jak i spółki z branży IT, które chcą wdrożyć ulgę IP Box na gruncie podatku CIT. Nasze doradztwo obejmuje również analizę umów ze zleceniodawcami pod kątem prawidłowego uregulowania kwestii przeniesienia praw autorskich – co, jak pokazuje omawiana interpretacja, ma kluczowe znaczenie dla możliwości skorzystania z preferencji.

 

Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalności, struktury umownej oraz obowiązujących przepisów.

KSeF a kadry i płace — zmiany w rozliczeniach pracowniczych

Posted on by kancelaria

Krajowy System e-Faktur kojarzony jest przede wszystkim z działami księgowości i finansów. Tymczasem jego wdrożenie wymusza gruntowne zmiany także w obszarach, które tradycyjnie pozostawały w gestii działów HR — od rozliczania benefitów pracowniczych, przez delegacje służbowe, aż po codzienną obsługę faktur od współpracowników na kontraktach B2B.

System już działa — co obowiązuje na dziś

Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach KSeF weszło w życie etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych objęci zostali przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Równocześnie od tego samego dnia wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur objął pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek stanowią mikroprzedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto — oni dołączą do systemu dopiero 1 stycznia 2027 r.

Oznacza to, że na dziś oba etapy wdrożenia są już w pełni obowiązujące. Według danych Ministerstwa Finansów do końca marca 2026 r. do KSeF wpłynęło ponad 87 mln faktur od blisko 346 tys. firm. System działa sprawnie — średni czas wystawienia urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO) wynosi ok. 0,35 sekundy. Nie zmienia to faktu, że po stronie organizacji wewnętrznej firm wyzwania dopiero się kumulują, szczególnie w obszarze kadr i płac.

Z perspektywy działu HR kluczowy jest przede wszystkim obowiązek odbioru e-faktur, który obowiązuje od 1 lutego. Dostawcy usług pracowniczych — sieci hotelowe, operatorzy pakietów medycznych, firmy szkoleniowe — przesyłają dokumenty kosztowe za pośrednictwem systemu ministerialnego. Faktura za nocleg pracownika w delegacji lub za miesięczny pakiet medyczny nie trafia już na skrzynkę mailową działu HR, lecz wpada do centralnego repozytorium przypisanego do NIP pracodawcy.

Istotny jest nie tyle moment, w którym firma zaczęła wystawiać własne e-faktury, ile moment, w którym rynek masowo zaczął je przesyłać — a ten już nadszedł.

Warto jednocześnie pamiętać o korzystnym przepisie przejściowym: do 31 grudnia 2026 r. nie wszczyna się postępowań w sprawach o przestępstwa skarbowe ani wykroczenia skarbowe w związku z niedopełnieniem obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT). Kary pieniężne przewidziane w przepisach zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Nie oznacza to jednak, że można odkładać przygotowania — brak sankcji nie zwalnia z samego obowiązku, a chaos organizacyjny wygenerowany przez brak procedur może być kosztowniejszy niż jakakolwiek kara.

Benefity pracownicze — nowy obieg faktur za pakiety medyczne, karty sportowe i szkolenia

Pakiety medyczne, karty sportowe typu Multisport, ubezpieczenia grupowe na życie, szkolenia BHP, kursy językowe, studia podyplomowe dofinansowane przez pracodawcę — każde z tych świadczeń generuje fakturę kosztową, która do niedawna trafiała najczęściej drogą mailową wprost do działu HR lub administracji. Tam była weryfikowana z listami uprawnionych pracowników, opisywana pod kątem księgowym, a następnie — po akceptacji — przekazywana do księgowości.

W modelu KSeF ta ścieżka uległa zasadniczej zmianie. Faktura wystawiona przez dostawcę benefitów trafia bezpośrednio do systemu i jest przypisana do NIP nabywcy. Dział HR nie otrzymuje jej już w formie PDF załączonego do wiadomości e-mail — zamiast tego musi pobrać dokument z KSeF lub uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem zintegrowanego systemu ERP. Wymaga to nie tylko wdrożenia odpowiednich narzędzi IT, ale także przedefiniowania wewnętrznych procedur obiegu dokumentów.

Szczególne wyzwanie stanowi prawidłowe opisanie faktury z KSeF. Sama faktura ustrukturyzowana zawiera dane sprzedawcy, nabywcy, kwoty i stawki VAT, ale nie zawiera informacji o tym, których pracowników dotyczy dane świadczenie, jaka część jest finansowana przez pracodawcę, a jaka potrącana z wynagrodzenia, ani czy świadczenie podlega oskładkowaniu. Te dane musi uzupełnić dział kadr we własnym zakresie, co oznacza konieczność wypracowania jednolitego systemu przypisywania faktur z KSeF do konkretnych list pracowniczych.

Art. 12 ust. 1 ustawy o PIT: Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty — bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Na gruncie podatkowym zmiana formy faktury z papierowej lub elektronicznej (PDF) na ustrukturyzowaną nie modyfikuje zasad rozpoznawania przychodu pracownika z tytułu benefitów. Wartość świadczeń pozapłacowych nadal stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i podlega opodatkowaniu oraz — co do zasady — oskładkowaniu. Możliwość wyłączenia z podstawy składek ZUS istnieje na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, jeśli pracownik ponosi częściową odpłatność za świadczenie. Jednakże KSeF wymusza większą dyscyplinę dokumentacyjną — fiskus zyskuje dostęp w czasie rzeczywistym do danych fakturowych, a więc ewentualne rozbieżności między wartością faktur od dostawców benefitów a kwotami wykazywanymi na listach płac będą dużo łatwiejsze do zidentyfikowania w toku kontroli.

Delegacje służbowe — koniec papierowego obiegu, początek wyzwań identyfikacyjnych

Rozliczanie podróży służbowych to jeden z najbardziej złożonych procesów na styku kadr i księgowości. Pracownik w delegacji generuje koszty noclegu, transportu, wyżywienia — i do niedawna sam gromadził dokumenty (faktury, rachunki, bilety), a następnie dołączał je do rozliczenia delegacji składanego pracodawcy. W modelu KSeF ta logika uległa odwróceniu: faktura wystawiona przez hotel, przewoźnika czy stację paliw na NIP pracodawcy trafia bezpośrednio do systemu centralnego, z pominięciem pracownika.

Zmiana ta niesie korzyści — eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, przyspiesza księgowanie i ogranicza błędy formalne. Równocześnie jednak rodzi poważne wyzwanie identyfikacyjne: jeśli w jednym miesiącu kilkudziesięciu pracowników odbywa delegacje, do KSeF spływa masa faktur hotelowych i transportowych wystawionych na ten sam NIP, bez jakiejkolwiek informacji o tym, który pracownik ponosił dany wydatek. Dział kadr musi zatem wdrożyć mechanizm „parowania” faktur z KSeF z konkretnymi poleceniami wyjazdu służbowego.

Faktura z KSeF trafia do NIP firmy — nie do rąk pracownika. To fundamentalna zmiana w logice rozliczania delegacji.

W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia wewnętrznych procedur, w ramach których pracownik delegowany jest zobowiązany poinformować pracodawcę o dokonanych zakupach — np. podając numer KSeF faktury lub przesyłając potwierdzenie rezerwacji — tak aby dział kadr mógł przyporządkować dokument kosztowy do właściwego rozliczenia delegacyjnego. Firmy korzystające z systemów ERP z modułami delegacyjnymi (np. enova365, SAP, Comarch ERP) powinny zweryfikować, czy ich oprogramowanie umożliwia automatyczny import faktur z KSeF i powiązanie ich z projektami lub miejscami powstawania kosztów (MPK).

Należy też pamiętać, że nie wszystkie wydatki delegacyjne są dokumentowane fakturami. Diety, ryczałty za noclegi (67,50 zł za nocleg krajowy, tj. 150% diety) i ryczałty za dojazdy komunikacją miejscową pozostają poza systemem KSeF — są to świadczenia wypłacane na podstawie wewnętrznych regulacji pracodawcy i rozporządzenia o podróżach służbowych, bez konieczności dokumentowania fakturą. KSeF nie obejmuje również paragonów fiskalnych (nawet z NIP nabywcy do kwoty 450 zł), które nadal mogą funkcjonować w tradycyjnym obiegu do końca 2026 r.

Współpraca B2B — transparentność, która może się odbić czkawką

Model współpracy oparty na kontraktach B2B jest w Polsce powszechny, zwłaszcza w branży IT, doradczej, kreatywnej i inżynieryjnej. Z punktu widzenia obsługi kadrowej współpracownicy B2B generują comiesięczne faktury za świadczone usługi, które do niedawna trafiały na skrzynkę mailową lub do systemu fakturowego firmy. W erze KSeF faktura od współpracownika B2B — jako dokument między dwoma podatnikami VAT — przechodzi przez system ministerialny.

Dla firm korzystających z wielu kontraktorów B2B oznacza to organizacyjne uproszczenie: faktury spływają centralnie, są jednolicie ustrukturyzowane i łatwiejsze do automatycznego księgowania. Jednocześnie jednak KSeF staje się narzędziem, które znacząco zwiększa przejrzystość relacji B2B — i to niekoniecznie w sposób korzystny dla wszystkich stron.

Ryzyko rekwalifikacji B2B na stosunek pracy. Ministerstwo Finansów szacuje, że około 160 tysięcy podmiotów funkcjonuje w formule B2B, choć ich działalność w praktyce odpowiada zatrudnieniu na etat. KSeF daje organom skarbowym narzędzie do błyskawicznej analizy wzorców fakturowych: jeśli jednoosobowa działalność gospodarcza wystawia co miesiąc jedną fakturę o zbliżonej kwocie na rzecz jednego odbiorcy, organy skarbowe — dysponując pełnym obrazem danych fakturowych w czasie rzeczywistym — mogą z łatwością zidentyfikować taki wzorzec jako charakterystyczny dla fikcyjnego samozatrudnienia.

Kontekst ten dodatkowo wzmacnia nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy uchwalona 11 marca 2026 r. i opublikowana w Dzienniku Ustaw 7 kwietnia 2026 r. (poz. 473). Nowe przepisy, które wejdą w życie 8 lipca 2026 r., przyznają okręgowym inspektorom pracy uprawnienie do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy — bez konieczności kierowania sprawy do sądu pracy. PIP zyska też dostęp do danych z ZUS i KAS, co umożliwi typowanie podmiotów do kontroli na podstawie analizy danych, w tym wzorców fakturowych z KSeF. W połączeniu z obowiązkowym e-fakturowaniem tworzy się środowisko, w którym ryzyko kontroli relacji B2B wzrasta bezprecedensowo.

KSeF w połączeniu z nowymi uprawnieniami PIP (od 8 lipca 2026 r.) tworzy narzędzie do wykrywania fikcyjnego samozatrudnienia na podstawie wzorców fakturowych.

Pracodawcy korzystający z kontraktorów B2B powinni więc dokonać audytu swoich relacji pod kątem zgodności z kryteriami odróżniającymi rzeczywistą współpracę gospodarczą od ukrytego stosunku pracy. Kluczowe elementy to: różnorodność zleceniodawców, samodzielność w organizacji pracy, odpowiedzialność za rezultat, brak podporządkowania w zakresie miejsca i czasu pracy oraz ponoszenie ryzyka gospodarczego przez kontraktora.

Dodatkową kwestią praktyczną jest termin płatności. W wielu umowach B2B widnieje zapis uzależniający termin płatności od „doręczenia prawidłowo wystawionej faktury”. W erze KSeF momentem doręczenia staje się moment nadania numeru identyfikującego w systemie — kontrahent nie może już powoływać się na to, że nie otrzymał faktury mailem. Warto zatem zaktualizować klauzule płatnościowe w umowach B2B, aby jednoznacznie odnosiły się do faktur wprowadzonych do KSeF.

Uprawnienia w KSeF — kto w dziale HR powinien mieć dostęp

Wdrożenie KSeF wymaga precyzyjnego określenia, kto w organizacji jest uprawniony do odbierania i przeglądania e-faktur. W kontekście kadrowym istotne jest, aby dostęp do faktur kosztowych związanych z benefitami, delegacjami i usługami szkoleniowymi miały osoby bezpośrednio odpowiedzialne za ich merytoryczną weryfikację. Uprawnienia w KSeF nadaje się za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub tokena wygenerowanego w systemie. Pracodawca powinien ustalić politykę nadawania uprawnień, uwzględniającą zastępstwa na czas nieobecności kluczowych pracowników.

Warto rozważyć model, w którym dział księgowości ma pełny dostęp do wszystkich faktur w KSeF, natomiast dział HR — dostęp ograniczony do kategorii dokumentów dotyczących świadczeń pracowniczych. Wymaga to odpowiedniego skonfigurowania systemu ERP lub dedykowanego oprogramowania do obsługi KSeF, które pozwoli na filtrowanie faktur według kontrahenta (np. dostawcy pakietów medycznych) lub zakresu kwotowego.

Rekomendacje praktyczne — jak przygotować dział kadr na KSeF

Audyt dotychczasowego obiegu dokumentów. Pierwszym krokiem powinno być zmapowanie wszystkich źródeł faktur kosztowych obsługiwanych przez dział HR: benefity, delegacje, szkolenia, badania medycyny pracy, usługi B2B. Dla każdej kategorii należy określić, kto dotychczas odbierał fakturę, kto ją akceptował i w jaki sposób trafiała do księgowania.

Integracja systemu kadrowo-płacowego z KSeF. Kluczowe jest zapewnienie, aby system ERP lub dedykowane oprogramowanie kadrowe umożliwiało automatyczny import faktur z KSeF i ich przyporządkowanie do właściwych kategorii kosztowych. W przypadku delegacji — powiązanie z konkretnymi poleceniami wyjazdu; w przypadku benefitów — z listami uprawnionych pracowników.

Aktualizacja regulaminów wewnętrznych. Regulamin wynagradzania, procedura rozliczania delegacji służbowych oraz polityka benefitowa powinny zostać uzupełnione o postanowienia dotyczące KSeF — w szczególności o obowiązek podawania NIP pracodawcy przy każdym zakupie służbowym dokonanym przez pracownika oraz o procedurę zgłaszania faktur delegacyjnych.

Szkolenia zespołów. Zarówno pracownicy działu HR, jak i pracownicy dokonujący zakupów w delegacjach powinni przejść szkolenie z zasad funkcjonowania KSeF. Pracownik w delegacji musi wiedzieć, że faktura wystawiona na NIP firmy trafia do systemu centralnego — a nie do jego skrzynki mailowej — i że powinien poinformować pracodawcę o dokonanym zakupie, aby umożliwić „sparowanie” dokumentu z rozliczeniem delegacyjnym.

Przegląd umów B2B. Klauzule dotyczące fakturowania i terminów płatności powinny zostać zaktualizowane, tak aby jednoznacznie odnosiły się do faktur ustrukturyzowanych wystawianych za pośrednictwem KSeF. W kontekście zbliżającego się wejścia w życie nowych uprawnień PIP (8 lipca 2026 r.) warto również dokonać audytu relacji B2B pod kątem ryzyka rekwalifikacji na stosunek pracy.

Podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach KSeF to zmiana, która daleko wykracza poza kompetencje działu księgowości. Dla działów kadr i płac oznacza konieczność przebudowy całego obiegu dokumentów kosztowych związanych z benefitami pracowniczymi, delegacjami służbowymi i współpracą B2B. Firmy, które potraktowały wdrożenie KSeF wyłącznie jako projekt IT i księgowy, narażają się na chaos organizacyjny w obszarze, który bezpośrednio wpływa na terminowość wypłat, rozliczeń podatkowych i relacje z pracownikami.

Kluczem jest włączenie działu HR w proces wdrożeniowy — nie jako biernego odbiorcy nowych narzędzi, lecz jako pełnoprawnego uczestnika projektu, który współdefiniuje procedury, testuje integracje systemowe i szkoli zespoły. System działa, oba etapy są obowiązujące, a od lipca dojdą nowe narzędzia kontrolne PIP — warto wykorzystać najbliższe miesiące na uporządkowanie procesów.

Jak ATL LAW pomaga swoim Klientom?

Kancelaria ATL Law wspiera pracodawców w dostosowaniu obszaru kadr i płac do wymogów obowiązkowego e-fakturowania. Zakres naszej pomocy obejmuje w szczególności:

  • analizę podatkową benefitów pracowniczych pod kątem spójności rozliczeń PIT i ZUS z danymi wynikającymi z faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
  • przygotowanie lub aktualizację wewnętrznych regulaminów i procedur — w tym regulaminu wynagradzania, procedury rozliczania delegacji oraz polityki benefitowej — tak aby uwzględniały nowy model obiegu dokumentów kosztowych, a także
  • audyt relacji B2B pod kątem ryzyka rekwalifikacji na stosunek pracy, obejmujący przegląd wzorców fakturowych oraz aktualizację klauzul umownych dotyczących fakturowania i terminów płatności w erze KSeF. W kontekście zbliżającego się wejścia w życie nowych uprawnień PIP (8 lipca 2026 r.) tego rodzaju przegląd nabiera szczególnej wagi.

Interpretacje PIP a umowy B2B – nowe zasady

Posted on by kancelaria

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, podpisana już przez prezydenta, wprowadza instytucję indywidualnych interpretacji dotyczących kwalifikacji umów. Główny Inspektor Pracy zyska kompetencję do oceny, czy konkretna relacja prawna nosi cechy stosunku pracy. To rozwiązanie, które ma pomóc zarówno firmom, jak i osobom prowadzącym działalność gospodarczą w orientacji co do granic dopuszczalnej współpracy na zasadach B2B.

Mechanizm wzorowany na ordynacji podatkowej

Nowy art. 14b ustawy o PIP – co ciekawe, o tej samej numeracji, co analogiczny przepis Ordynacji podatkowej – reguluje procedurę wydawania interpretacji indywidualnych na wniosek zainteresowanego podmiotu. Wnioskodawca musi opisać stan faktyczny lub planowane zdarzenie, wskazać przepisy wymagające wykładni, przedstawić własną ocenę sytuacji oraz dołączyć dowód uiszczenia opłaty w wysokości 40 zł. W odróżnieniu od interpretacji podatkowych, do wniosku należy również załączyć dokumenty potwierdzające opisywane okoliczności, jeśli wnioskodawca nimi dysponuje.

Krótszy termin, ale z możliwością wydłużenia

Ustawodawca przewidział 30-dniowy termin na wydanie interpretacji – znacznie krótszy niż trzymiesięczny termin obowiązujący Krajową Informację Skarbową w sprawach podatkowych. Trzeba jednak pamiętać, że PIP może zidentyfikować we wniosku więcej niż jeden stan faktyczny i zażądać dodatkowej opłaty za każdy z nich. Ewentualne wezwania do usunięcia braków formalnych również mogą realnie wydłużyć całą procedurę i zwiększyć jej koszty.

Czy wniosek może ściągnąć kontrolę?

Eksperci zwracają uwagę na pewne ryzyko: złożenie wniosku o interpretację może zwiększyć prawdopodobieństwo kontroli ze strony PIP. Analogicznie jak w praktyce podatkowej, sam wniosek może stać się impulsem do bliższego przyjrzenia się danej relacji prawnej. Dokumenty załączone do wniosku mogą z jednej strony wzmocnić pozycję wnioskodawcy, ale z drugiej – kontrolerzy mogą je zinterpretować odmiennie, zwłaszcza gdy faktyczne warunki wykonywania pracy odbiegają od postanowień umownych.

Zakres ochrony wnioskodawcy

Kluczowe znaczenie ma art. 14b ust. 16 znowelizowanej ustawy, zgodnie z którym interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, ale jednocześnie wnioskodawca nie może być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi ani karami w zakresie, w jakim zastosował się do uzyskanej interpretacji. Z kolei dla organów PIP interpretacja jest wiążąca i może być zmieniona lub uchylona wyłącznie w razie zmiany okoliczności sprawy. Pojęcie „sankcji finansowych” budzi jednak wątpliwości interpretacyjne – nie jest jasne, czy obejmuje ono również konsekwencje podatkowe i składkowe związane z ewentualnym przekwalifikowaniem umowy B2B na umowę o pracę.

Lista 42 pytań i praktyka uzupełniających wezwań

Warto zauważyć, że PIP opublikowała na swojej stronie internetowej listę 42 pytań służących do odgraniczenia umowy B2B od stosunku pracy. Eksperci przewidują, że wnioskodawcy mogą otrzymywać dodatkowe pytania oparte na tej liście, co zbliża procedurę do praktyki interpretacji podatkowych, gdzie fiskus regularnie domaga się uzupełnień.

Kontrola sądowa i termin wejścia w życie

Interpretacje wydawane przez Głównego Inspektora Pracy będą podlegać kontroli sądowej – zaskarżyć je będzie można do właściwego sądu okręgowego, na podstawie nowych przepisów dodanych do kodeksu postępowania cywilnego. Nowe regulacje wejdą w życie w ciągu trzech miesięcy od publikacji nowelizacji w Dzienniku Ustaw, do której w momencie przygotowania niniejszego artykułu jeszcze nie doszło.

Co to oznacza dla pracodawców i samozatrudnionych?

Wprowadzenie interpretacji indywidualnych PIP to istotny sygnał regulacyjny. Firmy korzystające ze współpracy z osobami samozatrudnionymi powinny już teraz dokonać przeglądu swoich umów B2B pod kątem zgodności z kryteriami stosunku pracy. Nowe narzędzie daje możliwość uzyskania formalnego stanowiska inspekcji jeszcze przed ewentualną kontrolą, ale wymaga świadomego podejścia i rzetelnej dokumentacji.

Nasz zespół pomaga klientom w ocenie ryzyka przekwalifikowania umów oraz przygotowaniu do nowej procedury interpretacyjnej.

 

Wygrany proces frankowy a obowiązek zwrotu ulgi odsetkowej

Posted on by kancelaria

Unieważnienie umowy kredytu powiązanego z walutą obcą – najczęściej frankiem szwajcarskim – jest dziś jednym z najczęstszych scenariuszy zakończenia sporu między konsumentem a bankiem. Korzystne dla kredytobiorców orzecznictwo TSUE, w tym przełomowy wyrok w sprawie Dziubak (C-260/18) z 3 października 2019 r., a następnie wyrok z 19 czerwca 2025 r. w sprawie C-396/24, ugruntowały linię orzeczniczą sądów krajowych, co przełożyło się na lawinę prawomocnych wyroków stwierdzających nieważność tych umów. Sukces procesowy nie kończy jednak wszystkich problemów kredytobiorcy. Obok konieczności wzajemnego rozliczenia z bankiem pojawia się bowiem istotna kwestia podatkowa, której wielu frankowiczów nie przewiduje: obowiązek zwrotu wcześniej odliczonej ulgi odsetkowej.

Rozliczenie z bankiem po wyroku – co jest, a co nie jest przychodem

Po stwierdzeniu nieważności umowy strony zobowiązane są do wzajemnego zwrotu świadczeń. Kredytobiorca oddaje bankowi kwotę wypłaconego kapitału, bank natomiast zwraca kredytobiorcy sumę wszystkich uiszczonych rat kapitałowo-odsetkowych oraz ewentualnych dodatkowych opłat. Kluczowe pytanie z perspektywy PIT brzmi: czy ta kwota, którą bank zwraca frankowiczowi, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu?

Organy podatkowe konsekwentnie przyjmują, że sam zwrot kwot wcześniej wpłaconych przez kredytobiorcę na rzecz banku nie generuje przychodu podatkowego. Podatnik odzyskuje bowiem jedynie ekwiwalent własnych, uprzednio wydatkowanych środków – nie dochodzi do przysporzenia majątkowego w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Stanowisko to potwierdzają liczne interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydane w 2025 r., m.in. interpretacje z 5 grudnia 2025 r. (0114-KDIP3-2.4011.723.2025.3.JK3), z 22 października 2025 r. (0112-KDIL2-1.4011.661.2025.3.DJ) czy z 1 października 2025 r. (0115-KDST2-1.4011.417.2025.3.JPO).

Zwrot środków uprzednio wpłaconych przez kredytobiorcę w ramach spłaty rat kapitałowo-odsetkowych nie prowadzi do powstania przysporzenia majątkowego – jest zatem neutralny podatkowo.

Odrębnego potraktowania wymaga natomiast sytuacja, w której w ramach rozliczenia z bankiem kredytobiorca otrzymuje świadczenia wykraczające poza zwrot własnych wpłat – np. dodatkowe odsetki ustawowe za opóźnienie zasądzone przez sąd. Takie kwoty mogą już podlegać kwalifikacji jako przychód z tzw. innych źródeł w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o PIT.

Pułapka ulgi odsetkowej

Wielu kredytobiorców frankowych zaciągało kredyty mieszkaniowe w okresie obowiązywania art. 26b ustawy o PIT, tj. przed 1 stycznia 2007 r. Przepis ten umożliwiał odliczenie od podstawy opodatkowania faktycznie poniesionych wydatków na spłatę odsetek od kredytu zaciągniętego na własne cele mieszkaniowe – była to tzw. ulga odsetkowa. Pomimo uchylenia tego przepisu ustawodawca zagwarantował podatnikom ochronę praw nabytych na mocy art. 9 ustawy z 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o PIT, co oznaczało, że osoby, które rozpoczęły korzystanie z ulgi, mogły kontynuować odliczenia w kolejnych latach.

Problem pojawia się w momencie, gdy na skutek wyroku unieważniającego umowę kredytową bank dokonuje zwrotu wpłaconych rat kapitałowo-odsetkowych. W zakresie, w jakim zwrócone kwoty obejmują odsetki uprzednio odliczone w ramach ulgi odsetkowej, zastosowanie znajduje art. 45 ust. 3a ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że jeżeli podatnik dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot – w całości lub w części – to w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, zobowiązany jest doliczyć zwrócone kwoty odpowiednio do dochodu.

Art. 45 ust. 3a ustawy o PIT: Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Moment rozliczenia

Istotne jest, że obowiązek doliczenia nie wiąże się z datą wydania wyroku stwierdzającego nieważność umowy, lecz z rokiem podatkowym, w którym faktycznie dochodzi do zwrotu odsetek przez bank. Samo orzeczenie o nieważności nie modyfikuje bowiem rozmiaru zobowiązań podatkowych za lata wcześniejsze – skutki podatkowe powstają dopiero w momencie otrzymania zwrotu. Podatnik, który w 2026 r. otrzyma od banku zwrot kwot obejmujących odsetki wcześniej odliczone w ramach ulgi, powinien wykazać je w zeznaniu PIT-36 lub PIT-37 składanym do końca kwietnia 2027 r. Kwoty te wykazuje się w pozycji „Inne źródła”, co potwierdziła m.in. interpretacja dyrektora KIS z 4 grudnia 2025 r. (0112-KDIL2-1.4011.793.2025.2.KF).

Ciężar dowodowy po stronie podatnika

Na kredytobiorcy spoczywa obowiązek precyzyjnego ustalenia, jaka część zwróconych przez bank odsetek była w przeszłości faktycznie odliczona w ramach ulgi odsetkowej. Nie wszystkie spłacone odsetki musiały bowiem zostać objęte odliczeniem – ulga obejmowała wyłącznie odsetki naliczone od 1 stycznia 2002 r. i zapłacone od tego dnia, a ponadto jedynie od części kredytu nieprzekraczającej limitu wynikającego z iloczynu 70 m² powierzchni użytkowej i odpowiedniego wskaźnika przeliczeniowego. Podatnik powinien zatem dysponować dokumentacją pozwalającą na odtworzenie kwot odliczonych w poszczególnych latach – w tym deklaracjami PIT-2K składanymi przy pierwszym odliczeniu.

Kiedy obowiązek zwrotu ulgi nie powstaje

Nie każde rozliczenie z bankiem po unieważnieniu kredytu frankowego skutkuje koniecznością korekty ulgi odsetkowej. Jeżeli zwrócona przez bank kwota nie zawiera odsetek, które były uprzednio odliczone w ramach ulgi, to brak jest podstawy do stosowania art. 45 ust. 3a ustawy o PIT. Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy kredytobiorca w ogóle nie korzystał z ulgi odsetkowej lub gdy zwrot obejmuje wyłącznie nadpłacony kapitał. Stanowisko to potwierdzają interpretacje dyrektora KIS z 22 października 2025 r. (0112-KDIL2-1.4011.661.2025.3.DJ) oraz z 16 września 2025 r. (0112-KDIL2-1.4011.582.2025.4.AK).

Należy jednak zachować ostrożność przy kwalifikacji kwot zwracanych przez bank. Dyrektor KIS w interpretacji z 18 lipca 2025 r. (0115-KDST2-2.4011.241.2025.3.KK) wskazał, że konieczność korekty ulgi może pojawić się nie tylko przy stwierdzeniu nieważności umowy, ale także w przypadku ugody z bankiem, jeżeli w ramach wypłacanej kwoty zawarte są raty kapitałowo-odsetkowe, od których podatnik korzystał z odliczenia. Decydujące znaczenie ma więc nie forma rozstrzygnięcia sporu, lecz to, czy ekonomicznie dochodzi do zwrotu kwot odsetek objętych wcześniejszym odliczeniem.

Umorzenie kredytu a zaniechanie poboru podatku

Obok scenariusza sądowego unieważnienia umowy kredytowej frankowicze nadal zawierają z bankami ugody, w ramach których bank umarza część wierzytelności kredytowej. Takie umorzenie – obejmujące kapitał, odsetki, prowizje i opłaty – stanowi co do zasady przysporzenie majątkowe po stronie dłużnika, kwalifikowane jako przychód z innych źródeł. Wynika to z ogólnej zasady, zgodnie z którą zwolnienie z długu (art. 508 k.c.) powoduje wygaśnięcie zobowiązania bez konieczności spełnienia świadczenia, co oznacza realne przysporzenie w majątku dłużnika.

Ustawodawca przewidział jednak dla frankowiczów szczególne rozwiązanie. Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 11 marca 2022 r. w sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od niektórych dochodów (przychodów) związanych z kredytem hipotecznym udzielonym na cele mieszkaniowe zarządzono zaniechanie poboru PIT od kwot umorzonych wierzytelności z tytułu kredytu mieszkaniowego. W brzmieniu obowiązującym od 2 grudnia 2025 r. rozporządzenie obejmuje dochody uzyskane w okresie od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2026 r.

Warunki skorzystania z zaniechania poboru

Zaniechanie poboru podatku ma zastosowanie, jeżeli spełnione są łącznie następujące przesłanki: kredyt został zaciągnięty na realizację jednej inwestycji mieszkaniowej, był udzielony przed 15 stycznia 2015 r. przez uprawniony podmiot i zabezpieczony hipotecznie, a kredytobiorca nie korzystał wcześniej z zaniechania poboru w odniesieniu do innego kredytu na cele mieszkaniowe. Kwoty objęte zaniechaniem mogą obejmować kapitał, odsetki (w tym skapitalizowane), prowizje oraz opłaty niezbędne do zawarcia umowy, z wyłączeniem kosztów usług dodatkowych, w szczególności ubezpieczeń. W przypadku kredytu przeznaczonego również na cele inne niż mieszkaniowe zaniechanie stosuje się proporcjonalnie, w części odpowiadającej wydatkom mieszkaniowym zdefiniowanym w art. 21 ust. 25 pkt 1 ustawy o PIT.

Dochody objęte zaniechaniem poboru nie podlegają wykazaniu w zeznaniu rocznym, nie są opodatkowane i nie wymagają zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Rekomendacje praktyczne

Kredytobiorcy frankowi, którzy uzyskali lub spodziewają się korzystnego wyroku sądowego, powinni z wyprzedzeniem przeanalizować swoją sytuację podatkową pod kątem wcześniejszego korzystania z ulgi odsetkowej. Kluczowe jest zgromadzenie dokumentacji potwierdzającej kwoty odliczone w poszczególnych latach podatkowych – zarówno zeznań rocznych, jak i oświadczeń PIT-2K. Na tej podstawie możliwe będzie precyzyjne ustalenie kwoty odsetek podlegającej doliczeniu do dochodu w roku otrzymania zwrotu od banku.

Warto również pamiętać, że obowiązek podatkowy w zakresie zwrotu ulgi powstaje niezależnie od formy rozstrzygnięcia sporu z bankiem – zarówno wyrok stwierdzający nieważność umowy, jak i ugoda mogą skutkować koniecznością korekty, o ile w ramach rozliczenia dochodzi do zwrotu odsetek wcześniej odliczonych. Właściwe przygotowanie dokumentacji i świadomość mechanizmu wynikającego z art. 45 ust. 3a ustawy o PIT pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na etapie rozliczenia rocznego.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych przypadkach zalecana jest konsultacja z naszymi specjalistami. 

 

Delegowanie Pracowników a Obowiązki Podatkowe PIT (2026)

Posted on by kancelaria

Gdzie pracownik delegowany płaci podatek dochodowy?

Przewodnik dla pracodawców – stan prawny: kwiecień 2026

Delegowanie pracowników za granicę rodzi szereg pytań natury podatkowej, z których najważniejsze brzmi: w którym kraju pracownik powinien płacić podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)? Odpowiedź nie jest jednoznaczna – zależy od rezydencji podatkowej pracownika, długości pobytu za granicą, treści umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) oraz od tego, kto faktycznie ponosi koszty wynagrodzenia.

Błędne ustalenie miejsca opodatkowania może prowadzić do poważnych konsekwencji – od zaległości podatkowych z odsetkami, przez sankcje z Kodeksu karnego skarbowego, aż po spory z organami podatkowymi dwóch państw jednocześnie. Niniejszy artykuł prezentuje kluczowe zasady, które każdy pracodawca delegujący pracowników powinien znać.

Rezydencja podatkowa – punkt wyjścia

Ustalenie rezydencji podatkowej pracownika to pierwszy i najważniejszy krok w całej analizie. To właśnie rezydencja decyduje o zakresie obowiązku podatkowego: nieograniczonym (od całości światowych dochodów) lub ograniczonym (tylko od dochodów ze źródeł w danym państwie).

Kto jest polskim rezydentem podatkowym?

Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP uważa się osobę fizyczną, która spełnia choćby jeden z dwóch warunków:

  • Ośrodek interesów życiowych (OIŻ) – posiada w Polsce centrum interesów osobistych (rodzina, więzi społeczne) lub centrum interesów gospodarczych (główne źródło dochodów, majątek, działalność gospodarcza).
  • Pobyt 183 dni – przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (kalendarzowym).

Ważne: Rezydencja podatkowa nie jest przypisana na cały rok podatkowy. Możliwa jest zmiana rezydencji w trakcie roku, np. gdy pracownik przeniesie ośrodek interesów życiowych za granicę. Status rezydenta można również nabyć przed upływem 183 dni, jeśli centrum interesów życiowych zostanie przeniesione do Polski.

Zasada opodatkowania pracy najemnej w UPO

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO), których Polska jest stroną kilkudziesięciu, opierają się na Modelowej Konwencji OECD. Artykuł 15 tej Konwencji formułuje zasadę ogólną: wynagrodzenie z pracy najemnej podlega opodatkowaniu w państwie, w którym praca jest faktycznie wykonywana (zasada terytorialności).

Klauzula 183 dni – wyjątek od zasady terytorialności

Artykuł 15 ust. 2 Konwencji OECD przewiduje wyjątek: wynagrodzenie pracownika delegowanego może być opodatkowane wyłącznie w państwie rezydencji (czyli np. w Polsce), jeśli łącznie spełnione zostaną trzy warunki:

  • Pobyt do 183 dni – pracownik przebywa w państwie wykonywania pracy przez okres nieprzekraczający 183 dni w odpowiednim okresie rozliczeniowym (rok kalendarzowy lub 12 kolejnych miesięcy – w zależności od konkretnej UPO).
  • Pracodawca bez siedziby za granicą – wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę (lub w jego imieniu), który nie ma siedziby ani miejsca zamieszkania w państwie wykonywania pracy.
  • Brak zakładu – wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład (stałą placówkę), którą pracodawca posiada w państwie wykonywania pracy.

Niespełnienie choćby jednego z powyższych warunków oznacza, że wynagrodzenie podlega opodatkowaniu w państwie wykonywania pracy (oraz – równolegle – w państwie rezydencji, z zastosowaniem odpowiedniej metody unikania podwójnego opodatkowania).

Jak liczyć 183 dni?

Zgodnie z Komentarzem do Modelowej Konwencji OECD, do limitu 183 dni wlicza się każdy dzień fizycznej obecności pracownika w państwie wykonywania pracy, w tym:

  • dzień przyjazdu i dzień wyjazdu (nawet jeśli nieprzebywano całą dobę),
  • weekendy, święta, dni urlopu spędzane na terytorium tego państwa,
  • dni chorobowe, szkoleniowe i inne dni nierobocze.

Nie wlicza się natomiast dni tranzytowego przejazdu przez dane państwo ani dni, w których pracownik fizycznie przebywał wyłącznie poza jego terytorium.

Istotne: Sposób liczenia okresu 183 dni różni się w poszczególnych UPO. W nowszych umowach (np. z Niemcami) liczy się 183 dni w każdym dwunastomiesięcznym okresie rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym. W starszych umowach stosuje się odniesienie do roku podatkowego lub kalendarzowego. Zawsze należy weryfikować treść konkretnej UPO.

Koncepcja „ekonomicznego pracodawcy”

Nawet jeśli pracownik przebywa za granicą krócej niż 183 dni, klauzula 183 dni może nie mieć zastosowania, jeśli w państwie wykonywania pracy występuje tzw. ekonomiczny pracodawca (ang. economic employer). Koncepcja ta, wywodzona z Komentarza do Modelowej Konwencji OECD (nie zaś wprost z przepisów ustawowych ani z tekstu UPO), oznacza, że za pracodawcę uważa się nie tylko podmiot formalnie zatrudniający, lecz także podmiot, który faktycznie kontroluje pracę pracownika i ponosi jej koszty ekonomiczne. Ma ona charakter interpretacyjny – w Polsce jest stosowana przez organy podatkowe, ale w praktyce bywa przedmiotem sporów.

Jeśli pracownicy delegowani są organizacyjnie włączeni w struktury podmiotu zagranicznego, podlegają jego poleceniom i nadzorowi, a podmiot ten ponosi ryzyko rezultatu ich pracy – organy podatkowe państwa przyjmującego mogą uznać, że ekonomicznym pracodawcą jest podmiot zagraniczny. W takim przypadku drugi warunek klauzuli 183 dni nie jest spełniony, co skutkuje opodatkowaniem wynagrodzenia już od pierwszego dnia pracy za granicą.

Metody unikania podwójnego opodatkowania

Gdy wynagrodzenie pracownika delegowanego podlega opodatkowaniu w dwóch państwach, UPO określa metodę eliminacji podwójnego opodatkowania. W polskich umowach stosowane są dwie główne metody:

 Metoda wyłączenia z progresją

Dochód uzyskany za granicą jest wyłączony z podstawy opodatkowania w Polsce, ale uwzględniany przy ustalaniu efektywnej stawki podatkowej od pozostałych dochodów. W praktyce dochód zagraniczny „podnosi” stawkę procentową stosowaną do dochodów krajowych, ale sam nie jest bezpośrednio opodatkowany w Polsce.

Metoda proporcjonalnego odliczenia (kredyt podatkowy)

Dochód zagraniczny jest opodatkowany w Polsce, ale od podatku należnego w Polsce odlicza się podatek zapłacony za granicą – jednak nie więcej niż kwotę proporcjonalnie przypadającą na dochód zagraniczny. Metoda ta jest zasadniczo mniej korzystna, ponieważ dochód zagraniczny powiększa polską podstawę opodatkowania.

Należy każdorazowo weryfikować aktualne brzmienie UPO, gdyż renegocjacje i MLI mogą zmieniać stosowaną metodę.

Ulga abolicyjna

Przy metodzie proporcjonalnego odliczenia polscy rezydenci mogą skorzystać z ulgi abolicyjnej (art. 27g ustawy o PIT). Pozwala ona odliczyć od podatku różnicę między podatkiem obliczonym metodą proporcjonalnego odliczenia a podatkiem, który byłby należny przy metodzie wyłączenia z progresją.

Od 1 stycznia 2021 r. ulga abolicyjna jest limitowana – maksymalna kwota odliczenia wynosi 1 360 zł. Wyjątek nie dotyczy dochodów z pracy na statkach/platformach.

Uwaga – Konwencja MLI: W wielu umowach (m.in. z Wielką Brytanią, Norwegią, Belgią) Konwencja MLI zastąpiła metodę wyłączenia z progresją metodą proporcjonalnego odliczenia. Zmienia to sposób rozliczenia podatku. Pracodawcy powinni monitorować aktualne brzmienie UPO po implementacji MLI.

Porównanie metod – przykład liczbowy:

Parametr Wyłączenie z progresją Proporcjonalne odliczenie
Dochód w Polsce 100 000 zł 100 000 zł
Dochód za granicą 50 000 zł 50 000 zł
Podatek zagraniczny zapłacony – 7 500 zł
Podstawa opodatkowania w PL 100 000 zł (sam doch. PL) 150 000 zł (całość)
Dochód zagraniczny Wpływa na stawkę, nie na podstawę Wchodzi do podstawy
Możliwość odliczenia – Tak (do limitu proporcji)

Obowiązki pracodawcy jako płatnika PIT

 Pobieranie zaliczek

Polski pracodawca pełni rolę płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Jego obowiązki zależą od sytuacji podatkowej pracownika:

  • Pracownik-rezydent, pobyt za granicą do 183 dni, brak zakładu: pracodawca pobiera zaliczki na PIT w Polsce na zasadach ogólnych.
  • Pracownik-rezydent, pobyt za granicą powyżej 183 dni: pracodawca co do zasady nie pobiera zaliczek od dochodów z pracy wykonywanej za granicą (na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o PIT). Pracownik rozlicza się w zeznaniu rocznym.
  • Pracownik-nierezydent: pracodawca pobiera zaliczki jedynie od dochodów ze źródeł polskich. Jeśli nierezydent przedstawi certyfikat rezydencji z państwa zamieszkania, a UPO zwalnia dochód z opodatkowania w Polsce – pracodawca może zaprzestać poboru zaliczek.

Wsteczny obowiązek podatkowy

Szczególnie problematyczna jest sytuacja, gdy pracodawca nie mógł przewidzieć, że pracownik przekroczy 183 dni pobytu za granicą. W takim przypadku powstaje wsteczny obowiązek podatkowy w państwie wykonywania pracy – w wielu jurysdykcjach (np. w Niemczech) obejmujący wynagrodzenie od pierwszego dnia pobytu w danym dwunastomiesięcznym okresie, nie zaś dopiero od 184. dnia. Zakres i skutki wstecznego opodatkowania zależą jednak od prawa krajowego państwa wykonywania pracy i są przedmiotem sporu w orzecznictwie – nie wynikają automatycznie z samej UPO. Może pojawić się obowiązek skorygowania rozliczenia i uregulowania zobowiązań podatkowych za granicą.

Dokumentacja i raportowanie

Pracodawca powinien zapewnić:

  • prowadzenie szczegółowego „kalendarza podróży” pracowników delegowanych (daty wjazdu, wyjazdu, pobytu),
  • okresową weryfikację statusu rezydencji (szczególnie przy pracy hybrydowej i długotrwałych delegowaniach),
  • archiwizowanie pisemnych oświadczeń pracowników o sytuacji osobistej i podatkowej,
  • przechowywanie aktualnych certyfikatów rezydencji podatkowej pracowników-nierezydentów.

Brak UPO – co wtedy?

Jeśli Polska nie zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z państwem, do którego delegowany jest pracownik, zastosowanie znajduje metoda proporcjonalnego odliczenia określona w art. 27 ust. 9 i 9a ustawy o PIT. Pracownik-rezydent rozlicza całość dochodów w Polsce, odliczając podatek zapłacony za granicą (do proporcjonalnego limitu). Może również skorzystać z ulgi abolicyjnej (bez limitu 1 360 zł przy pracy wykonywanej fizycznie za granicą).

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy pracownik delegowany na 4 miesiące do Niemiec płaci PIT tylko w Polsce?

Co do zasady tak, jeśli spełnione są łącznie trzy warunki klauzuli 183 dni (pobyt poniżej 183 dni, wynagrodzenie wypłacane przez polskiego pracodawcę, brak zakładu w Niemczech). Pracodawca pobiera zaliczki na PIT w Polsce. Należy jednak uważać na koncepcję ekonomicznego pracodawcy.

Co jeśli pracownik przekroczy 183 dni?

Wynagrodzenie podlega opodatkowaniu w państwie wykonywania pracy – w wielu krajach (np. Niemcy) od pierwszego dnia pobytu w danym okresie rozliczeniowym (efekt wsteczny, zależny od prawa krajowego danego państwa). Pracodawca powinien zaprzestać poboru zaliczek na PIT w Polsce od dochodów zagranicznych i umożliwić pracownikowi rozliczenie za granicą.

Czy pracownik może być rezydentem podatkowym dwóch państw?

Na gruncie prawa wewnętrznego – tak. Jednak UPO zawierają reguły kolizyjne (tzw. tie-breaker rules), które pozwalają jednoznacznie ustalić rezydencję na potrzeby umowy. Pod uwagę bierze się określone kryteria stosowane w odpowiedniej kolejności.

Jaki formularz zeznania rocznego składa pracownik delegowany?

Co do zasady pracownik-rezydent, który uzyskał dochody za granicą, składa zeznanie PIT-36 z załącznikiem PIT/ZG (informacja o dochodach zagranicznych). Termin złożenia: do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Czy dieta za podróż służbową podlega opodatkowaniu?

Należności z tytułu podróży służbowej (diety, ryczałt na nocleg) są zwolnione z PIT do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy. Uwaga: przy długotrwałym oddelegowaniu (nie podróży służbowej) pracownik co do zasady nie otrzymuje diet, a jedynie wynagrodzenie zasadnicze. W praktyce spotykane są jednak modele mieszane, w których pracodawca przyznaje dodatkowe świadczenia o charakterze zbliżonym do diet – ich kwalifikacja podatkowa może być sporna.

Checklista podatkowa dla pracodawcy delegującego pracowników

  1. Ustal rezydencję podatkową pracownika (OIŻ / 183 dni) i uzyskaj pisemne oświadczenie.
  2. Zidentyfikuj właściwą UPO i sprawdź jej aktualne brzmienie (uwzględnij zmiany z Konwencji MLI).
  3. Zweryfikuj, czy spełnione są trzy warunki klauzuli 183 dni z art. 15 ust. 2 UPO.
  4. Ustal, czy w państwie przyjmującym nie występuje koncepcja ekonomicznego pracodawcy.
  5. Określ metodę unikania podwójnego opodatkowania (wyłączenie z progresją / proporcjonalne odliczenie).
  6. Prowadź „kalendarz podróży” z datami fizycznej obecności pracownika za granicą.
  7. Monitoruj zbliżanie się do limitu 183 dni – ustaw alerty na 150 i 170 dzień.
  8. Terminowo wystawiaj PIT-11 (rezydenci) lub IFT-1R (nierezydenci) – termin: koniec lutego.
  9. Poinformuj pracownika o obowiązku złożenia PIT-36 z załącznikiem PIT/ZG.
  10. Rozważ konsultację z doradcą podatkowym specjalizującym się w międzynarodowej mobilności.

Dlaczego warto zaufać ekspertom ATL Law?

Zespół ATL Law specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowej delegowania pracowników – od analizy UPO, przez ustalenie rezydencji, po optymalizację obciążeń PIT.

ATL Law to kancelaria prawa pracy specjalizująca się w transgranicznym delegowaniu pracowników i międzynarodowej mobilności. Na co dzień doradzamy polskim pracodawcom w zakresie zgodności podatkowej, ubezpieczeń społecznych (ZUS/A1) oraz pełnej compliance’owej obsługi delegowania – zarówno w krajach UE/EOG, jak i poza Unią Europejską.

Nasze doświadczenie obejmuje delegowanie do państw o zróżnicowanych systemach podatkowych – od Niemiec i Francji, przez Wielką Brytanię i Holandii, po Szwajcarię, USA czy Zjednoczone Emiraty Arabskie. Oferujemy audyty podatkowe, przygotowanie dokumentacji oraz bieżące monitorowanie zmian legislacyjnych wpływających na rozliczenia PIT pracowników delegowanych.

Skontaktuj się z nami: office@atl-law.pl 

Opodatkowanie w Polsce wynagrodzenia zagranicznego członka zarządu

Posted on by kancelaria

Coraz więcej międzynarodowych grup kapitałowych deleguje swoich pracowników do pełnienia funkcji zarządczych w polskich spółkach zależnych. Praktyka ta rodzi pytanie o miejsce opodatkowania wynagrodzenia takiej osoby, zwłaszcza gdy formalnie pozostaje ona zatrudniona w zagranicznej spółce matce, a wynagrodzenie jest jej wypłacane za pośrednictwem podmiotu macierzystego i następnie refakturowane na polską spółkę córkę. Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 kwietnia 2025 r. (0115-KDIT1.4011.176.2025.1.MR) dostarcza cennych wskazówek w tym zakresie.

Punkt wyjścia – ograniczony obowiązek podatkowy nierezydenta

Aby ustalić, czy Polska w ogóle ma prawo opodatkować dochód zagranicznego członka zarządu, należy w pierwszej kolejności sięgnąć do przepisów o ograniczonym obowiązku podatkowym. Art. 3 ust. 2a ustawy o PIT przewiduje, że osoby fizyczne niemające miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podlegają obowiązkowi podatkowemu wyłącznie od dochodów osiąganych na terytorium RP. Kluczowe jest zatem, czy wynagrodzenie za pełnienie funkcji zarządczej w polskiej spółce stanowi dochód ze źródła położonego w Polsce. Odpowiedź jest twierdząca, i to niezależnie od tego, jaki podmiot technicznie dokonuje wypłaty środków. Decydujące znaczenie ma bowiem miejsce wykonywania czynności zarządczych oraz siedziba spółki, w której dana osoba zasiada w zarządzie.

Funkcja zarządcza a forma zatrudnienia – co przesądza o kwalifikacji przychodu

W analizowanym stanie faktycznym niemiecki rezydent podatkowy został oddelegowany do polskiej spółki zależnej na stanowisko dyrektora zarządzającego. Formalnie pozostawał pracownikiem niemieckiego podmiotu, a zakres obowiązków zarządczych określono aneksem do jego dotychczasowej umowy o pracę. Mogłoby się zatem wydawać, że mamy do czynienia z klasycznym wynagrodzeniem ze stosunku pracy najemnej. Tak jednak nie jest. W świetle art. 13 pkt 7 ustawy o PIT przychody osób należących do składu zarządów osób prawnych stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście, bez względu na sposób powołania tych osób do pełnienia funkcji i bez względu na podstawę prawną wypłaty wynagrodzenia. Istotna jest treść wykonywanych czynności, a nie formalna etykieta stosunku prawnego łączącego daną osobę z podmiotem wypłacającym wynagrodzenie.

Rola umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Art. 4a ustawy o PIT nakazuje stosowanie krajowych przepisów podatkowych z uwzględnieniem postanowień ratyfikowanych umów międzynarodowych. W relacji polsko-niemieckiej zastosowanie znajduje umowa z 14 maja 2003 r. (Dz. U. z 2005 r. nr 12, poz. 90), której art. 16 ust. 1 stanowi, że wynagrodzenia członków rad nadzorczych lub zarządów spółek mogą być opodatkowane w państwie siedziby spółki. Przepis ten przyznaje więc Polsce prawo do opodatkowania wynagrodzenia niemieckiego rezydenta pełniącego funkcję członka zarządu w polskiej spółce, modyfikując tym samym ogólne reguły opodatkowania pracy najemnej przewidziane w art. 15 tej umowy. Warto podkreślić, że przy wykładni art. 16 UPO pomocny jest Komentarz do Modelowej Konwencji OECD, który – choć nie ma mocy prawnie wiążącej – pozwala na precyzyjne rozgraniczenie wynagrodzenia za funkcje zarządcze od wynagrodzenia za pracę najemną i jest powszechnie uwzględniany w praktyce organów podatkowych.

Stawka podatku – ryczałt 20 proc. od przychodu

Po przesądzeniu, że Polska ma prawo opodatkować dochód zagranicznego członka zarządu, powstaje pytanie o właściwą stawkę podatku. Art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT reguluje tę kwestię jednoznacznie: od przychodów nierezydentów z działalności określonej m.in. w art. 13 pkt 7 pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20 proc. przychodu. Podatek ten ma charakter ryczałtowy, co oznacza, że jest pobierany od przychodu brutto, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu.

Który podmiot pełni funkcję płatnika

Osobną kwestią, która w praktyce grup kapitałowych budzi szczególne wątpliwości, jest ustalenie podmiotu zobowiązanego do poboru podatku. W sytuacji, gdy wynagrodzenie jest formalnie wypłacane przez zagraniczną spółkę matkę, a następnie w całości refakturowane na polską spółkę córkę, mogłoby się nasuwać pytanie, czy obowiązek płatnika spoczywa na podmiocie dokonującym technicznej wypłaty, czy na podmiocie ponoszącym jej ekonomiczny ciężar. Wskazówkę w tej sprawie zawiera wcześniejsza interpretacja dyrektora KIS z 19 grudnia 2022 r. (0112-KDIL2-1.4011.754.2022.1.KF), w której organ przyjął, że obowiązek poboru 20-proc. zryczałtowanego podatku ciąży na polskiej spółce córce jako podmiocie faktycznie finansującym wynagrodzenie. Spółka matka pełni w takim układzie jedynie funkcję technicznego pośrednika przekazującego środki na rachunek bankowy członka zarządu, natomiast to polska spółka zależna – jako rzeczywisty płatnik wynagrodzenia w rozumieniu art. 41 ust. 4 ustawy o PIT – jest zobowiązana do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku.

Znaczenie praktyczne interpretacji

Omawiana interpretacja z kwietnia 2025 r. ma istotne znaczenie dla polskich spółek należących do międzynarodowych grup kapitałowych, które korzystają z instytucji oddelegowania pracowników na stanowiska zarządcze. Potwierdza ona, że sam fakt utrzymania zagranicznego stosunku pracy i wypłaty wynagrodzenia przez zagraniczny podmiot nie wyklucza opodatkowania tego wynagrodzenia w Polsce. Polskie spółki zależne powinny zatem identyfikować przypadki, w których oddelegowani pracownicy faktycznie pełnią funkcje zarządcze, i odpowiednio realizować obowiązki płatnika. Zaniedbanie w tym zakresie może prowadzić do odpowiedzialności podatkowej zarówno po stronie spółki jako płatnika, jak i po stronie samego członka zarządu jako podatnika.

 

Opodatkowanie wynagrodzeń zagranicznych członków zarządu to zagadnienie, w którym teoria szybko zderza się z praktyką – wielość podmiotów zaangażowanych w wypłatę, różne podstawy prawne zatrudnienia i konieczność jednoczesnego uwzględnienia przepisów krajowych oraz umów międzynarodowych sprawiają, że każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy. W naszej praktyce doradczej regularnie wspieramy polskie spółki należące do międzynarodowych grup kapitałowych w prawidłowym rozpoznaniu obowiązków płatnika przy delegowaniu osób na stanowiska zarządcze. Pomagamy ustalić, czy dane wynagrodzenie podlega opodatkowaniu w Polsce, jaka stawka podatku znajduje zastosowanie i na którym podmiocie w grupie ciąży obowiązek jego poboru. Jeśli Państwa spółka korzysta z instytucji oddelegowania lub planuje powołanie zagranicznego rezydenta do zarządu, zachęcamy do kontaktu – chętnie przeanalizujemy konkretną sytuację i wskażemy optymalne rozwiązanie.

Ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (2026)

Posted on by kancelaria

Kiedy spółka musi publikować, ile to kosztuje i jak złożyć wniosek?

Stan prawny: marzec 2026 r.

Od 29 listopada 2025 roku wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego nie są już publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Zmiana ta mogła wywołać wrażenie, że rola MSiG uległa marginalizacji. Nic bardziej mylnego – Monitor pozostaje jedynym oficjalnym kanałem publikacji ogłoszeń, do których zobowiązuje Kodeks spółek handlowych. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek kapitałowych oznacza to, że w wielu kluczowych momentach życia spółki – od obniżenia kapitału, przez zwrot dopłat, po likwidację – publikacja w MSiG jest warunkiem prawidłowości całej procedury.

W niniejszym artykule omawiamy najważniejsze sytuacje, w których przepisy K.s.h. nakładają obowiązek zamieszczenia ogłoszenia, a także wyjaśniamy, jak technicznie zrealizować publikację i jakie wiążą się z nią koszty.

Czym jest dziś MSiG i co się w nim publikuje?

Monitor Sądowy i Gospodarczy to ogólnokrajowy dziennik urzędowy służący zamieszczaniu obwieszczeń i ogłoszeń. Po nowelizacji, która weszła w życie pod koniec listopada 2025 roku, zakres jego treści uległ zawężeniu. Aktualnie w MSiG ukazują się przede wszystkim:

  • ogłoszenia wymagane przepisami Kodeksu spółek handlowych,
  • ogłoszenia nakazane przez Kodeks postępowania cywilnego,
  • inne obwieszczenia, jeżeli odrębna ustawa przewiduje ich publikację w tym dzienniku.

Podstawę prawną stanowi art. 1 ust. 3 ustawy o wydawaniu Monitora Sądowego i Gospodarczego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1395 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym od 29 listopada 2025 r., a także art. 5 § 3 K.s.h. (Dz. U. z 2024 r. poz. 18), który potwierdza generalną zasadę: ogłoszenia wymagane przez prawo pochodzące od spółki publikuje się właśnie w MSiG, o ile ustawa nie stanowi inaczej. Jednocześnie umowa spółki bądź statut mogą wprowadzić dodatkowy obowiązek ogłoszenia w inny sposób.

Przegląd sytuacji wymagających ogłoszenia

Obowiązek publikacyjny koncentruje się głównie wokół spółek kapitałowych, choć dotyczy również niektórych procedur w spółkach osobowych. Poniżej przedstawiamy najistotniejsze przypadki, pogrupowane tematycznie.

Obniżenie kapitału zakładowego

  • Spółka z o.o. Zarząd niezwłocznie po podjęciu uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego jest zobowiązany opublikować ogłoszenie wzywające wierzycieli do wniesienia sprzeciwu. Na wyrażenie sprzeciwu wierzyciele mają 3 miesiące od dnia ukazania się ogłoszenia (art. 264 § 1 K.s.h.). Warto pamiętać, że w określonych sytuacjach – opisanych w art. 264 § 2 K.s.h. – procedura ochrony wierzycieli nie znajduje zastosowania i ogłoszenie nie jest wymagane.
  • Spółka akcyjna Analogiczny mechanizm funkcjonuje w spółce akcyjnej, z tą różnicą, że wierzyciele wzywani są do zgłoszenia roszczeń (a nie sprzeciwu) w terminie 3 miesięcy od dnia publikacji (art. 456–457 K.s.h.).

Likwidacja spółki

To właśnie procedura likwidacyjna generuje w praktyce najwięcej ogłoszeń w MSiG. Wymogi różnią się jednak w zależności od formy prawnej podmiotu.

  • Sp. z o.o. – Likwidatorzy publikują jedno ogłoszenie o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, wzywając wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w ciągu 3 miesięcy. Podział majątku między wspólników możliwy jest najwcześniej po 6 miesiącach od dnia ogłoszenia (art. 279 i art. 286 § 1 K.s.h.).

 

  • S.A. – Likwidatorzy muszą opublikować ogłoszenie dwukrotnie, przy czym odstęp między publikacjami nie może być krótszy niż 2 tygodnie ani dłuższy niż miesiąc. Wierzyciele mają 6 miesięcy od dnia ostatniego ogłoszenia na zgłoszenie się. Podział majątku między akcjonariuszy nie może nastąpić przed upływem roku od daty ostatniej publikacji (art. 465 i art. 474 § 1 K.s.h.).

 

  • S.K.A. – Do likwidacji stosuje się odpowiednio przepisy o spółce akcyjnej, w tym obowiązek dwukrotnego ogłoszenia (art. 150 K.s.h.).

 

  • P.S.A. – Wyjątek: mimo że do likwidacji prostej spółki akcyjnej stosuje się w dużej mierze regulacje dotyczące spółki akcyjnej, wyłączone jest stosowanie art. 465 i art. 474 K.s.h. (art. 300120 § 5 K.s.h.). Oznacza to brak obowiązku dwukrotnego ogłaszania i brak rocznego okresu oczekiwania.

Zwrot dopłat wspólnikom

Obowiązek ten dotyczy wyłącznie spółek z o.o. i jest uzależniony od treści umowy spółki (art. 178 § 1 K.s.h.). Jeżeli wspólnicy podejmą uchwałę o zwrocie dopłat (art. 228 pkt 5 K.s.h.), to sam zwrot może nastąpić dopiero po upływie miesiąca od dnia ogłoszenia o zamierzonym zwrocie (art. 179 § 2 K.s.h.). Jest to mechanizm ochronny – daje wierzycielom czas na reakcję, zanim środki opuszczą spółkę.

Procesy transformacyjne

Łączenie, podział i przekształcenie spółek – zarówno osobowych, jak i kapitałowych – wiążą się z obowiązkiem zamieszczenia stosownych ogłoszeń w MSiG. Przepisy regulujące poszczególne procedury transformacyjne przewidują konkretne momenty i zakresy wymaganych publikacji (zob. m.in. art. 500 § 2, art. 508, art. 524, art. 543, art. 570 oraz art. 584¹² K.s.h.).

Pozycja dominująca w spółce akcyjnej

Odrębnym, choć rzadziej spotykanym w praktyce obowiązkiem jest ogłoszenie o osiągnięciu lub utracie pozycji dominującej w spółce akcyjnej przez inną spółkę handlową (art. 5 § 2 i § 4 K.s.h.).

 

 

Sposób złożenia ogłoszenia

Przedsiębiorca ma do dyspozycji dwie ścieżki – tradycyjną (papierową) oraz elektroniczną.

Droga tradycyjna – punkt przyjmowania ogłoszeń

Na terenie całego kraju funkcjonuje 49 punktów przy wybranych sądach rejonowych, w których można osobiście złożyć wniosek o publikację. Procedura wymaga:

  1. wypełnienia formularza MSiG-M1,
  2. dołączenia treści ogłoszenia w wersji papierowej i elektronicznej (na nośniku USB, płycie CD lub przesłanej na adres monitor@ms.gov.pl),
  3. załączenia dowodu uiszczenia opłaty.

Pełna lista punktów jest dostępna na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości: www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/kontakt-monitor-sig

Droga elektroniczna – Portal Rejestrów Sądowych

Wygodniejszą opcją jest złożenie wniosku online za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Po zalogowaniu – wystarczy posiadać konto w PRS, np. założone w celu składania wniosków do KRS – należy przejść do zakładki „Krajowy Rejestr Sądowy”, a następnie „Monitor Sądowy i Gospodarczy”.

Portal udostępnia kilka funkcjonalności: wyszukiwarkę ogłoszeń, narzędzie do wyceny, moduł zamieszczania ogłoszeń oraz możliwość zamówienia egzemplarza MSiG. Aby skorzystać z usługi publikacji, konieczne jest zalogowanie i załączenie treści ogłoszenia w pliku opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem profilem zaufanym (ePUAP), a także potwierdzenia opłaty.

Ile kosztuje publikacja?

Opłata za ogłoszenie w MSiG jest naliczana na podstawie liczby znaków w treści ogłoszenia. Za znaki uznaje się litery, cyfry, znaki przestankowe oraz odstępy między wyrazami. Stawki przedstawiają się następująco:

Stawka podstawowa: 0,70 zł za jeden znak

Minimalna opłata: 60 zł (niezależnie od długości ogłoszenia)

Dopłata za formatowanie: +30% w przypadku żądania użycia szczególnej czcionki, podkreśleń lub wytłuszczeń

Limit maksymalny: opłata nie może przekroczyć 20% minimalnego wynagrodzenia za pracę

Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy Ministerstwa Sprawiedliwości – numer konta jest podany na formularzu MSiG-M1.

Treść ogłoszenia – co powinno zawierać?

Ustawodawca nie narzuca jednolitego wzoru ogłoszeń publikowanych w MSiG. Oznacza to, że ich redakcja leży po stronie spółki (a w praktyce – jej pełnomocnika). Kluczowe jest jednak, aby ogłoszenie zawierało wszystkie elementy wymagane przez przepis stanowiący podstawę publikacji.

W praktyce dobrze skonstruowane ogłoszenie powinno identyfikować spółkę (firma, siedziba, numer KRS), wskazywać zdarzenie stanowiące podstawę ogłoszenia, określać termin na podjęcie działań przez wierzycieli oraz podawać adres do korespondencji.

Przykład: ogłoszenie o zamierzonym zwrocie dopłat

ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie (KRS nr 1111111111) niniejszym informuje, że Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników w dniu 25.03.2026 r. podjęło uchwałę o zwrocie dopłat na rzecz wspólników w łącznej kwocie 250.000 zł. Zgodnie z art. 179 § 2 K.s.h. zwrot nastąpi po upływie miesiąca od dnia niniejszego ogłoszenia.

Przykład: ogłoszenie likwidacyjne sp. z o.o.

Likwidator spółki XYZ Sp. z o.o. w likwidacji z siedzibą w Rzeszowie (KRS 111111111) informuje o podjęciu w dniu 25.03.2026 r. uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji. Niniejszym wzywa się wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w terminie 3 miesięcy od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia, na adres: ul. Nowa 9, 35-001 Rzeszów.

Podsumowanie

Choć rola Monitora Sądowego i Gospodarczego uległa zmianie po wyeliminowaniu z niego wpisów rejestrowych, pozostaje on niezbędnym narzędziem w procedurach korporacyjnych regulowanych przez K.s.h. Zaniedbanie obowiązku publikacyjnego może skutkować nieważnością podjętych czynności lub niemożnością przejścia do kolejnych etapów procedury – np. podziału majątku w likwidacji czy faktycznego dokonania zwrotu dopłat.

Warto zatem traktować publikację w MSiG nie jako uciążliwą formalność, lecz jako element prawidłowego zarządzania spółką, którego terminowe dopełnienie chroni zarówno samą spółkę, jak i jej wspólników przed ryzykiem prawnym.

Wynagrodzenia pracowników B+R jako koszty kwalifikowane

Posted on by kancelaria

ULGA B+R W 2026 R.

Wynagrodzenia pracowników B+R jako koszty kwalifikowane – urlopy, choroby i proporcja ogólnego czasu pracy w świetle najnowszego orzecznictwa NSA

Pracodawca prowadzący działalność badawczo-rozwojową może zaliczyć do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R wynagrodzenie pracownika również za czas urlopu, choroby lub innej usprawiedliwionej nieobecności. Kwestia ta, choć od 2024 r. potwierdzona interpretacją ogólną Ministra Finansów i utrwaloną linią orzeczniczą NSA, wciąż budzi pytania praktyczne – zwłaszcza w kontekście sposobu ustalania proporcji ogólnego czasu pracy. Przełomowe znaczenie ma tu wyrok NSA z 12 sierpnia 2025 r. (II FSK 1515/22), który zdefiniował „ogólny czas pracy” jako nominalny wymiar czasu pracy.

Katalog kosztów kwalifikowanych – odesłanie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT

Mechanizm ulgi badawczo-rozwojowej pozwala podatnikowi odliczyć od podstawy opodatkowania koszty poniesione na działalność B+R, które jednocześnie stanowią koszty uzyskania przychodów. Do katalogu tych tzw. kosztów kwalifikowanych należą m.in. wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę. Zasadę tę wyrażają wprost art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT oraz odpowiadający mu art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT. Oba przepisy odsyłają do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który definiuje przychody ze stosunku pracy jako „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń”. Katalog ten ma charakter otwarty – ustawodawca posługuje się zwrotem „w szczególności”, wymieniając wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody oraz ekwiwalenty za niewykorzystany urlop.

Szerokie ujęcie przychodu ze stosunku pracy oznacza, że poza wynagrodzeniami za czas faktycznie przepracowany do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć również wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, jeżeli prawo do niego wynika z przepisów prawa pracy. Mowa tu przede wszystkim o wynagrodzeniu za czas urlopu wypoczynkowego (art. 172 K.p.), wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy z powodu choroby (art. 92 K.p.), ekwiwalencie pieniężnym za niewykorzystany urlop (art. 171 § 1 K.p.) czy wynagrodzeniu za czas opieki nad dzieckiem (art. 188 K.p.). Na gruncie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT wszystkie te świadczenia stanowią należności ze stosunku pracy.

Warto przy tym dokonać istotnego rozróżnienia praktycznego. Największe bezpieczeństwo podatkowe dotyczy wynagrodzenia urlopowego oraz wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę (tj. za okres do 33 lub 14 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, stosownie do art. 92 K.p.). W przypadku zasiłków chorobowych finansowanych ze środków ZUS, które przysługują po wyczerpaniu okresu wynagrodzenia chorobowego, sytuacja jest mniej jednoznaczna. Choć część orzeczeń NSA dopuszcza ich zaliczenie do kosztów kwalifikowanych – w wyroku II FSK 1921/23 spółka ujmowała zasiłki chorobowe w kosztach kwalifikowanych – to zasiłek chorobowy nie jest wynagrodzeniem finansowanym przez pracodawcę, lecz świadczeniem z ubezpieczenia społecznego. Ten element wymaga ostrożniejszego podejścia i indywidualnej analizy.

Wynagrodzenie za urlop i chorobę – utrwalona linia orzecznicza NSA

Przez lata organy podatkowe odmawiały podatnikom prawa do uwzględnienia w kosztach kwalifikowanych ulgi B+R wynagrodzeń za czas urlopu lub choroby. Argumentacja fiskusa opierała się na tezie, że art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT odnosi się do czasu pracy faktycznie przeznaczonego na realizację działalności B+R, a skoro pracownik przebywający na urlopie lub zwolnieniu lekarskim nie wykonuje prac badawczo-rozwojowych, to wynagrodzenie za te okresy nie może stanowić kosztu kwalifikowanego. Stanowisko to zostało jednoznacznie odrzucone zarówno przez sądy administracyjne, jak i przez Ministra Finansów.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021) rozstrzygnęła, że należności pracowników za czas urlopu, choroby i innej usprawiedliwionej nieobecności mogą stanowić koszty kwalifikowane ulgi B+R. Stanowisko to było konsekwencją wieloletniego orzecznictwa NSA, który w serii wyroków – od wyroku z 5 lutego 2021 r. (II FSK 1038/19) po orzeczenia z 2024 r. – konsekwentnie przyjmował wykładnię korzystną dla podatników.

Wyrok NSA z 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt II FSK 1921/23, stanowi jeden z kluczowych głosów w tej linii orzeczniczej. Sprawa dotyczyła spółki, której pracownicy realizujący działalność B+R otrzymywali – poza wynagrodzeniem zasadniczym – premie, dodatki stażowe i funkcyjne, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie chorobowe, zasiłki chorobowe, ekwiwalent urlopowy oraz odprawy emerytalne. Dyrektor KIS w zaskarżonej interpretacji indywidualnej odmówił spółce prawa do zaliczenia do kosztów kwalifikowanych m.in. dodatku za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków chorobowych. NSA oddalił skargę kasacyjną organu, potwierdzając prawidłowość wyroku WSA we Wrocławiu. W uzasadnieniu Sąd podkreślił, że art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT odsyła wprost do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, który nie ogranicza katalogu przychodów ze stosunku pracy wyłącznie do wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany. NSA stwierdził, że pojęcie „należności” użyte w przepisie o uldze B+R jest pojęciem szerszym od pojęcia „przychodów” i nie można tych pojęć utożsamiać. Zdaniem Sądu, skoro pracownik wykonuje w całości lub części prace związane z działalnością B+R, to wszystkie przychody podatnika związane z taką pracą, w tym należności z tytułu urlopu lub choroby oraz sfinansowane przez płatnika składki, stanowią koszt kwalifikowany.

NSA odwołał się również do przepisów Kodeksu pracy, wskazując, że zarówno czas urlopu, jak i czas zwolnienia chorobowego nie są bezpośrednim czasem wykonywania pracy, ale pozostają okresem zatrudnienia pracownika, za który przysługują mu należności wynikające ze stosunku pracy. Nakaz czasowego wyodrębnienia wydatków na działalność B+R od wydatków na inną działalność nie oznacza wykluczenia z kosztów kwalifikowanych wydatków pracowniczych ponoszonych w związku z urlopem czy zwolnieniem lekarskim, ponieważ są one nierozłącznie związane ze stosunkiem pracy.

Proporcja B+R a „ogólny czas pracy” – przełomowy wyrok NSA z 12 sierpnia 2025 r.

O ile kwestia dopuszczalności zaliczania wynagrodzeń za urlop i chorobę do kosztów kwalifikowanych została rozstrzygnięta jednoznacznie, o tyle znacznie bardziej złożony problem dotyczył sposobu obliczania proporcji, o której mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT. Przepis ten nakazuje uwzględnić koszty kwalifikowane „w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu”. Ani ustawy podatkowe, ani Kodeks pracy nie definiują jednak pojęcia „ogólny czas pracy”.

Zasadnicze znaczenie dla praktyki ma wyrok NSA z 12 sierpnia 2025 r., sygn. akt II FSK 1515/22. NSA po raz pierwszy tak wyraźnie opowiedział się za rozumieniem „ogólnego czasu pracy” jako nominalnego wymiaru czasu pracy, a nie czasu faktycznie przepracowanego. Sąd wskazał, że ustawodawca nie posłużył się w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT zdefiniowanym w art. 128 § 1 K.p. pojęciem „czasu pracy” (rozumianym jako czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy), lecz użył odrębnego sformułowania „ogólny czas pracy”. Nawiązuje ono do rozdziału II działu szóstego Kodeksu pracy, zatytułowanego „Normy i ogólny wymiar pracy”, co prowadzi do wniosku, że chodzi o liczbę godzin, którą pracownik powinien przepracować w skali przyjętego okresu rozliczeniowego.

Konsekwencja tego stanowiska jest daleko idąca. Przy przyjęciu, że mianownikiem proporcji jest nominalny czas pracy, od ogólnego czasu pracy nie odejmuje się dni urlopu ani zwolnienia chorobowego. To z kolei prowadzi do niższej kwoty kosztów kwalifikowanych w porównaniu z metodą opartą na czasie faktycznie przepracowanym. NSA zilustrował różnicę między obiema metodami konkretnymi przykładami liczbowymi, które jednoznacznie przemawiały za podejściem opartym na czasie nominalnym.

Ilustracja różnic – przykłady liczbowe z uzasadnienia wyroku II FSK 1515/22

Załóżmy, że pracownik zatrudniony na pełen etat poświęca połowę swojego czasu pracy na działalność B+R (4 godziny dziennie z 8-godzinnego dnia pracy). Nominalny czas pracy wynosi 160 godzin miesięcznie. Miesięczne należności pracownicze (wynagrodzenie i składki ZUS) podlegające potencjalnie kwalifikacji stanowią 10 000 zł.

Przypadek 1. Pracownik przepracował w miesiącu tylko jeden dzień (8 godzin, w tym 4 godziny na B+R), a przez resztę miesiąca przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym.

Przy metodzie opartej na czasie faktycznie przepracowanym proporcja B+R wynosi 4/8 = 1/2, co daje koszty kwalifikowane w kwocie 5 000 zł. Przy metodzie nominalnej proporcja wynosi 4/160 = 0,025, co daje koszty kwalifikowane w kwocie zaledwie 250 zł. Ta druga wartość – jak stwierdził NSA – bardziej realnie oddaje stopień faktycznego zaangażowania pracownika w prace B+R w danym miesiącu.

Przypadek 2. Pracownik korzysta z miesięcznego urlopu. W wariancie A bierze urlop przez cały sierpień (w lipcu pracuje pełen miesiąc). W wariancie B bierze urlop od połowy lipca do połowy sierpnia – ten sam wymiar urlopu, inny rozkład w kalendarzu.

Przy metodzie nominalnej oba warianty dają identyczny wynik – 5 000 zł kosztów kwalifikowanych łącznie za dwa miesiące. Przy metodzie opartej na czasie faktycznym wariant A daje 5 000 zł (1/2 za lipiec + 0 za sierpień), ale wariant B daje aż 10 000 zł (1/2 za lipiec + 1/2 za sierpień). NSA uznał, że metoda generująca 100-procentową różnicę w kosztach kwalifikowanych wyłącznie w zależności od tego, w którym momencie pracownik rozpocznie urlop, nie może zostać uznana za racjonalną.

Rozbieżność w orzecznictwie NSA – dwa konkurencyjne podejścia

Wyrok II FSK 1515/22 jest o tyle istotny, że NSA wprost zakwestionował stanowisko wyrażone we wcześniejszych orzeczeniach, w których Sąd utożsamiał „ogólny czas pracy” z czasem pracy w rozumieniu art. 128 § 1 K.p. (tj. z czasem faktycznego pozostawania w dyspozycji pracodawcy). NSA wymienił z nazwy wyroki, z których wnioskami się nie zgodził – m.in. wyrok z 5 lutego 2021 r. (II FSK 1038/19), z 11 stycznia 2022 r. (II FSK 1247/21) oraz z 29 czerwca 2022 r. (II FSK 2921/19). Jednocześnie Sąd opowiedział się za poglądem wyrażonym w wyrokach z 8 lutego 2023 r. (II FSK 1537/20) oraz z 14 lutego 2024 r. (II FSK 670/21), które wiązały pojęcie ogólnego czasu pracy z normatywnym wymiarem czasu pracy.

Należy podkreślić, że mimo rozbieżności dotyczącej sposobu ustalania proporcji, obie linie orzecznicze są zgodne co do zasadniczej kwestii: wynagrodzenia za czas urlopu, choroby i innej usprawiedliwionej nieobecności stanowią koszty kwalifikowane ulgi B+R. Różnica dotyczy wyłącznie tego, jaka wartość znajduje się w mianowniku ułamka opisującego proporcję B+R. Stan orzecznictwa na marzec 2026 r. pozwala uznać podejście oparte na czasie nominalnym za praktycznie dominujące, ale nie za absolutnie jednolite. Wcześniejsze wyroki przyjmujące czas faktyczny nie zostały formalnie uchylone, a definitywne ujednolicenie wykładni wymagałoby uchwały NSA lub zmiany ustawowej.

Przykład praktyczny – pracownik B+R w styczniu 2026 r.

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na pełen etat przeznacza 75% swojego czasu pracy na działalność B+R. W styczniu 2026 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 40 godzin (5 dni roboczych). Nominalny czas pracy w styczniu 2026 r. wynosił 160 godzin.

Przy zastosowaniu podejścia z wyroku II FSK 1515/22 proporcja B+R wynosi 3/4, ponieważ mianownikiem jest nominalny czas pracy (160 godzin), a nie czas faktycznie przepracowany (120 godzin). Oznacza to, że wynagrodzenia pracownika wraz ze składkami ZUS po stronie pracodawcy kwalifikuje się do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R w proporcji wynoszącej 75%. Gdyby natomiast zastosować metodę opartą na czasie faktycznym, proporcja również wynosiłaby 3/4 (90/120), ale w miesiącach z dłuższą nieobecnością różnice między obiema metodami byłyby istotnie większe.

Umowy cywilnoprawne – analogia z ograniczeniami

Wyrok II FSK 1515/22 potwierdził również, że reguły kwalifikowania wynagrodzeń za okresy niewykonywania pracy znajdują odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących prace B+R na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło. Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1a ustawy o CIT, koszty kwalifikowane stanowią należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT, w proporcji czasu przeznaczonego na realizację działalności B+R do całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi. NSA wskazał, że jeśli w wynagrodzeniu zleceniobiorcy uwzględnia się należność za czas choroby lub urlopu w okresie wykonywania umowy, to również te należności uznać należy za koszty kwalifikowane.

Należy jednak zwrócić uwagę na istotną różnicę praktyczną. W przypadku stosunku pracy prawo do wynagrodzenia za urlop i chorobę wynika wprost z Kodeksu pracy, natomiast umowy cywilnoprawne nie przewidują ustawowego odpowiednika tych instytucji. Zleceniobiorca nie ma „urlopu wypoczynkowego” w rozumieniu K.p. – ewentualny okres przerwy w świadczeniu usług i zachowanie prawa do wynagrodzenia za ten czas muszą wynikać z treści samej umowy. Oznacza to, że kluczowa jest konstrukcja umowy cywilnoprawnej, a nie automatyczne stosowanie analogii z przepisów prawa pracy. W praktyce organy podatkowe mogą kwestionować zaliczenie do kosztów kwalifikowanych należności za okresy niewykonywania usług, jeżeli umowa nie przewiduje wyraźnie wynagrodzenia za takie okresy. Podatnicy powinni zatem zadbać o odpowiednie ukształtowanie umów ze zleceniobiorcami realizującymi prace B+R.

Wnioski praktyczne dla podatników

Obecny stan prawny i orzeczniczy pozwala sformułować kilka zasad, którymi powinni kierować się podatnicy korzystający z ulgi B+R w 2026 r.

  • Po pierwsze, wynagrodzenia za czas urlopu oraz wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę (art. 92 K.p.) stanowią koszty kwalifikowane ulgi B+R. Kwestia ta nie budzi już wątpliwości – potwierdza ją interpretacja ogólna Ministra Finansów z 2024 r. oraz jednolita linia orzecznicza NSA. W odniesieniu do zasiłków chorobowych finansowanych ze środków ZUS podatnicy powinni zachować ostrożność i rozważyć uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

 

  • Po drugie, przy ustalaniu proporcji B+R za „ogólny czas pracy” w mianowniku – zgodnie z dominującą linią najnowszego orzecznictwa NSA – przyjmować należy nominalny wymiar czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że od ogólnego czasu pracy nie odejmuje się czasu urlopu ani zwolnienia chorobowego. Przyjęcie tej metody prowadzi do niższej kwoty kosztów kwalifikowanych niż metoda oparta na czasie faktycznym, ale jednocześnie eliminuje nieracjonalne różnice wynikające z przypadkowego rozkładu nieobecności pracownika w kalendarzu. Należy jednak zastrzec, że w braku uchwały NSA i zmiany przepisów nie można wykluczyć odmiennych rozstrzygnięć w przyszłości.

 

  • Po trzecie, podatnicy powinni prowadzić rzetelną ewidencję czasu pracy pracowników B+R, z wyodrębnieniem czasu poświęconego na działalność badawczo-rozwojową i inną działalność. Ewidencja ta stanowi podstawę ustalenia zarówno licznika (czas B+R), jak i weryfikacji prawidłowości obliczonej proporcji.

 

  • Po czwarte, wobec istniejącej rozbieżności w orzecznictwie NSA co do sposobu definiowania „ogólnego czasu pracy”, podatnicy przyjmujący metodę opartą na czasie faktycznie przepracowanym powinni liczyć się z ryzykiem zakwestionowania tej metody przez organy podatkowe. Wyrok II FSK 1515/22 z sierpnia 2025 r., choć nie ma mocy powszechnie wiążącej, istotnie wzmacnia pozycję organów w sporach o wysokość kosztów kwalifikowanych.

 

  • Po piąte, w przypadku osób realizujących prace B+R na podstawie umów zlecenia lub o dzieło, kluczowe znaczenie ma treść umowy. Aby należności za okresy niewykonywania usług mogły zostać uznane za koszty kwalifikowane, umowa powinna wyraźnie przewidywać wynagrodzenie za takie okresy. Automatyczne stosowanie analogii z Kodeksu pracy do umów cywilnoprawnych bywa kwestionowane.

W naszej praktyce podatkowej regularnie wspieramy przedsiębiorców korzystających z ulgi B+R — od ustalenia kosztów kwalifikowanych, przez przygotowanie ewidencji czasu pracy, po reprezentację w sporach z organami podatkowymi. W ostatnich latach pomagaliśmy m.in. firmom z branży IT i produkcyjnej w uzyskaniu indywidualnych interpretacji podatkowych potwierdzających prawo do ulgi. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej – zapraszamy do kontaktu: office@atl-law.pl

Podstawa prawna i orzecznictwo

Art. 18d ust. 1–2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1473 ze zm.); art. 26e ust. 1–2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.); art. 12 ust. 1 ustawy o PIT; art. 80, art. 92, art. 128 § 1, art. 129 § 1, art. 171 § 1, art. 172, art. 188 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021. Wyroki NSA: z 12 sierpnia 2025 r., II FSK 1515/22; z 11 kwietnia 2024 r., II FSK 1921/23; z 28 czerwca 2024 r., II FSK 218/24; z 4 kwietnia 2024 r., II FSK 1789/23; z 8 lutego 2023 r., II FSK 1537/20; z 14 lutego 2024 r., II FSK 670/21; z 5 lutego 2021 r., II FSK 1038/19.